Хакатон без агентства и event-менеджера — опыт МФК «Саммит»

Решение: комплекс мероприятий, начинающийся с хакатона*. 

*Хакатон — это соревнование, в ходе которого IT-специалисты решают какую-либо задачу, например, разрабатывают сервис по критериям, обозначенным «заказчиком» (организатором). 

При правильном использовании, соблюдении баланса между продвижением работодателя и интересами участников, хакатон является экологичным инструментом коммуникации, а именно этого мы хотели добиться с самого начала. По сути, целью было создание площадки для обмена опытом между студентами и экспертами. 

Подготовка в достаточно спокойном режиме заняла порядка 3 месяцев. В нашем чек-листе было более 50 пунктов, которые нужно было учесть, но, в целом, их можно сгруппировать в 7 основных блоков.

Ключевые этапы реализации проекта:

1. Кто? Где? И с кем?

Несмотря на то, что на сегодняшний день множество агентств предлагает свои услуги по организации мероприятий, мы изначально решили делать хакатон самостоятельно, чтобы сохранить и донести до участников свою индивидуальность. Ни разу не пожалели о своем решении. Поскольку event-подразделения в компании нет, костяк команды составили сотрудники службы внешних коммуникаций, а также представители стейкхолдеров — IT- и HR-департаментов. 

Выбор региона также был органичен и не составил труда: несмотря на федеральный статус компании, исторически заметная доля IT-специалистов всегда была из Старого Оскола (Белгородская область). В какой-то момент для комфорта наших сотрудников и поддержки инфраструктуры в регионе мы открыли там достаточно крупный филиал с фокусом именно на информационные технологии, штат которого увеличивается год от года. Кроме того, в регионе достаточно сильная академическая школа, много специализированных учебных заведений.  

Первое, что было сделано, — достигнута договоренность о партнерстве с крупным вузом, присутствующим в городе. Это позволило провести мероприятие на его площадке, а также решило значительную часть вопросов, связанных с привлечением участников. Сначала коллеги отнеслись к нам в меру настороженно. Полагаем, что, в том числе, потому что отрасль, которую мы представляем, по старой привычке принято считать токсичной. Однако, забегая вперед, отметим, что сейчас во многом благодаря хакатону мы реализуем партнерские проекты уже с несколькими учебными заведениями. Поэтому стоит проявить терпение, даже если вы столкнетесь с трудностями на первых же этапах. 

2. Формат 

Формат был выбран очный, чтобы обеспечить прямую и доверительную коммуникацию, а студенты могли обратиться к менторам (отдельно выделенная команда IT-специалистов, хорошо ориентирующаяся в теме хакатона и не входящая  в состав жюри — прим.) с вопросами. В дальнейшем, уже непосредственно в момент проведения мероприятия мы даже отказались от чек-пойнтов с менторами в пользу возможности участников задать им вопрос и показать промежуточный результат в любой момент. 

Кроме того, на начальных этапах мы отсекли «классический» круглосуточный режим мероприятия и сделали график: 3 дня, по 8-12 часов. 

3. Дата и площадка 

Площадкой для проведения хакатона SummIT  Challenge стал зал вуза. Оказалось, что выбрать подходящее время — не самая простая задача. Например, летом проводить хакатон было бы нецелесообразно, поскольку студенты в это время были на каникулах. Мы выбрали конец сентября — начало октября — в этот период студенты уже успели влиться в учебную и рабочую атмосферу, но еще не устали от университетских активностей. 

При организации хакатона, участниками которого становятся студенты, важно постоянно держать связь с вузом-партнером и обсуждать с его представителями ключевые организационные вопросы. Потому что, кто лучше преподавателей и сотрудников знает особенности поведения студентов, их ожидания. 

4. Юридические вопросы

Обязательный пункт чек-листа практически любого мероприятия — пакет юридических документов. В наш, относительно минимальный перечень вошли:

• Положение о хакатоне (в которое мы включили как общие положения: цели, задачи и сроки хакатона, так и нюансы, такие как порядок регистрации, участия и оценки результатов соревнования, принадлежность авторских прав на проекты участников и др.);
• Соглашение о партнерстве с вузом;
• Решение о выплате наград командам за победу в хакатоне (на основе которого были произведены выплаты);
• Соглашение об обработке персональных данных участников.

Также важным этапом было определить призовой фонд, ведь за победу (1, 2, 3 места) предполагались и денежные призы. 

5. Фирменный стиль и тема

Важно было продумать общие черты мероприятия, утвердить внутренние процессы. Мы решили, что темой хакатона будет клиент для сервиса отправки сообщений и стали думать над названием. В мозгоштурме участвовали все сотрудники: был объявлен соответствующий конкурс, поскольку «та самая идея, которая выстрелит» могла прийти в голову кому угодно. Так мы и получили SummIT Challenge. А затем появился фирменный стиль. 

Он был использован в дальнейшем как для лендинга, так и на площадке. А именно, в нем были оформлены: 

• баннеры для соцсетей и мессенджеров;
• ролл-ап (был установлен на площадке и использовался как фотозона);
• бейджи участников, жюри, медиа, организаторов (разные категории отличались по цветам для удобства идентификации; кроме того, у организаторов отдельным цветом были выделены и ленты бейджей);
• мерч для участников;
• награды;
• дипломы участников и дипломы победителей;
• призовые денежные сертификаты.  

6. Коммуникация

Нам нужна была централизованная площадка, где можно будет разместить всю информацию про наше соревнование, организовать «окно регистрации». Было принято решение об отдельном лендинге, в который было заложено: 

• Ключевая информация о мероприятии: тема, формат, организаторы, адрес, время проведения и др.;
• Правила регистрации и требования к участникам;
• Программа;
• Информация о призах;
• FAQ.

Дополнительным инструментом коммуникации с участниками стал телеграм-канал хакатона. Мы выбрали его, потому что и для нас, и для участников это — привычный и удобных инструмент обмена информацией, мнениями, объявлениями. Кстати, мы сохранили эту площадку после хакатона для связи наших HR-специалистов с участниками соревнования по вакансиям, дальнейшим мероприятиям и многому другому.

7. Обеспечение площадки

Наш хакатон проходил три дня:

• 1 день — Церемония открытия, постановка и объяснение задачи, начало хакинга.
• 2 день — Работа участников над проектом.
• 3 день — Презентации готовых сервисов, выбор и награждение победителей. 

И здесь, на наш взгляд, важно помнить о питании. Несмотря на то, что во все времена приято считать, что для студентов быть «вечно голодными» — это норма, такого быть не должно. Минимальный, на наш взгляд, «паек», который должен быть на площадке: чай/кофе станция, печенье, фрукты, соки, вода, снеки. Мы дополнительно заказывали пиццу на обед/ужин.