Чек-лист: как масштабировать ERP-систему с расчетом на крупный бизнес

Умение анализировать большой объем данных и принимать решения на их основе — возможно, главный залог успеха бизнеса в современных реалиях. Понятно, что начинающий бизнес не сможет сразу же развернуть целый комплекс учетных и аналитических ИТ-систем — это дорого и во внедрении, и в обслуживании, да и просто нецелесообразно. Но продумывать возможность будущих внедрений нужно уже в начале пути, вне зависимости от текущих масштабов бизнеса.

Чтобы масштабирование ИТ-ландшафта происходило органически, параллельно с ростом бизнеса, у заказчика автоматизации должно быть четкое понимание, что, когда и зачем он хочет автоматизировать. Важно уже на начальном этапе думать о том, что компания будет делать с растущим уровнем конкуренции, как искать новые ниши, каким образом оценивать продажи и как мониторить ситуацию на рынке.

Вот примерный чек-лист вопросов, ответы на которые должны быть у заказчика наготове:

• Как компания собирается расти в будущем (например, увеличит число номенклатурных позиций в десять раз, откроет несколько филиалов или выйдет на международный уровень)?
• Каковы планируемые временные рамки для выхода на тот или иной уровень?
• Как выглядит текущий ИТ-ландшафт в компании, что руководство в нем устраивает, а что — нет?
• Каков бюджет на проект?
• Какие ИТ-решения для фронт- и бэкенда доступны в данный момент на российском рынке?
• Присутствуют ли какие-нибудь внешние ограничения (например, санкции на импортные продукты)?
• Какая аналитика может потребоваться (управленческая отчетность в крупных корпорациях смотрится по одним срезам, а коммерческая — по другим)?
• Достаточно ли будет отчетности по РСБУ, или компания планирует выходить на международный уровень и следовать зарубежным законодательствам?
• Где система будет развернута — на локальных серверах или в облаке
• Каковы требования к информационной безопасности, защите коммерческой тайны и личных данных пользователей?

Разобравшись с базовыми вопросами — как, куда, зачем и какими шагами мы хотим двигаться — можно переходить к более детальной продумке потенциального масштабирования. Например, на определенном этапе роста компании обязательно понадобится BI-система, чтобы анализировать продажи и себестоимость в разных разрезах.

Следующие классические звенья ИТ-ландшафта это: торговая система (обязательно интегрированная с национальной системой маркировки и прослеживания продукции «Честный ЗНАК»), система для ведения бухгалтерии и отчетности, а также система для управления маркетингом.

Крупная компания с хорошим уровнем цифровизации может задуматься о внедрении оптимизационных систем класса process mining — такие системы приносят реальную выгоду, помогают повышать эффективность и снижать издержки, но считаются сложными для внедрения и требуют развитой культуры управления большими данными и бизнес-процессами.

Стоит учитывать, что эффективность любой комплексной ИТ-системы напрямую зависит от качества входных данных. Именно поэтому критически важно с самого начала четко планировать, какую информацию компания будет собирать, как она будет структурирована и каким способом масштабироваться. В противном случае в будущем менеджеры просто не будут знать, как управлять лавинным потоком данных.

В течение нескольких лет индустрия может прийти к тому, что любая новая крупная автоматизация будет начинаться с описания модели данных и метаданных. У начинающего бизнеса на это, как правило, нет ресурсов. Но хорошим шагом будет создание хотя бы элементарного реестра в Excel — где и какие сведения будут храниться, и каким правилам они будут подчиняться.

Имея на руках план развития, описание данных и ответы на все указанные выше вопросы, можно переходить к выбору подрядчика. Как правило, все крупные компании-интеграторы нацелены на долгосрочное сотрудничество и оказывают бесплатные консультации.

Если интегратор задает множество вопросов о бизнесе при формировании технического задания — это хороший знак. Какой бы прославленной ни была ИТ-компания, в начале внедрения разработчики априори не могут знать абсолютно все тонкости бизнес-процессов в отдельно взятой организации лучше, чем ее владельцы. Конечно, это не отменяет ценности опытного интегратора. Подрядчик должен исследовать бизнес, который он автоматизирует, выявить проблемные места, познакомить клиента с передовыми практиками в отрасли и помочь клиенту стать лучше.

Кроме того, при автоматизации малого и среднего бизнеса грамотный подрядчик будет стараться свести объем кастомизаций типовых решений к минимуму (специфические наработки всегда сложно перетаскивать на крупную ИТ-архитектуру) и предлагать только такие технологии, которые в дальнейшем позволят заказчику легко обновлять решения на продукты более высокого класса по мере взросления компании (такая линейка продуктов есть, например, у 1С).

Масштабирование ИТ-систем будет успешным, если и клиент и подрядчик представляют себе не только ту систему, которая нужна бизнесу в данный момент, но и ту систему, которая понадобиться ему через десять лет. Найдите идеального партнера по автоматизации — и следуйте намеченному плану по плавному росту компании и окружающего ее ИТ-ландшафта.