На чем лучше не экономить на конференции

1. «Свет на дневном мероприятии можно не ставить»

Казалось бы, зачем ставить художественный свет на конференции, если дневного света и стационарного освещения вполне хватает? Да еще и оплачивать работу светорежиссера? Мы считаем, что это необходимо, так как позволяет акцентировать внимание на спикере: сделать его более заметным и привлекательным для аудитории. Свет поможет создать нужную атмосферу в зале, которая настроит участников на более глубокое восприятие материалов. Но если вы все-таки решите обойтись без света, то возможно, на мероприятии вы и не заметите, что что-то идет не так. Вам будет казаться, что все отлично, пока не увидите фотографии выступающих по итогам конференции. Глубокие тени, невыразительные лица, скучные краски — скорее всего так будет выглядеть ваш фотоотчет.

2. «Однокамерной трансляции достаточно»

Часто бывает, что клиенты запрашивают однокамерную трансляцию, но имеют в виду, что во время ее ведения будет проводиться линейный монтаж: выступление спикера будет сменяться трансляцией презентации, показом слушателей в зале, переключаться на разных спикеров во время круглого стола. Все это держится в голове, и не озвучивается в техническом задании, не проговаривается. Как итог — непонимание между клиентом и агентством. Поясняем, что однокамерная трансляция не предполагает переключения картинки, не предполагает наложение титров и названий блоков конференции. Это только съемка и передача картинки с одного плана сразу в эфир. Таким образом, если заказывается трансляция с одной камеры, то важно не забывать включать в техническое задание работу режиссера прямого эфира и аренду соответствующего оборудования.

3. «Дизайн мероприятия не нужен — мы сделаем все самостоятельно»

Обычно для каждой конференции мы разрабатываем собственный стиль, который позволяет выделить ее в ряду других и запомниться. Но иногда сталкиваемся с тем, что клиент берет эту функцию на себя. Для экономии бюджета, конечно, допустимо, но в результате визуально мероприятие очень страдает. Например, на сцене вдруг возникает баннерная конструкция на люверсах. Понятно ведь, что она смотрится нелепо, так как размер ее значительно меньше, чем размер сцены. Название конференции, состоящее из «много букв», составленных в четыре строки, совершенно не читается. При этом задник сцены — это мультимедийный экран — и чтобы спасти ситуацию достаточно только вывести на него имиджевую заставку.

Важно понимать, что роллапы, попапы и тому подобные конструкции также не подойдут в качестве задника для выступления спикера. Эти рекламные носители хороши в холле, перед входом в зал, так как могут проинформировать гостей о программе мероприятия, партнерах, расписании. Как говорится в пословице: «одна голова хорошо, а две лучше», поэтому даже простое обсуждение деталей дизайна мероприятия с агентством может помочь лучше оформить конференцию, сделать ее визуальный язык более понятным гостям.

4. «Трансфер гостей не нужно четко планировать»

Перевозка участников конференции обычно является одной и самых затратных статей бюджета. Недостаточно просто написать в техническом задании, что нужны будут автобусы, микроавтобусы и автомобили без понимания их количества и графика движения. Может получиться, что автобусы будут заказаны на экскурсию для всех участников, а поедет половина, и деньги будут потрачены впустую. Встреча в аэропорту на микроавтобусах имеет смысл, когда приезжает большая группа, но если это 2-4 человека, то целесообразнее вызвать такси. Мы предлагаем при организации трансфера придерживаться двух правил. Первое: понимать график движения транспорта и его количество не позднее, чем за 3 дня до мероприятия. Второе: постоянно отслеживать изменения и вносить в него корректировки.

5. «Координатор от агентства будет лишней тратой бюджета»

Мы не раз по просьбе клиента координировали проведение конференций удаленно. Мероприятия проходили успешно, но в новых запросах клиенты просили включить координацию от агентства в бюджет проекта. Это связано с тем, что, организуя мероприятие, ивент-менеджер глубоко в него погружается, знает все нюансы договоренностей с подрядчиками, понимает, что правильно и неправильно выполнено и остается на страже качества в течение всего периода проведения события Клиенту также удобно на площадке решать все вопросы через одного человека, а не обращаться к разным службам.

Если откорректировать работу по данным пунктам еще на этапе планирования конференции, то уровень положительного опыта от проведенного события возрастет в разы.