Современное понимание СЭД и их роль в корпоративной ИТ-инфраструктуре

Часть 1. Изменение позиционирования СЭД, CSP (Content Service Platform) и современное понимание СЭД.

В серии статей мы рассмотрим функции современной корпоративной СЭД, примеры прикладных решений на ее базе и ее вклад в процессы цифровой трансформации бизнеса. Следите за выпусками в нашем блоге!

СЭД — это специфический российский вид программного обеспечения, появился этот вид ПО на заре развития ИТ-отрасли в России еще в начале 90-х годов. Первые системы СЭД, созданные в России, решали задачу, специфическую именно для российских реалий — они автоматизировали процессы документационного обеспечения управления (ДОУ). По сути, это были системы, регистрирующие движение бумажных документов согласно правилам делопроизводства, специфических именно для еще советского стиля директивного управления. Купить подобное ПО на Западе было невозможно, так как сам стиль управления был характерен именно для тогдашней России.

Как ни странно, но за прошедшее с тех пор тридцатилетие эта задача остается актуальной, несмотря на то, что в значительной степени организации отказались от бумажных документов и перешли на электронные. СЭД начального этапа — это периферийное ПО, использовавшееся немногочисленными сотрудниками канцелярий крупных организаций, в которых задача документационного обеспечения управления была достаточно важной. Несмотря на кажущуюся простоту задачи — ведение реестров документов, отслеживание их перемещения  и хода их обработки, фиксация резолюций и подготовка отчетов о ходе их исполнения, на поверку СЭД изначально стали включать в себя инструменты по настройке нюансов учета согласно традициям той или иной организации,  и уже на первых этапах развития отечественные СЭД стали тем, что сейчас стали называть Low-code системами, хотя и с очень ограниченными возможностями — настройка форм учетных карточек документов, структуры справочников, а также структуры реестров и отчетов.

Следующий этап развития СЭД связан с термином ECM (Enterprise Content Management), ближайшим русскоязычным аналогом является термин «электронный архив организации». СЭД стали «обрастать» функциями, связанными с организацией инфраструктуры хранения электронных документов для всех процессов организации. На практике для организации такой инфраструктуры использовались и западные ECM системы, которые имели большой опыт в создании высоконагруженных решений. Однако опыт показал, что это не лучший вариант — во-первых, гораздо удобнее реализовать комплекс задач автоматизации ДОУ и электронный архив на единой платформе, а реализовать задачи ДОУ на западных ECM неудобно и очень дорого. А во-вторых, в России имеется много специфических требований (например, по поддержке электронной подписи, интеграции с операторами ЭДО и т.п.), что реализовано как стандартные функции в российских СЭД, и необходимо дополнительно разрабатывать для западных ECM. Это привело к тому, что функциональность СЭД стала реализовывать функции ECM с учетом «отечественной специфики». Одной из задач, которые решали ECM платформы, — организация процессов подготовки и согласования документов, которые формируются непосредственно в ECM. Эти задачи были востребованы отечественными потребителями, российские СЭД реализовали и эти функции. Таким образом, к началу 2010-х годов сформировался русскоязычный термин СЭД/ECM, обозначающий класс систем, включающий требования к ECM системам и задачи ДОУ с учетом российских нормативных и технологических требований. Сюда попали как, собственно, российские СЭД, так и западные ECM-платформы с отечественными доработками.

Следующим этапом развития СЭД явилось развитие в двух направлениях. Первое — конвергенция с BPM (Business Process Management)-платформами. Это было встречное движение, СЭД (ECM) платформы развивали функции моделирования и исполнения процессов, а BPM платформы развивали функции работы с файлами документов. Этот процесс еще полностью не закончился, но одни и те же платформу уже попадают в отечественные рейтинги и как BPM, и как СЭД систем. Второй тренд — развитие инструментов Low(Now)-code. В СЭД платформах усовершенствовался инструментарий настройки структуры документов, реестров (представлений), отчетов и структуры заданий, набор инструментов стал расширяться — появились конструкторы процессов, возможность настройки уведомлений, ролевой модели доступа и пр. Инструменты стали гораздо более удобными и доступными разработчикам с низкой квалификацией. Эти изменения закрепились в новой концепции, опубликованной аналитической компанией Gartner несколько лет назад. В ней системы класса ECM были преобразованы в Content Services Platform (CSP), которые объединяют ECM и BPM системы, содержащие мощные LOW-code инструменты.

Таким образом, современная российская СЭД — это CSP платформа с дополнительными функциями, соответствующими отечественным требованиям, как нормативными (российские ФЗ, требования к безопасности, приказы Росархива, ФНС и других органов), так и функциональными (поддержка ЭП и МЧД, функции ДОУ, правила долгосрочного хранения документов, интеграция с ЭДО и пр.). На базе платформы СЭД сегодня реализуются самые разные прикладные решения начиная от классических задач СЭД (ДОУ и согласования документов) и BPM (процессинг электронных форм, разработка и согласования структурированных документов, обработка различных заявок и пр.) до создания специализированных решений (кадровые процессы, юридические процессы, менеджмент качества, управление технической документацией, управление аудитами и процессами внутреннего контроля и пр.)

В итоге этого процесса постепенного развития СЭД превратилась из периферийного ПО, используемого небольшим количеством специалистов, в бизнес-критическую систему, в рамках которой реализуются практически все процессы Back-офиса крупной компании и единое хранилище контента, используемого другими прикладами системами организации. Наряду с ERP СЭД становится равноправным, а, может быть, и более нагруженным компонентом ИТ-инфраструктуры.