Как малый проект может улучшить корпоративную жизнь: опыт компании DBI

В IT я уже 20 лет, и за это время наблюдал множество трендов, хайпов, взлетов и падений технологий. Начинал свою карьеру во времена, когда было модно внедрять ERP-системы, затем пришел тренд на Business Intelligence, после — бигдаты, роботы и искусственный интеллект.

Сегодня я хотел бы поговорить не о хайповых технологиях, а о системах, которые действительно помогают улучшить рутинные задачи и процессы. Часто мы не задумываемся о важности корпоративной почты, воспринимаем ее как данность. При этом большинство компаний активно используют не только почту и корпоративные телефоны, но и мессенджеры — личные и корпоративные, видеоконференции и так далее.

Что касается организации общения, компании можно условно разделить на тех, кто «разрешает», и на тех, кто «запрещает» использование мессенджеров. Но стоит отметить, что многие из тех, кто запрещает, все равно сталкиваются с тем, что сотрудники находят способы пользоваться WhatsApp, Telegram, Skype и создают рабочие чаты вне корпоративной сети.

В этом контексте возникает вопрос: зачем бороться с личными чатами, если можно предложить удобный корпоративный инструмент? Да, такая задача не выглядит так привлекательно — в ней нет ИИ или роботов, и за нее вряд ли дадут высокую премию или возможность рассказать на конференции, но переоценивать ее значение тоже нельзя.

В компании DBI также использовали «некорпоративные» стандарты, но пришли к пониманию, что это — не лучшая бизнес-тактика. После тщательного изучения рынка и оценки различных систем, мы остановили свой выбор на opensource продукте — Mattermost.

Давайте рассмотрим, какие минусы имеют «некорпоративные» системы:

1. Безопасность: Это, безусловно, важный аспект, который требует внимания.
2. Управление доступом: Уволившиеся сотрудники могут оставаться в чатах, создавая риски.
3. Отсутствие контроля: У компании нет четкого понимания о количестве активных чатов.
4. Поиск сотрудников: Если сотрудник не в вашей контактной книге, его трудно найти.
5. Использование ников: Вы не всегда знаете, кто находится в группе, если это не из вашего круга общения.

А теперь о преимуществах, которые мы получили:

1. Безопасность: Внутренние системы обеспечивают лучший уровень безопасности.
2. Автоматизация: Новые сотрудники автоматически добавляются в нужные группы, а ушедшие теряют доступ.
3. Резервное копирование данных: Все данные регулярно бэкапируются, что позволяет восстановить информацию даже в случае сбоев.
4. Интеграция с мессенджерами: Например, интеграция с Telegram позволяет сохранять переписку с клиентами в нашей системе.
5. Уведомления: Интеграция с сервисами обеспечивает отправку уведомлений в нужные группы.
6. Jira: Коммуникация вокруг билетов теперь привязана к конкретным задачам в системе.
7. Системы идентификации: Интеграция с S3 для хранения фото сотрудников помогает создать узнаваемость.
8. Календарь: Интеграция с Яндекс 360 позволяет видеть статус сотрудников, например, когда они на встрече.
9. Отпуска: Приложение для учета отпусков теперь показывает статус сотрудника.

И в завершение, вопрос: во сколько нам обошлось внедрение всех этих изменений? Это делали сотрудники в свободное от основных задач время. В том числе, молодые специалисты, которые обучались новым технологиям.

Эта статья иллюстрирует, как даже небольшой, недорогой проект может значительно улучшить жизнь компании. Если вы каждый день споткнетесь о ящик, просто уберите его — это маленькое действие может принести огромный эффект для бизнеса.