Переход на Битрикс24: как компания ушла от устаревшей СЭД к новой системе
Компания перешла с самописной системы документооборота на Битрикс24, чтобы ускорить согласование документов и повысить эффективность работы сотрудников
О клиенте
Крупная производственно-техническая компания работает в судостроительной отрасли и связанных с ней направлениях. В сферу деятельности входят строительство и ремонт судов, обслуживание буровых установок, возведение гидротехнических сооружений, подводных переходов трубопроводов и кабельных трасс, а также эксплуатация флота для промышленных задач.
В документооборот вовлечены юридический отдел, закупки, технические службы и другие подразделения — более 100 сотрудников участвуют в процессах согласования договоров, счетов и корреспонденции.
Причина
Бизнесу необходима цифровая платформа, которая поддерживает масштабируемость, мобильность и высокий уровень безопасности.
Ранее для внутренних процессов применялась разработанная под компанию система на базе Microsoft Access. Со временем она перестала удовлетворять потребностям:
- сотрудники вне офиса не могли согласовывать документы — не было мобильного доступа
- загрузка и просмотр файлов занимали много времени
- система не масштабировалась и требовала ручной поддержки
- отсутствовали связи с другими процессами и сервисами
Компания установила облачный Битрикс24 собственными силами, но настроить полноценный переход не удалось — было нужно решение «под ключ».
Задача
Заменить устаревшую среду на современную CRM-платформу, перенести данные и обеспечить удобные процессы для всех подразделений.
Как проходил переход на Битрикс24: логика и этапы внедрения
Работа стартовала в марте 2024 года. Первым шагом стало развертывание коробочной версии Битрикс24 и перенос пользователей из облака. Эту часть клиент сделал почти полностью самостоятельно при методической поддержке технических специалистов «Соли». Облачная версия сохранена как архив.
Далее началось поэтапное внедрение ключевых процессов, которые ранее обеспечивала самописная СЭД.
Этап 1. Согласование договоров
Мы выгрузили данные из старой системы и приступили к настройке механики согласований. Был выбран инструмент смарт-процессов со статусами, который позволил формализовать жизненный цикл документа.
В рамках этапа:
- разработаны карточки, статусы и задания для исполнителей;
- подобрано решение из Маркета для вывода заданий прямо в карточку;
- реализованы уведомления на всех этапах согласования;
- проведены демо, обучение и пилотное тестирование.
Система введена в эксплуатацию, процесс по-прежнему совершенствуется на основе пользовательской обратной связи.
Этап 2. Согласование счетов в рамках закупок
Ранее согласование выполнялось в СЭД. Процесс закупок оказался многоступенчатым и требовал глубокого анализа. Рассматривались варианты разработки модуля, но в результате выбрано решение на базе смарт-процессов Битрикс24.
Функциональность настроена, процесс проходит доработку совместно с пользователями.
Этап 3. Автоматизация работы с корреспонденцией
У клиента более пяти юридических лиц, каждое со своим входящим почтовым адресом. До внедрения менеджеры вручную переносили письма в реестры и отслеживали сроки ответов.
Мы реализовали в Битрикс24 три связанных смарт-процесса:
- реестр бумажных отправлений,
- входящая почта,
- исходящая почта.
Создан специальный модуль для автоматического разбора e-mail-сообщений: данные и вложения переносятся в карточку, а ответ можно согласовать в системе. После обучения пользователей модуль был доработан с учетом их предложений. Загружены реестры за 2024 год.
Этап 4. Миграция реестров договоров
Перенесено 4000+ элементов со всеми вложениями. Написан отдельный модуль для выгрузки и загрузки данных. Доступ к новой системе открывался после обучения сотрудников — видеоинструкции и демонстрации закреплены в ленте новостей.
Дополнительные запросы других подразделений
Параллельно внедрению реестров к проекту подключились:
- служба главного механика — для учета техники, водителей, страховок, топлива и аренды;
- водолазная служба — для учета оборудования и комплектующих.
Оба направления получили цифровые рабочие места на базе смарт-процессов и связи с договорным блоком.
Также обсуждается перспектива внедрения кадрового электронного документооборота.
Техническая база проекта
- Смарт-процессы, бизнес-процессы, роботы и триггеры
- Кастомные модули для загрузки данных и обработки писем
- Решения из 1С-Битрикс24 Маркетплейс
- Коробочная версия как единая защищенная система
Что изменилось для клиента
- документопотоки систематизированы, появилась целостная база данных;
- согласование договоров и счетов стало прозрачным по стадиям;
- введена иерархия согласований;
- разгружены сотрудники — уведомления приходят в веб-и мобильную версии;
- ускорена обработка заявок;
- появилась аналитика внутри системы;
- настроены рабочие пространства для разных подразделений;
- сотрудники общаются и сопровождают задачи внутри единой платформы;
- сохранена история в СЭД — но она теперь только архив.
Внедрение продолжается: система развивается вместе с запросами сотрудников и задачами бизнеса. В январе 2025 года компания официально перевела работу в Битрикс24, и вся команда включена в адаптацию процессов к новым инструментам.
По мере цифровизации внутренних сервисов Битрикс24 становится основой корпоративной инфраструктуры клиента — единой точкой доступа к документам, коммуникациям и задачам.
Рубрики
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Контакты
Социальные сети
Рубрики