Когда требуется служебная проверка и как ее проводить

Рабочий процесс не всегда проходит гладко, случаются инциденты, которые требуют особого внимания. Если вы подозреваете бухгалтера в недостаче или менеджера — в хищении имущества, прежде чем обвинять работника, необходимо будет провести служебную проверку.

Расследование позволяет объективно оценить ситуацию и принять обоснованные кадровые решения. Каков порядок проведения служебного расследования и как предварительная проверка сотрудников онлайн поможет снизить риски, рассказываем в статье.

Что такое служебное расследование и зачем его проводят

Служебное расследование — серия проверочных мероприятий, которая направлена на изучение, мониторинг и оценку деятельности сотрудников. Обычно она связана с такими инцидентами, как хищение, недостача, нарушение трудовой дисциплины и другими ситуациями, несущими для компании репутационные, финансовые и другие риски. 

Служебное расследование проводят для выяснения истинного положения дел. Проведение служебной проверки позволяет собрать необходимые доказательства, опросить свидетелей и установить причины и обстоятельства произошедшего, определить степень вины и ответственности того или иного сотрудника. В зависимости от итогов расследования, если вина работника будет установлена, ему могут сделать выговор, перевести в другой отдел, наложить взыскание для возмещения ущерба (рассчитывается в соответствии со ст. 246 ТК РФ). Внимательный анализ причин и обстоятельств нарушений впоследствии помогает выработать дополнительные меры по их предупреждению.

Таким образом, служебное расследование обеспечивает объективность кадровых решений и способствует повышению эффективности управления персоналом.

Правила и сроки служебного расследования

Порядок проведения служебной проверки подчиняется нормативным правилам и требованиям. 

Для расследования нужны основания: информация о возможном нарушении со стороны сотрудника, требование государственных органов или решение руководства организации. 

Если есть основания, издается приказ о проведении расследования и формируется комиссия, которая выполняет такие действия, как опрос свидетелей, экспертиза, и пр. Комиссия также обеспечивает конфиденциальность и беспристрастность расследования.

Срок служебной проверки, как правило, регулируется локальными нормативными актами компании, такими как «Положение о проведении служебных проверок». Обычно служебная проверка длится не более одного месяца, но сроки могут быть продлены, например, при необходимости проведения дополнительных экспертиз или других мероприятий.

Порядок проведения служебной проверки

Порядок проведения служебной проверки включает в себя следующие этапы:

1. Инициирование и назначение проверки.

• Фиксируется нарушение.
• Издается приказ о служебной проверке.
• Создается комиссия или назначается ответственное лицо.

    2. Планирование и подготовка к проверке.

• Определяется предмет, цели и сроки расследования.
• Комиссия ознакомляется с необходимыми документами.

• Составляется план проведения служебной проверки

  3. Сбор доказательств и информации.

• Изучается документация, бухгалтерская и иная отчетность, имеющая отношение к делу.
• Проводится непосредственно служебная проверка сотрудников.

• Назначаются экспертизы, инвентаризации и другие проверочные мероприятия.

  4. Анализ и оценка собранной информации.

• Анализируются полученные в ходе предыдущих этапов сведения

• Устанавливаются причины нарушений и круг виновных лиц.

  5. Подготовка итогового заключения.

• Обобщаются результаты служебного расследования.
• Формулируются выводы и предложения по дальнейшим действиям.

• Составляется акт по результатам проверки.

  6. Ознакомление работника с результатами.

• Работнику предлагают ознакомиться с материалами проверки.

• Учитываются пояснения, замечания и возражения сотрудника.

  7. Применение мер реагирования.

• Принимаются меры дисциплинарного характера — если установлена вина работника.
• Разрабатывается план корректирующих мероприятий.

Такой порядок позволяет провести служебное расследование максимально объективно и учесть все нюансы.

Что делать с результатами служебного расследования

После проведения служебной проверки и подготовки итогового заключения комиссии следует ознакомить работника с результатами. 

Если в ходе расследования установлены нарушения со стороны работника, придется рассмотреть вопрос о применении к нему дисциплинарного взыскания.

Комиссия должна предоставить руководству компании итоговое заключение с подробными результатами проверки. А также, если это необходимо, проинформировать государственные органы или другие заинтересованные стороны.

Стоит составить план действий, которые будут направлены не просто на устранение нарушений, а на то, чтобы не допустить подобных ситуаций в будущем. Например, ввести новые регламенты по учету материальных ценностей, более четко распределить ответственность между сотрудниками и пр. 

Не исключено, что по итогам проверки придется усилить контроль за работниками, в отношении которых проводилось служебное расследование.

Как оценивать благонадежность персонала

Во время рабочего процесса, конечно, могут случаться различные инциденты, но гораздо надежнее предупредить их появление, чем разбираться в последствиях. В том числе полезно проверять на благонадежность соискателей при приеме на работу, а также настроить мониторинг оценки рисков. 

Для этого можно использовать психологические тестирования, анализировать мотивацию и поведение сотрудников, также будет эффективна проверка персонала с помощью автоматизированных сервисов оценки благонадежности. Такой комплексный подход позволяет снизить кадровые, репутационные и финансовые риски.