Как оформить самозанятого в штат

Представьте ситуацию: компания периодически обращалась к самозанятому IT-специалисту для настройки рабочей программы. С расширением бизнеса организации понадобился системный администратор в штат, а терять хорошего специалиста не хочется.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ не запрещает плательщикам НПД работать по трудовому договору, а значит их можно оформить в штат. Причем исполнителю не надо сниматься с учета в качестве самозанятого — можно совмещать работу по трудовому договору и договору ГПХ.

Обратите внимание: противоположная ситуация запрещена (пп. 8 ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ). То есть со штатным работником нельзя заключать договор ГПХ как с самозанятым. И даже если расторгнуть трудовой договор — ближайшие два года не получится обратиться к бывшему сотруднику как к исполнителю со специальным налоговым статусом по договору ГПХ.

Как оформить трудовой договор с самозанятым

При переводе самозанятого в штат оформляйте трудовой договор по стандартным правилам:

• Запросите у будущего работника документы для трудоустройства: паспорт, ИНН, бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая), военный билет или другой документ воинского учета, а также дополнительные документы, если это потребуется. Например, диплом (ст. 65 ТК РФ).
• Оформите договор в двух экземплярах (ст. 67 ТК РФ). Подпишите его. Один экземпляр отдайте будущему сотруднику, а второй оставьте в компании — на нем работник поставит пометку, что свой экземпляр он забрал на руки. Если в компании используется кадровый ЭДО — составьте договор в электронной форме и подпишите его электронными подписями.

Компания может разработать текст трудового договора самостоятельно при условии включения обязательных условий или скачать шаблон с сайта Роструда и отредактировать его согласно своим требованиям. Организации малого бизнеса и микропредприятия могут использовать типовую форму. 

Трудовой договор надо заключить в день допуска к работе или ранее. Если работодатель не успел составить и подписать договор своевременно — это надо сделать в течение 3 рабочих дней после того, как сотрудник приступил к работе (ст. 67 ТК РФ).

• Издайте приказ о приеме на работу, если они издаются в компании. С  22.11.2021 приказы о приеме на работу и о расторжении трудового договора не являются обязательными документами (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ).
• Проведите первичный инструктаж и допустите сотрудника к работе.
• Внесите запись в трудовую книжку, заполните и сдайте в СФР подраздел 1 и 1.1 раздела 1 отчета ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня, после даты заключения трудового договора или приказа о приеме на работу.

Обязательные условия трудового договора

Если вы решите самостоятельно разработать текст трудового договора, включите в него следующие обязательные условия:

• Информацию о работодателе: наименование компании или ФИО предпринимателя, ИНН, КПП (для организаций), юридический адрес, банковские реквизиты и контактный номер телефона.
• Сведения о сотруднике: ФИО, ИНН, адрес места регистрации и фактического места жительства, банковские реквизиты.
• Место работы и трудовую функцию.
• Дату начала трудового договора и срок действия (конкретный срок или бессрочный).
• Размер зарплаты, а также гарантии и компенсации, например, если у работника опасные или вредные условия труда. Если в компании есть Положение об оплате труда — можно сослаться на этот локальный нормативный документ.
• Режим работы и отдыха.
• Условия труда на рабочем месте. Ознакомьте работника с результатами спецоценки (СОУТ).
• Другие условия (ст. 57 ТК РФ).

Можно ли продолжать сотрудничать с самозанятым после заключения трудового договора

Если вы заключили трудовой договор с плательщиком НПД, продолжать сотрудничество по договору ГПХ как с самозанятым больше нельзя. Причем неважно, какую функцию будет выполнять новый сотрудник — отличную от трудовой или нет. Это будет прямым нарушением пп. 8 ч. 2 ст. 6 закона № 422-ФЗ.

При условии, что штатному сотруднику надо поручить работу, отличную от трудовой функции, можно заключить договор ГПХ, но только как с физлицом без специального налогового статуса. В этом случае надо будет платить НДФЛ и страховые взносы по тарифам, принятым для вашей компании.