Топ-5 фатальных ошибок предпринимателей при выборе контрагента

Многие руководители компаний, индивидуальные предприниматели и даже юристы уверены: если у них на руках есть договоры, УПД, счета-фактуры и другие документы, подтверждающие финансово-хозяйственную деятельность (ФХД), этого достаточно, чтобы доказать налоговой службе реальность сделки.

Откуда берется такая уверенность? Обычно бизнесмены полагают, что раз они проверили контрагента перед сотрудничеством — запросили учредительные документы, сверили данные в ЕГРЮЛ, убедились в наличии лицензий и допусков СРО, изучили отзывы в Контур Фокус или СПАРК, — значит, контрагент надежный. Однако ФНС придерживается иного мнения.

В этой статье разберем 5 самых опасных заблуждений, из-за которых предприниматели теряют миллионы в налоговых спорах.

Ошибка №1. Чрезмерная вера в учредительные документы

Заблуждение: «Если контрагент предоставил устав, свидетельство о регистрации и протокол о назначении директора, значит, компания легальная».

Реальность: Налоговая может доказать, что директор — номинал, а документы приносил обычный менеджер.

Пример из практики: суд отказал в признании расходов, потому что гендиректор контрагента на допросе заявил, что не участвует в управлении компанией. Учредительные документы в этой ситуации не помогли — ФНС сочла их формальностью.

Что делать?

• Проверять реальных бенефициаров (через запросы в банки, анализ аффилированности).
• Фиксировать личные встречи с руководством (фото, видео, переписку).

Ошибка №2. Слепая вера в ЕГРЮЛ

Заблуждение: «Раз в ЕГРЮЛ нет отметок о недостоверности, значит, контрагент проверен».

Реальность:

1. Да, отметки могли появиться позже начала вашего сотрудничества — это не доказывает, что на момент сделки контрагент был «чистым».
2. Даже если в ЕГРЮЛ все в порядке, директор вновь может оказаться «номинальным», что поставит под сомнение реальность вашей работы с контрагентом.

Что делать?

• Мониторить изменения в ЕГРЮЛ в течение всего сотрудничества.
• Требовать нотариально заверенные копии документов.
• Старайтесь собирать все возможные доказательства реальности сделки, к которой предъявляет претензии ФНС.

Ошибка №3. Надежда на «опыт работы с другими»

Заблуждение: «Раз контрагент работает с крупными или другими компаниями, значит, он реальная компания и к нам вопросов быть не может»

Реальность: Суды и ФНС не учитывают сторонние сделки контрагента. Их интересует только ваша конкретная операция.

Примеры из судебной практики:

Некоторые  дела суд признал контрагентов реальными, потому что истец предоставил акты. выполненных работ, фотофиксацию, логистические документы.
В других — расходы не зачли, так как суд поставил реальность сделок под сомнение.

Что делать?

• Фиксировать каждый этап сделки (фотоотчеты, геолокацию, переписку с исполнителями).
• Использовать электронный документооборот (ЭДО) с детализацией.

Ошибка №4. Переоценка лицензий и допусков СРО

Заблуждение: «Раз у контрагента есть лицензия и допуск СРО, значит, в глазах надзорных органов он реальный».

Реальность: специалисты в СРО могут быть «бумажными» (например, инженеры числятся только на бумаге).

Но, даже если контрагент не имел лицензии или не состоит в СРО, но реально выполнил работу — суд может можеьт встать на вашу сторону в споре с ФНС, потому что применение вычетов по НДС или расходы по налогу на прибыль не находятся в зависимости от лицензий или допусков СРО.

Что делать?

• Проверять трудовые договоры ключевых специалистов контрагента.
• Запрашивать фото- и видеоотчеты с места работ.

Ошибка №5. Иллюзия безопасности из-за проверки в Контур Фокус

Заблуждение: «Раз в Контур Фокус/СПАРК нет красных флагов, значит, контрагент проверен».

Реальность: Непонятно, на каких данных основан анализ. Контрагент мог исказить отчетность, и сервисы этого не покажут.

Пример: в деле предприниматель предоставил отчет из Контур Фокус, но суд его отклонил, так как не было первичных документов (накладных, актов).  Все дело в том, на этих доказательств мало, чтобы подтвердить именно и конкретно ваши взаимоотношения, которые вы отражаете в сотчетности компании.

Что делать?

• Использовать несколько источников (СПАРК, Картотека.ру, Росфинмониторинг).

• Запрашивать банковские выписки контрагента (с согласия).

  

Вывод: как защититься?

• Собирайте максимум доказательств (фото, видео, переписку, логистические документы).
• Используйте ЭДО с детализацией документации — это усложнит ФНС оспаривание сделок.
• Проверяйте не только «бумаги», но и реальную деятельность (выезжайте на объекты, общайтесь с исполнителями).
• Консультируйтесь с налоговыми юристами до проверки — это дешевле, чем суды.

Если ФНС уже предъявила претензии — не пытайтесь спорить самостоятельно. Обратитесь к адвокату по налоговым спорам, который знает, как выстроить защиту на основе последней арбитражной практики.