15 минут vs. 45 секунд: как мы трансформировали подготовку документов
Как пересобрать процесс подготовки комплектов документов и сократить время на создание и подписание с 15 минут до 45 секунд
Причина
Проблема: цифровая пропасть между B2B и B2C
На российском рынке сложилась парадоксальная ситуация. Согласно данным операторов ЭДО, проникновение электронного документооборота между юрлицами уже превышает 63%. Бизнес научился обмениваться договорами и накладными в один клик.
Однако, когда речь заходит о работе бизнеса с физическими лицами (клиенты мед. организаций, арендаторы, покупатели услуг и товаров, самозанятые), процесс откатывается в «каменный век». В ходе глубинных интервью с представителями бизнеса мы выявили три ключевые боли, которые тормозят сделки:
- Неэффективный процесс. Менеджеры тратят в среднем 15 минут на подготовку одного комплекта документов (договор, счет, акт). При потоке в 300 клиентов в месяц это полторы недели сотрудника, потраченные на работу с редактором.
- Ошибки ручного ввода. Самый частый сценарий: менеджер перепечатывает паспортные данные с фотографии, которую прислали в мессенджер. Ошибка в одной цифре серии или номера паспорта приводит к пересогласованию и задержке оплаты на дни.
- Логистический тупик. Клиент готов платить «здесь и сейчас» после обсуждения условий, но ждет документы по сделке.
Большинство решений на рынке предлагают просто удобный текстовый редактор. Мы поняли, что это тупиковый путь: редактирование текста — это уже риск ошибки.
Задача: Изменить архитектуру процесса так, чтобы время на формирование и подписание комплекта документов сократилось с 15 минут до секундных значений, а вероятность ошибки была минимизирована.
Рассмотрим типичный процесс работы с документами в малом бизнесе
Для начала менеджеру необходимо найти шаблон, который подходит под тип клиента и условия сделки. После этого вручную заполнить реквизиты и данные, затем распечатать, подписать и убрать на хранение подписанный документ. Возьмем данный процесс за отправную точку и ниже раскроем алгоритм, который позволил нам оптимизировать данный процесс.
Алгоритм решения: 4 шага к автоматизации
Мы в DataDoc отказались от концепции «редактирования» и внедрили алгоритм «умного анкетирования». Вот как выглядит процесс трансформации, который может применить любая компания.
Шаг 1. Создание «умных» шаблонов. Первым делом мы разделили документы на статичную часть («тело» документа) и переменные (данные клиента, условия, даты, реквизиты). Вместо множества файлов по типу «Договор_ИП», «Договор_ООО») создается единый мастер-шаблон с логическими условиями.
Как это работает: Система сама определяет, какую преамбулу подставить, в зависимости от того, какой логический блок выбрал менеджер, например «Юр. лицо» или «Физ. лицо». Сотруднику больше не нужно держать в голове юридические нюансы.
Шаг 2. От текста к анкете. Линейным сотрудникам ограничили возможность вмешиваться в текст договора. Интерфейс работы трансформировался в опросник. Менеджер отвечает на простые вопросы «Наименование контрагента?», «Сумма?», «Тип оплаты?», а система генерирует документ. Результат: Исключена возможность случайно удалить важный пункт договора или добавить формулировку «под клиента» без согласования.
Шаг 3. Интеграции с внешними справочниками. Чтобы минимизировать человеческий фактор, мы интегрировались с провайдерами данных.
- Для юрлиц: Менеджер вводит только ИНН. Название, адрес, ОГРН, ФИО гендиректора подставляются автоматически.
- Для банков: Достаточно ввести БИК, чтобы заполнились корр. счет и название банка.
Шаг 4. Делегирование ввода клиенту через функцию «Отправка на заполнение». Большая проблема — паспортные данные физ. лиц. Мы внедрили сценарий, при котором менеджер может отправить клиенту уникальную ссылку. Клиент сам заполняет свои данные в форме прямо с мобильного телефона. Важный нюанс: Перед заполнением система автоматически собирает согласие на обработку персональных данных, закрывая вопрос соблюдения 152-ФЗ, о котором малый бизнес часто забывает. Наименование органа, выдавшего паспорт также заполнится по коду подразделения автоматически.
Таким образом, процесс создания и подписания документов трансформировался в такой:
Трудности внедрения и их преодоление
В процессе перехода мы столкнулись с сопротивлением, характерным для любой цифровой трансформации.
- Привычка работать в текстовых редакторах. Сотрудники по инерции пытались скачивать черновики.
Решение: Мы провели серию демо-сессий, где наглядно с секундомером показали: ручное заполнение — 15 минут, автоматическое — 45 секунд. Аргумент с экономией личного времени сработал лучше административного давления.
- Скепсис к юридической силе. Клиенты, особенно мед. организации, сомневались, можно ли подписывать документы с физ. лицами с помощью простой электронной подписи по смс-коду.
Решение: Провели консультации с юридической компанией, в рамках которой обосновали легитимность данного способа подписания. Со стороны клиники документ подписывается с помощью усиленной квалифицированной подписи, а со стороны физлица с помощью простой электронной подписи.
Пересборка процесса работы с документами дала измеримый бизнес-эффект, который легко масштабируется:
- Экономия времени: Среднее время на создание документа сократилось с 15 минут до 45 секунд
- Качество данных: Количество ошибок в реквизитах сведено к нулю благодаря автоподстановке из ЕГРЮЛ и валидации полей.
- Скорость сделки: Скорость подписания документов с физлицами выросла в разы за счет возможности подписания с помощью простой электронной подписи.
- Архив: Компании сократили затраты на физическое хранение и поиск бумаг — доступ к любому подписанному документу теперь занимает несколько секунд.
Источники изображений:
Работа дизайнера с использованием Recraft
Рубрики
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Контакты
Рубрики