Как юрлицу правильно организовать командировку

Командировки сотрудников — обычное явление для любой компании, но далеко не все знают, из каких этапов состоит их организация. В этом поможет разобраться Ирина Деревянко, менеджер продукта «Командировки» компании ППР. Она расскажет о ключевых этапах и важных нюансах процесса.

Зачем нужно организовывать командировки

Почему же нельзя просто забронировать отель на любом сайте или даже по телефону, купить билеты и поехать на встречу с партнером? Во-первых, конечно, можно. Но в таком случае это будет не командировка, а поездка работника в другой город в рабочее время. Сотрудник не получит суточные, бухгалтер будет в ужасе, когда ему принесут билет с просьбой вернуть потраченную сумму, а охрана труда будет в шоке, что вы были не на своем рабочем месте несколько дней, а компания ничего не знала.

Существует ряд сотрудников, чья работа изначально имеет разъездной характер, и их ежедневные поездки командировками не считаются. Например, ним относятся:

• курьеры
• наладчики оборудования
• сотрудники коммунальных служб, обслуживающие электрические, газовые и водопроводные сети.

Поездки всех остальных сотрудников может проверить Государственная инспекция труда (ГИТ) и Налоговая служба. ГИТ в каждом регионе контролирует соблюдение ТК РФ и может привлечь компанию к ответственности, если даже однодневная поездка сотрудника не оформлена должным образом как командировка.

Основные этапы организации командировки

Когда стало понятно, что командировка необходима, определены дни и направление, этапы следующие: 

1.    Оформление приказа на командировку

При заполнении приказа важно уделять внимание деталям, в особенности датам. Если командировочные данные будут некорректными, и сотрудник проведет в поездке больше времени, чем было оговорено, Федеральная инспекция труда предъявит претензии работодателю.

2.    Покупка билетов и бронирование отеля

Важно учесть множество деталей. Например, предпочтения сотрудника по аэропорту и времени вылета, но и не выйти из запланированного бюджета на билеты. Подобрать отель близко к месту работы — но такой, чтобы прошел согласование у руководителя.

В определенных случаях лучше переплатить пару тысяч рублей за более дорогой авиабилет, но в который уже включен багаж, или — если говорить об отеле — где есть возможность отменить бронирование без штрафа.

Если разница в цене такого тарифа с самым дешевым невелика, то есть возможность сэкономить стоимость всей командировки, в том случае, если по каким-то причинам придется ее отменить.

3.    Выбор и оплата дополнительных услуг

Чтобы командировка прошла максимально комфортно, следует заранее задуматься о таких вещах, как оплата багажа, ранний заезд в отель, страхование от отмены рейса, возможность совершения платежей за границей, оформление заранее сим-карты страны назначения и заказ трансфера или такси от аэропорта до отеля.

Важный момент: дорога после самолета или поезда до отеля — это тоже часть командировки. Если компания оплачивает такси от вокзала до отеля для своих сотрудников, значит она забоится об их комфорте. Сотрудники это ценят.

4.    Проживание в командировке

Предоплаченный завтрак в отеле — это гарантия того, что командированный сотрудник хорошо выспится и на встрече с потенциальным клиентом будет сыт и готов работать, а не отвлекаться на мысли о еде. Поэтому рекомендуем всегда бронировать тариф с завтраком.

5.    Отчет за командировку и проведение в бухгалтерии

Потерянные чеки и посадочные талоны, брони в отелях без договора и ошибки в авансовых отчетах — головная боль многих бухгалтеров. Попросите ваших сотрудников сразу же фотографировать все чеки на телефон. Так снизится риск, что у вас не будет основания возместить им такси или химчистку.

Но проще всего, конечно, автоматизировать оформление максимального количества сервисов, которыми ваша компания пользуется в командировке. Если вы сможете автоматизировать и привести к одному поставщику заказ такси, покупку авиа и ж/д билетов и оплату отелей, тогда жизнь бухгалтера, да и всех сотрудников компании, станет в разы проще. В современных онлайн-сервисах есть возможность заполнения авансовых отчетов с прикладыванием скана чеков, а билеты автоматически «уходят» в 1С, и бухгалтеру остается только подтвердить их корректность и завершить проводку. 

Кстати, после внедрения собственного сервиса онлайн-заказа командировок общая удовлетворенность сотрудников компании ППР повысилась до 9,3%, что было подтверждено опросом eNPS (eNPS — показатель лояльности и удовлетворенности сотрудников компании).