РБК Компании
Главная QSOFT 2 августа 2023

Как корпортал Банка Открытие экономит сотрудникам 100 часов в год

100 часов в год сотрудники банка «Открытие» тратили на оформление заявок. Теперь — 2-3 минуты на каждую, и это только один из бонусов новой удобной платформы
Как корпортал Банка Открытие экономит сотрудникам 100 часов в год
Задача

Нужно было заменить старый портал на новый: такой, где все сервисы банка объединятся в экосистему. Внутри необходимо было создать среду, где сотрудники смогут общаться, решать задачи онлайн без бумажной волокиты и, конечно, куда есть доступ со смартфона. Это сделает процессы прозрачными и легко управляемыми, работу более комфортной. А ещё укрепит внутренние коммуникации и HR-бренд, сократит время на решение вопросов.

Причина

С 2014 года работала старая версия портала‎. На нём пытались внедрять новые сервисы: но из-за этого с ним стало сложно взаимодействовать, а дорабатывать дорого. Для публикации контента нужно было владеть HTML, существовали только разделы новостей и контактов, все заявления всё равно оформляли на бумаге, не было доступа с телефона. Из-за этого сотрудники были мало вовлечены и почти не взаимодействовали с руководителями и друг другом.

В банке «Открытие» работает свыше 25 000 сотрудников. Когда QSOFT начали разработку портала, большинство из них работали в офисе. В период создания началась пандемия, и многие стали работать удаленно. Вызов стал вдвойне сложнее: нужно было обеспечить коммуникацию тысяч человек онлайн и поддерживать привычный высокий уровень digital комфорта. Очевидно, что от работодателя сотрудники ждали удобной экосистемы, возможности общаться и решать вопросы без очного присутствия. Если не предоставить им такого инструмента, они перестанут чувствовать себя частью коллектива, не будут понимать, слышат ли их пожелания, и в итоге потеряют лояльность к компании. Это чревато высокой текучкой кадров. 

Для руководителей удаленных сотрудников также важно поддерживать с ними связь и контролировать процессы. Конечно, можно ставить задачи закрепленным сообщением в мессенджерах или обсуждать вопросы по видеосвязи. Но мессенджер — нерабочая среда, где все может потеряться, а онлайн-звонки часто выходят из-под контроля и превращаются в многочасовые созвоны с низкой эффективностью.

Руководствуясь целью создать и для сотрудников, и для руководителей единое окно взаимодействия друг с другом и с системами банка, QSOFT разработали новый инструмент. Такой, который стал доступен абсолютно всем сотрудникам 24/7 с любого устройства.

Чтобы сделать опыт пользователей максимально комфортным, QSOFT работали по системе human centered. Согласно этому подходу за основу брали не устоявшиеся бизнес-процессы, а реальные задачи и потребности сотрудников. Например, раньше, чтобы взять отпуск, нужно было писать заявление на бумаге. Классическая процедура предполагала бы длинный путь этого заявления в офисе компании. Но принципы human centered позволяют сделать этот процесс удобным для сотрудников, поэтому была разработана система подачи и рассмотрения заявления на отпуск онлайн. Теперь можно уйти отдыхать даже без посещения офиса.

Специалисты работали в кросс-функциональных командах: вендоры становились участниками внутренних команд, и наоборот, сотрудники банка — участниками команд вендоров. Ориентируясь на удобство пользователя, подход к реализации проекта тоже выбрали инновационный:

  • автоматизировали не деятельность, а клиентский путь;
  • сервисы создавали с расчетом на их использование без инструкций;
  • любая разработка начиналась с макета, детальной проработкой UX\UI;
  • использовали гибкую методологию разработки Agile;
  • сервисы публиковали сразу по мере готовности, делали апгрейды.

Как результат этого подхода появились более 40 сервисов, которые сейчас сотрудники оценивают на 4,25 балла из 5.

Главная страница собирается из новостей и сервисов, важных для конкретного пользователя. Например, новости департамента или региона, относящиеся к конкретному специалисту, а не поток всех новостей банка. Помимо этого сотрудник сам может выбрать интересующие категории событий.

В удобном меню можно найти все сервисы банка и даже удалить или добавить разделы.

Поиск работает на движке Elasticsearch, также он автоматически исправляет ошибки, ищет по синонимам и дает подсказки. Скоро поиск будет работать не только по порталу, но и по всем системам банка к которым сотруднику предоставлен доступ.

Для руководителей появилось два новых удобных сервиса: «Мой заместитель» и «Подбор сотрудников».

«Мой заместитель» позволяет делегировать обязанности при болезни или отпуске. При этом нет необходимости звонить сотрудникам или отправлять сообщения с задачами в чатах: можно передать обязанности даже со смартфона, находясь в дороге. Есть возможность выбрать разных заместителей на каждый сервис и настроить множественный уровень делегирования. Руководители высоко оценили сервис: на 2,93 балла из 3. 

Как корпортал Банка Открытие экономит сотрудникам 100 часов в год
Помимо основного заместителя можно назначить дополнительных, если первый отсутствует. Или выбрать разных заместителей на отдельные задачи​​

В «Подборе сотрудников» руководители размещают заявки на подбор персонала. Они попадают в HR-департамент и в раздел «Вакансии», то есть становятся видны всем. Любой пользователь может откликнуться на них или порекомендовать коллегу или друга.

Для сотрудников разработали сервисы, которые значительно экономят время и ресурсы.

«Документы и заявки» полностью заместили бумажный документооборот по кадровым задачам, техподдержке, больничным и зарплатным листам. Внутри можно оформить:

  • запрос на техподдержку: ремонт техники, закупку канцтоваров, настройку программ;
  • кадровые заявки: на отпуск или командировку, страхование путешественников, справку 2-НДФЛ, электронный больничный, льготы;
  • зарплатный лист и расшифровку премии.

Справка 2-НДФЛ заслуживает отдельного внимания: она формируется и отправляется на печать и подпись автоматически, а после можно заказать доставку документа на дом или в офис.

Появился сервис электронных визиток. У каждого сотрудника в личном кабинете есть QR-код. Теперь на встрече любой бизнес-партнер может отсканировать код  камерой телефона, и в его записную книжку добавится контакт со всеми данными.

Как корпортал Банка Открытие экономит сотрудникам 100 часов в год
На платформе можно собрать встречу онлайн или очно. Сервис анализирует загруженность офисов, предлагает свободные помещения и временные слоты сотрудников. Там же можно заказать кейтеринг в переговорную комнату и забронировать парковку гостям

Во время разработки планировщика встреч у команды возникла идея, как решить проблему с постоянной нехваткой времени собрания. Так появился сервис «Мониторинг повестки».

При бронировании переговорных комнат прикрепляют повестку собрания. Планировщик напоминает, сколько осталось времени до окончания текущего вопроса и подает сигнал, когда запланированное время встречи подходит к концу. Технически обсуждение можно продлить, но такие напоминания заставляют задуматься, точно ли это будет эффективно.

Как корпортал Банка Открытие экономит сотрудникам 100 часов в год
Во время встречи все участники видят, какой вопрос обсуждают, сколько на него осталось времени и какой будет следующим

 

Результат

На портале появились 40+ сервисов, которые сотрудники оценивают на 4,25 балла из 5. Руководители поставили сервису «Мой заместитель» 2,93 балла из 3. Посещаемость выросла на 40%: это говорит о том, что рабочие сервисы востребованы и удобны. Нагрузка сотрудников на их получение снизилась на 36%: раньше они тратили до 100 ч в год на подписание заявлений, а сейчас — 2-3 мин на каждое. Удовлетворённость сотрудников – 78,9%, вовлечённость — 74,9%, а общая лояльность eNPS увеличилась на 5,5%.

Интересное:

Новости отрасли:

Все новости:

Профиль

Дата регистрации21.03.2005
Уставной капитал10 000,00 ₽
Юридический адрес г. Москва, вн.тер.г. Муниципальный округ Хорошевский, ул. 5-Я Магистральная, д. 12, этаж Чердак помещение XI
ОГРН 1057746475170
ИНН / КПП 7714594610 771401001
Среднесписочная численность81 сотрудник

Контакты

Адрес 101000, Россия, Москва, Покровский бульвар, 4/17, стр.1
Телефон +74957717363

Социальные сети