Руководитель и ассистент: ожидания сторон, кадровый голод, поиск алмазов

«Спрос превышает предложение»

По статистике HeadHunter в 2024 году на 1 вакансию приходится всего 2 резюме, что усложняет процесс рекрутинга и говорит о кадровом голоде. Это касается как рабочих, так и офисных сотрудников, хотя еще совсем недавно считалось, что «белых воротничков» на рынке труда более чем достаточно. На рынке ассистентов кадровый голод особенно заметен, так как спрос на квалифицированных помощников руководителя растет на 15-20% в год.

«Во-первых, спрос сейчас превышает предложение, и это одна из проблем. Во-вторых, кандидаты сейчас ожидают более высоких окладов», — говорит Ксения.

Например, стандартный ассистент с базовым знанием английского языка сейчас готов рассматривать только вакансии с зарплатой от 150 000 рублей. Если его английский на хорошем уровне (В2-С1), то зарплатные ожидания начинаются от 150-170 000 рублей, тогда как многие работодатели рассчитывают платить ассистенту до 100 000.

Такое несоответствие зарплатных ожиданий становится препятствием для быстрого поиска кандидатов и закрытия вакансии. Сроки подбора растягиваются, и сейчас уже нормальным считается срок закрытия вакансии ассистента 14-21 день. Конечно, мы делаем все возможное, чтобы уже в первые дни предоставить клиенту несколько кандидатов на выбор, но, с другой стороны, удлиненный цикл подбора и тестовый период помогают более глубоко проработать ассистента. Ведь конечная цель подбора — чтобы все остались довольны и долго и продуктивно работали вместе. 

«Часто клиенты сами не знают, чего они хотят»

Условно можно разделить ассистентов на три типа. Это бизнес-ассистенты, личные ассистенты и смешанный вариант, где присутствует функционал и бизнес-задач, и личных задач.

Очень часто мы сталкиваемся с тем, что клиенты сами не знают, чего они хотят. И здесь у рекрутера включается творческий подход к работе, начинается глубокая работа с клиентом: выяснение потребностей, графика работы, обстоятельств личной жизни. После этих глубоких обсуждений и согласования профиля будущего ассистента начинается поиск кандидатов.

В среднем согласование профиля ассистента занимает от нескольких часов до 1 недели. Бывает, достаточно созвониться с клиентом на час, чтобы понять, какие задачи должен закрывать будущий сотрудник. А бывает и так, что какие-то детали выясняются уже в процессе подбора, всплывают новые нюансы, и уже после отсмотра первых кандидатов клиент понимает, что ему нужно совсем другое. Тогда процесс подбора начинается заново уже с новыми вводными. 

«Самые сложные запросы — это ассистент family office»

Если мы говорим о стандартных секретарях, то тут все довольно просто. Обычно мы рассматриваем кандидатов с опытом работы от 1 года, так как их функционал достаточно простой, и адаптация проходит быстро.

Гораздо сложнее подобрать ассистента family office. Это человек, который входит в семью, становится практически родственником, которому доверяют все: начиная от финансов, заканчивая конфиденциальной информацией. Конечно, сразу появляется несколько этапов проверок: рекомендации от предыдущих работодателей этого кандидата, служба безопасности, полиграф.

Такие вакансии закрываются дольше всего, так как здесь нужно очень внимательно прорабатывать каждого кандидата и держать руку на пульсе не только во время знакомства с будущим руководителем, но и первые месяцы работы. 

«Идеальный рекрутер — это бывший ассистент»

Это один из принципов компании Smart & Talented.

Бывший ассистент лучше, чем кто-либо другой знает, что должен делать ассистент, какие потребности у клиента-руководителя, и какие «базовые настройки» уже должны быть у будущего ассистента.

Чаще всего мне уже на этапе первого сообщения от кандидата в WhatsApp (принадлежит корпорации Meta, деятельность которой признана в России экстремистской и запрещена), понятно, буду ли я с ним встречаться и общаться по вакансии или нет. Я смотрю грамотность, скорость и логику ответа. Идеальный кандидат на позицию ассистента должен отвечать на все сообщения в мессенджерах в течение 15 минут. Это такой универсальный, самый первый и самый простой тест еще до наших внутренних проверок и оценок кандидата.

Как бывший ассистент, я интуитивно понимаю, когда кандидата нужно проверить дополнительно, и моя интуиция меня еще ни разу не подводила. 

К сожалению, бывают такие ситуации, когда кандидаты откровенно врут в резюме. Допустим, заявляют уровень английского C1, но в разговоре оказывается, что это далеко не так: нет понимания бизнес-лексики, слабый разговорный язык в целом. Если это читают ассистенты, обращаюсь к вам: никогда не врите и не приукрашивайте в резюме, это все равно выяснится при проверке, так как в агентсвах работают рекрутеры, которые говорят на разных языках, а помимо проверок иностранных языков есть специальные тесты для оценки других навыков.

«Система адаптации — залог успешного сотрудничества»

В агентстве есть такое понятие, как процент замен. Допустим, мы подобрали ассистента, прошел месяц, руководитель понял, что сотрудник ему не подходит, и просит нас подобрать ему нового. Низкого процента замен удается добиться благодаря  собственной многоступенчатой системы адаптации, которую мы направляем нашим клиентам после подбора.

Сразу скажу, что адаптация — двусторонний процесс: адаптируется и руководитель к ассистенту, и ассистент к руководителю. У каждого руководителя свои привычки, отлаженные процессы, и он ждет, что ассистент сразу включится в эту историю. Но мы понимаем, что мы все живые люди, и, конечно, нужно время для притирки. 

Поэтому у нас есть регламенты и гайды практически на все ситуации и задачи, которые могут возникнуть в первый месяц работы — руководителю и новому ассистенту просто нужно на них ориентироваться, и тогда процесс адаптации пройдет спокойно и продуктивно для обоих. 

«7 этапов подбора ассистента и 2,5 месяца согласований»

«По количеству этапов подбора и продолжительности все индивидуально», — говорит Ксения.

Например, бывают руководители, которые один раз встречаются в ZOOM с несколькими ассистентами, выбирают одного, и со следующего дня они начинают работать.

А бывают долгие истории, особенно, в крупных компаниях, когда число этапов подбора может доходить до 6-7. Первый этап — подбор внутри нашего агентства, затем короткий ZOOM с представителями компании, затем может быть очная встреча понравившихся кандидатов с HR компании, затем проверка  службы безопасности и только потом встреча с руководителем и финальное решение.

Максимальное количество этапов, которые проходил наш кандидат — 7, и это длилось около 2,5 месяцев. Кандидата в итоге приняли на работу, и они с руководителем до сих пор работают вместе.

Но в 99% случаев все выглядит проще: клиент просто оставляет заявку, и мы подбираем и выводим на работу подходящего кандидата в среднем за 14-21 день. Но стоит учитывать, что в зависимости от требований кандидата подбор может быть закрыт как с первого кандидата, так и пределах 32 дней.

В заключение скажу, что подбор ассистента — это очень важный и личный процесс, и его стоит доверить профессионалам. Не нужно переживать, если вначале непонятно, какой кандидат вам нужен и какие задачи вы хотите закрыть — обычно запрос выясняется и корректируется в процессе поиска. Доверяйте своей интуиции при знакомстве с кандидатами, но также дайте время и себе, и новому ассистенту на притирку, и тогда ваше сотрудничество будет долгим и плодотворным.