Как обойти подводные камни при работе с самозанятыми

Работа с самозанятыми привлекательна для бизнеса: не надо вводить дополнительные штатные единицы, платить страховые взносы и контролировать уплату НДФЛ в качестве налогового агента. Но, выбирая такой формат работы, стоит помнить о рисках. Вот некоторые из них.

Госорганы могут посчитать самозанятого сотрудником компании 

Если ваш юрист забыл отправить договор ГПХ или некорректно его составил, у ФНС и трудовой инспекции появятся вопросы. Контролирующие органы могут заподозрить, что самозанятый de facto — штатный сотрудник, а организация не оформляет его, чтобы не платить взносы. Придется доказывать, что это не так.

В противном случае компанию ждут санкции:

• административный штраф (до 10 тыс. рублей для ИП и до 100 тыс. для юрлиц); 
• штраф по ст. 122 НК РФ (до 40% невыплаченной суммы налога);
• выплата всех страховых взносов и НДФЛ. 

Кроме того, споры с госорганами наносят бизнесу репутационный ущерб. 

Чтобы избежать проблем, нужно внимательно относиться ко всем документам и учитывать все нюансы составления гражданско-правового договора. Или автоматизировать процессы и не надеяться только на внимательность своего юриста. Например, использовать мобильный документооборот с самозанятыми. С его помощью вы сможете оперативно направлять документы исполнителям в мессенджере и получать от них уже подписанные и юридически значимые экземпляры.

Самозанятый лишился своего статуса и не сообщил об этом заказчику

В этом случае выплаты организации будут производиться на счет физлица (без статуса самозанятого), что чревато блокировкой счета из-за действия «антиотмывочного» закона № 115-ФЗ.

Если вы работаете с 2-3 самозанятыми, проверка статуса перед ежемесячной выплатой не займет много времени. Но что делать, если ваша компания пользуется услугами большего количества исполнителей? Такая рутина будет отнимать значительное время у бухгалтера. В этом случае помогают специальные сервисы, такие как ежедневная проверка статуса.

Самозанятый не передал чек 

Чек от самозанятого подтверждает расходы компании. Самозанятый может забыть выдать чек или или в документе может быть ошибка. Также чек может быть аннулирован. Тогда бухгалтер не сможет включить его в отчет перед налоговой, что грозит лишними тратами. Так, если вы платите налог на прибыль, то платеж пойдет в налоговую базу и в бюджет придется перечислить до 20% от суммы. Поэтому надо помнить о чеках и требовать их после каждой выплаты. Либо автоматизировать процесс получения чеков.

Вывод

Риски — не повод отказываться от работы с внештатниками. Большинства проблем можно избежать, если автоматизировать процесс сотрудничества и использовать цифровые решения. Современные сервисы помогают вести всю работу с внештатным персоналом в режиме одного окна: от поиска нужного исполнителя и заключения договора до получения закрывающих документов.