Тендеры, как получить выгоду для компании: секреты успешной работы

О специфике работы и проведении тендерных мероприятий говорим со специалистом компании «Грузовая Механика» Малышевой Натальей Викторовной.

Наталья Викторовна, что такое Тендер?

Тендер — это торги, обеспечивающие конкурентную покупку или продажу. Участники торгов заявляют цену или условия исполнения работ, победителем становится участник, предложивший лучшие условия.

Каждая крупная компания создает в своей структуре подразделение, занимающееся закупками товаров или услуг, если это компания заказчик или компания поставщик, если  это продажа товаров и услуг.

Большим компаниям не обойтись без тендерного отдела, от него зависят успехи развития и деятельности компании.

Как давно существует, и какие задачи ставит перед собой тендерный отдел Вашей компании?

В компании «Грузовая Механика» тендерный отдел появился относительно недавно, 4 года назад. Его основная задача — это грамотное оформление документов для участия в процедурах закупок или продаж на электронных торговых площадках (ЭТП).

Расскажите немного подробнее, как работает ЭТП?

Электронная торговая площадка — это программно-аппаратный комплекс, предоставляющий информационные услуги для прямого взаимодействия между продавцом товара или услуги и покупателем товара или услуги, путем общения через электронные каналы.

Покупатель (организатор закупки) размещает на площадке заказ на продукцию в виде конкурса или аукциона. Поставщик (участник закупки), откликаясь на заказ, предлагает свой товар, участвуя в проводимых торгах. За процедурой проведения торгов и обработкой предложений следит оператор ЭТП, после окончания торгов он подводит итоги и объявляет победителя.

Закупки бывают государственные, муниципальные, корпоративные или коммерческие, для их проведения в Интернет существуют разные электронные площадки. Сегодня — это любой ресурс для проведения сделок купли-продажи между организациями поставщиками и организациями покупателями. Поэтому обязанности специалиста тендерного отдела — это не только подготовка документов.

Хорошо, расскажите, какие еще обязанности у сотрудника тендерного отдела?

Специализация сотрудников включает обязательное выполнение следующих функций:

• Поиск тендеров, согласно специфике отрасли своей организации;
• Подготовка документов для участия в закупках, в соответствии с запросами заказчика;
• Составление заявки на участие в закупке, протокола разногласий;
• Общение, сотрудничество с заказчиком, в случае принятия заявки;
• Отслеживание итогов торгов;
• Заключение контракта и подготовка сопроводительных документов;
• Выполнение системной работы по завершившимся торгам, анализ конкурентов;

Какие знания специалиста важны для победы в тендере?

Специалист по торгам должен понимать, какие критерии важны для выигрыша в тендере. Не опытному человеку, может показаться, что в тендере побеждает предложение с минимальной ценой, но это не всегда так. Выигрывает то предложение, которое больше других соответствует запросам организатора торгов.

Специалист отдела, не только ведет свою компанию по всем этапам, но и грамотно выстраивает взаимоотношения с другими участниками. По действиям такого специалиста заказчик судит о работе всей компании. Поэтому представление компании в работе ЭТП — это серьезная процедура.

Какие преимущества для компании дает участие в ЭТП?

Быстрый доступ к сделкам. ЭТП дает возможность поставщикам быстрее найти покупателя, а покупателю поставщика и быстрее приступить к выполнению поставленных задач.

Удобное регулирование процесса торгов. Процедура торгов проходит по определенным, понятным правилам. Все участники действуют в соответствии с существующими алгоритмами подачи документов и заключения сделок.

Возможность проверки контрагента. Участники ЭТП могут проверить историю организации, участие в других торгах и на основе полученной информации принять решение о сотрудничестве.

Предоставление необходимой аналитики. Участники торгов, на разных этапах могут получать информацию о платежах, графике поставок и отслеживать прохождение сделки.

Безопасность. ЭТП помогают исключить коррупционную составляющую. Процедура торгов защищена и утечка информации крайне мала. А наличие квалифицированной подписи закрепляет юридическую силу сделки.

Квалифицированные сотрудники тендерного отдела компании «Грузовая Механика», обладающие необходимыми знаниями и опытом, опираясь на преимущества электронных торговых площадок, помогают укрепить позиции компании перед конкурентами и  продвинуться на рынке грузоподъемного оборудования и складской техники.