Как выстроить бизнес, который будет приносить деньги без вашего контроля

В наши дни перед предпринимателями стоит непростая задача: найти баланс между стратегическим развитием своего бизнеса, своевременным контролем работы сотрудников и личным временем. 

Ключевой фактор баланса — это систематизация бизнес-процессов и построение эффективной организационной структуры. Это позволяет владельцу бизнеса сосредоточиться на ключевых стратегических задачах, оставив рутинные операционные процессы на сотрудников.

Рассмотрим, какие проблемы чаще всего выявляются при попытках систематизации бизнеса, на чем основана эффективная организационная структура, и какую роль в ней играет ассистент руководителя.

Что делать, если все завязано на владельце бизнеса

Многие предприниматели сталкиваются с ситуацией, когда они оказываются вовлечены в каждую мелочь в своем бизнесе. В итоге все процессы оказываются завязаны на одном человеке — основателе: начиная от подписания счетов до стратегии маркетинга и продаж.

Это приводит к следующим проблемам:

• отсутствие четкого распределения обязанностей, в том числе у самого предпринимателя, который склоняется к микроменеджменту;
• неэффективная структура, где все процессы зависят от одного человека, и он не может уйти в отпуск или на больничный;
• недостаток доверия к команде, невыстроенная коммуникация и неэффективное делегирование;
• низкая мотивация и вовлеченность сотрудников из-за недостатка автономии и возможностей для развития.

Эти проблемы не только тормозят развитие бизнеса, но и приводят к конфликтам в команде, а главное — к эмоциональному выгоранию руководителя, который не может найти время на отдых или стратегическое развитие.

Если вы, как руководитель, оказались в ситуации, когда весь ваш день наполнен рутинными процессами и рабочими созвонами с командой, а сотрудники приходят согласовывать с вами каждый шаг — это сигнал о том, что пора пересмотреть организационную структуру в компании.

В противном случае, проблемы будут нарастать, как снежный ком, а сам предприниматель уже не сможет справиться с ними из-за выгорания или банальной нехватки времени и рабочего фокуса.

Как создать эффективную организационную структуру

Создание эффективной структуры начинается с определения задач, которые находятся в зоне ответственности предпринимателя и ведут к росту бизнеса.

К таким задачам относятся:

1. Стратегическое планирование и определение вектора развития бизнеса.
2. Поиск инвесторов и партнеров.
3. Контроль за финансовым состоянием и повышение финансовой устойчивости компании.
4. Управление командой.

Все остальные операционные задачи должны быть делегированы, начиная от контроля выполнения поручений до документооборота, маркетинга и найма сотрудников.

И здесь у большинства предпринимателей, погрязших в рутине, возникает вопрос: как решиться на такой шаг? Как делегировать то, что годами было под пристальным контролем, и довериться команде? На помощь приходит система эффективного делегирования, которая поможет постепенно снять с руководителя операционные задачи так, чтобы все процессы в компании выполнялись по регламенту и в срок.

Принципы эффективного делегирования

Первый шаг к созданию эффективной организационной структуры — это делегирование хотя бы части задач. Вот несколько принципов, которые помогут сделать этот процесс успешным:

1. Четкая постановка задач.

Формулируйте задачи таким образом, чтобы в процессе выполнения у сотрудников не возникало вопросов вообще, либо их был минимум. Обозначьте цель задачи, критерии успеха и четкие сроки выполнения.

2. Усиление личной мотивации.

Обеспечьте сотрудникам понимание их роли в общей картине бизнеса, по возможности создайте систему KPI. Это усилит вовлеченность команды в развитие бизнеса и повысит качество работы каждого сотрудника.

3. Эффективное использование ассистента.

Ассистент — это ключевой сотрудник в компании, который фильтрует входящие задачи, решает 90% вопросов и процессов с командой и передает руководителю только важную информацию, где не обойтись без его участия.

При правильном подходе, ассистент может стать вашим главным инструментом для выхода из операционки и построения эффективной оргструктуры.

Профессиональному ассистенту можно делегировать следующие задачи:

• выполнение личных поручений руководителя;
• ведение календаря руководителя, напоминание о предстоящих встречах, перенос встреч по необходимости;
• протоколирование совещаний, заседаний, фиксация договоренностей / результатов;
• контроль исполнения поручений и тесная коммуникация с ответственными по задачам;
• предоставление генеральному директору и другим руководителям высшего звена информации и аналитических данных о деятельности компании;
• разработка стратегических инициатив по рабочим процессам, команде, бюджету; 
• работа с руководителями отделов по координации проектов и деловому администрированию;
• планирование встреч, деловых поездок;
• своевременное выявление проблем сотрудников и предложение приемлемых решений;
• контроль стратегических бизнес-инициатив: от идеи до реализации;
• предоставление тактической поддержки и надзора за специальными проектами и инициативами.

Такой ассистент освободит до 80% вашего времени, которое вы сможете более рационально тратить на стратегическое планирование, встречи с инвесторами, собственное обучение или отдых.

При найме профессионального ассистента, который полностью возьмет на себя контроль всех коммуникаций и освободит вас от рутины, стоит рассчитывать на зарплату от 150 000 рублей в месяц. Но, даже если пока нет возможности платить ассистенту такую сумму, можно начать с менее квалифицированного специалиста и обучить его под свои задачи и специфику бизнеса.

Преимущества такого подхода очевидны:

• экономия средств

Ассистент, прошедший обучение под вашим контролем, будет более лояльным к компании и поначалу согласится на меньшую зарплату.

• скорость и адаптивность

Обученный под вашим контролем ассистент будет готов к любым задачам и сможет быстро адаптироваться под изменения в бизнес-процессах.

Да, подбор и обучение ассистента требуют времени и ресурсов, но в итоге это решение может к масштабированию бизнеса, которое сейчас не происходит из-за Вашей завязки на рутинных процессах.

Как выйти из операционки? Пошаговый план

Для успешного выхода из операционной деятельности и создания эффективной организационной структуры, следуйте этому плану:

1. Определите, какие задачи ваши, а какие нужно делегировать.
2. Оцените компетенции команды и, при необходимости, наймите новых ТОП-менеджеров или ассистента.
3. Адаптируйте ассистента и научите его управлять проектами и командой, отслеживать показатели эффективности и выполнять ваши поручения без напоминаний.
4. Установите иерархическую коммуникацию в команде через ассистента, с помощью ввода регламентов и трекеров задач.
5. Протестируйте новую систему в течение 1-2 месяцев и внесите корректировки при необходимости.
6. Наконец, освободите свое время для отдыха и стратегических задач.

Систематизация бизнеса, делегирование и создание эффективной организационной структуры — это долгий, но жизненно необходимый процесс для любого предпринимателя. Только так можно выйти из операционной деятельности, сфокусироваться на стратегическом развитии и масштабировать бизнес, оставаясь устойчивым к кризисам и переменам. Успех приходит только к тем предпринимателям, кто доверяет своей команде, не занимается микроменеджментом и качественно отдыхает, сохраняя ресурс на то, что действительно важно.