Как внедрить эффективный управленческий учет в компании

Управленческий учет — это вся бизнес-аналитика компании. В отчетности аккумулируются важные показатели, которые позволяют видеть финансы прозрачно и принимать решения с опорой на цифры.

Внедрение учета, как и любой сложный проект, требует основательного подхода. Начинается оно с понимания целей и анализа бизнеса. Важно, чтобы собственники и руководители компании понимали, в чем задача и ценность учета для них.

Что важно знать при внедрении управленки

Ключевыми являются три управленческих отчета: Баланс, Отчет о движении денежных средств (ОДДС) и Отчет о доходах и расходах (ОДР). По итогам проекта они все должны быть внедрены. А по необходимости дополнены системой оперативной отчетности.

Если у вас есть только один или два из основных отчетов, то вы не управляете капиталом, вложенным в бизнес.

Только три отчета, составленные на одну дату и по одним правилам, позволяют делать выводы и принимать решения, которые будут защищать капитал.

Каждая финансово-хозяйственная операция, которая связана с движением капитала, обязательно фиксируется в управленческом учете. При этом все три формы отчетности связаны между собой. Так мы можем контролировать капитал.

Например, если к вам поступила выручка от продажи, это отражается на Балансе — увеличился расчетный счет, уменьшилась дебиторская задолженность. Или перемещение материала со склада в цех. Важно все в отчетности зафиксировать.

То есть, чтобы формировать управленческий учет в компании, вам нужно:

• иметь три формы отчета (Баланс, ОДР и ОДДС);
• они все должны быть связаны между собой.

Для этого бизнесу нужно единое место, где будут фиксироваться доходы, расходы, имущества, обязательства и пр. — т.е. одна информационная система, из которой мы можем получать разные отчеты.

Это базовые принципы учета, которые напрямую влияют на эффективность управления бизнесом. Но только около 10% компаний МСБ имеют три ключевых отчета.

Какие ошибки допускаются при внедрении управленки

1. Нет финансовой стратегии бизнеса. Вы хотите внедрить управленческий учет, но не понимаете, что это, зачем и какие требования нужны к учету, а также как он работает.
2. Не занимаетесь методологией, а сразу переходите на стадию автоматизации. В итоге каждый раз отчеты формируются по-разному.
3. Начинаете автоматизировать отдельные отчеты — по марже, продаже, складу, сделкам. И все это делается в разных системах или по-разному.
4. Параллельное ведение учета. Это когда есть бухгалтерский учет, и те же операции, которые вносят в бухучет, вносятся еще куда-то. Мы придерживаемся принципа однократного ввода информации для построения эффективной системы учета — при наименьших усилиях нужно получать максимальный результат.
5. Проектом постановки управленческого учета занимаются только бухгалтеры. Или только специалисты 1С. И те, и другие не могут знать, какой результат нужен от управленческого учета и какие инструменты нужны собственнику, чтобы защищать капитал. Внедрение управленки — это командная работа.
6. Нет мотивации персонала на формирование учета. И нет правил, как заносить информацию в систему.
7. Руководство не работает с данными финансового учета.

Как происходит грамотное внедрение управленческого учета

Разберем на нашем примере, как мы внедряем управленки в компаниях.

Этап №1

Формируем команду проекта — туда входят гендиректор или собственник, бухгалтерия, программисты, финансисты. В этот момент мы распределяем роли, формируем требования для управленческого учета (что собственник хочет от управленки), анализируем учетные процессы, формируем план работ. Этот этап длится 2-4 недели в зависимости от размера компании.

Этап №2

Формируется основа — мы отвечаем на вопрос, на что будет опираться методология управленческого учета. Здесь три блока для работы — налоговый, финансовый и основные справочники. Анализируем налоговую структуру и оцениваем ее эффективность, прописываем процессы, которые происходят в компании. Отмечаем, какие у компании есть направления и что будет точкой учета.

Этап №3

Определяем методологию учета. То есть, каких принципов будет придерживаться компания при работе с информацией. Вам нужно заранее определиться, что для вас расходы и доходы, как вы проводите переоценку имущества, списываете убытки и пр. Эти вопросы могут сильно влиять на финансовый результат.

Этап №4

Выбираем подходящую программу для учета, формируем к ней требования, смотрим, какая аналитика нужна для управленки и настраиваем программу.

Этап №5

Регламентация. После того, как мы настроим ИТ-архитектуру, завели справочники, надо прописать, на каком основании, кто и когда будет вносить информацию в систему, кто все это будет проверять и когда должен закрываться отчетный период.

Подробнее об этапах постановки.

Когда управленческая отчетность будет работать?

Ну и наконец, важно понимать, когда управленческий учет будет работать, если:

• вы анализируете отчетность ежемесячно не менее 6 месяцев подряд;
• вы анализируете отчетность в динамике месяц к месяцу, год к году, план к факту — в идеале нужно анализировать данные за 2-3 периода. Цифры работают в динамике;
• управленческая отчетность в действительности является инструментом для принятия решений;
• в мотивации персонала есть показатели, указанные в управленческой отчетности;
• все топ-менеджеры компании пользуются одной отчетностью.