Заоблачная цена за облачное ПО: правила эффективного SaaS

Руководитель направления инфраструктурных решений компании «Сиссофт» Тимур Бадретдинов рассказывает, как выбрать подходящий тарифный план и не переплатить за подписку на облачное ПО.

Облачные модели подписки на программное обеспечение (SaaS, Software as a service) — популярная опция использования ПО компаниями, которая предлагает пользователям ряд преимуществ, но также имеет и некоторые особенности. 

С одной стороны, они обеспечивают быстрое начало работы и гибкость, позволяя компаниям адаптировать ресурсы в соответствии с их потребностями. SaaS экономически выгоден, так как дает возможность оплачивать сервисы помесячно или ежегодно и исключает необходимость первоначальных инвестиций в оборудование, лицензии и услуги по внедрению. Нужны только любые устройства с доступом в Интернет: компьютеры, ноутбуки, планшеты, смартфоны.

Подписки на облачное ПО также предлагают доступ к последним технологиям и обновлениям без дополнительных расходов, обеспечивая 100% актуальности версий софта для бизнеса. Обязанности по обслуживанию и обновлению перекладываются на провайдера, снижая нагрузку на внутренние ИТ-команды.

SaaS позволяет оперативно решать задачи масштабирования бизнеса, обеспечивает охват штата компании вне зависимости от территориальных реалий («удаленка», распределенные офисы и гибридные графики).

Однако зависимость от поставщика таких услуг может быть рискованной, особенно с точки зрения безопасности данных и конфиденциальности. Если у провайдера возникают проблемы с доступностью или безопасностью, это напрямую влияет на компанию-пользователя облачного ПО. 

В течение 3-5 лет затраты на подписки могут сравняться со стоимостью приобретения программного обеспечения в собственность (без учета расходов на оборудование и обслуживание локальных систем). Кроме того, компании могут столкнуться с трудностями при миграции данных, если они решат сменить поставщика. 

Поэтому, хотя в целом SaaS-модели предлагают удобство и доступность, они требуют тщательного учета долгосрочных затрат, безопасности и рисков зависимости от провайдеров. 

Основные правила

Можно составить базовый свод шагов, исполнение которых позволит минимизировать риски, а также актуализировать и сделать более рабочими основные преимущества модели.  

1. Оценка поставщика. Выбирая поставщика облачного ПО, важно оценить его надежность и историю работы. Это включает проверку наличия сертификатов, таких как ISO 27001, географическая распределенность ЦОДов и их класс, обязательства в рамках SLA, а также соответствие общегосударственным и отраслевым стандартам. Не стоит забывать и про старое доброе «сарафанное радио» — публичные и непубличные отзывы бывших или текущих пользователей данного провайдера.

2. Проверка функциональности и удобства сервисов для пользователей и администраторов. Нужно оформить для тестирования бесплатную пробную версию на небольшую выделенную группу от 3 до 10 сотрудников и в течение 2-4 недель стараться использовать SaaS подписку для решения типовых бизнес-задач. Как итог, собрать мнения пользователей и ИТ-специалистов об этом продукте.

3. Сравнение итогов тестирования по нескольким различным сервисам между собой в разрезе функциональности, удобства и стоимости тарифных планов. Уточнить наличие возможности оперативного и бесшовного уменьшения или увеличения количества пользователей, а также перехода между тарифными планами.

4. Выбор и приобретение минимально необходимого тарифного плана или набора тарифных планов. В случае сомнений в правильности выбора лучше брать помесячную подписку. Если же решение окончательное, помните, что при оплате за год обычно есть дополнительная скидка.

5. Стратегия выхода. И все же крайне важно иметь стратегию выхода, которая обеспечивает безопасное извлечение и передачу данных в случае необходимости смены поставщика или прекращения использования услуги.

Фундаментальные ошибки

Одна из фундаментальных ошибок в выборе облачного софта — подбор решения на основе субъективных факторов вместо фактических потребностей бизнеса. Он часто основывается на первом впечатлении, которое сложилось у специалиста, принимающего решение, о SaaS-продукте.

Другая распространенная ошибка — выбор в пользу наиболее дорогого плана с большим количеством функций, исходя из предположения, что он наверняка включает все необходимые возможности. Заказчик не беспокоится о переплате, но спустя некоторое время выясняется, что многие «дорогие» функции так и остаются неиспользованными до конца срока подписки.

Также встречается ситуация, когда выбранное облачное ПО не соответствует специфике деятельности компании. Например, может потребоваться решение для взаимодействия с клиентами или поставщиками, в то время как выбранный сервис ориентирован на внутреннее использование. Адаптация такого решения под нужды компании может потребовать дополнительных затрат или подключения более дорогого плана.

Что поможет перестраховаться от подобных ситуаций?

Стандартная (и лучшая) практика здесь — это демо-версии или пробные периоды использования облачного ПО. Ознакомительная версия, как правило, полностью функциональна и доступна в течение двух недель или месяца, что позволяет в достаточной степени понять функционал и возможности сервиса. 

Привлекайте к тестированию облачного решения нескольких специалистов —  важно ознакомить с сервисом несколько пользователей, чтобы получить обратную связь о его функционале, удобстве и доступности. Более того, когда потребуется масштабирование облачного решения на всю компанию, уже будет сформирована команда, знакомая с особенностями сервиса и умеющая им пользоваться.

Идеально для тестирования привлечь сотрудников из различных департаментов, которые сотрудничают в рабочих процессах. Это позволит оценить работу программы в реальных условиях и подготовить компанию к полноценному переходу на облачный сервис. Включение в группу тестирования одного из руководителей отделов послужит хорошим примером и стимулом для остальных сотрудников.

Получив обратную связь от «тестовой команды», можно будет понять, насколько выбранное программное решение отвечает корпоративным нуждам и ожиданиям персонала. Это даст возможность адаптировать тарифные планы в зависимости от потребностей различных категорий работников.

Важно понимать, что разным специалистам, занимающимся различными задачами, необходимы разные функции. Некоторым работникам достаточно будет базового функционала, в то время как другим потребуются более продвинутые опции. Основным критерием при выборе должна стать функциональность, которая минимально необходима для выполнения поставленных задач.

Также следует помнить, что одним из главных преимуществ SaaS-решений является гибкость в комбинировании различных подписочных планов в рамках одной организации.

По итогам теста в рамках ознакомительного периода не обязательно покупать подписку на ПО сразу на длинный срок: еще одним сценарием безопасного использования может стать первичная покупка облачного продукта на минимально установленный провайдером срок. 

Бэкап не помешает 

Наконец, при работе с любым SaaS-продуктом важно позаботиться о резервном копировании накопленных в процессе его работы данных. Хотя облачный провайдер обеспечивает доступ к софту в рамках подписки, ответственность за сохранность информации лежит на заказчике. 

Один из вариантов упростить этот процесс — приобрести решение BaaS (бэкап как услуга) от того же провайдера. Желательно начинать использовать такие сервисы уже на стадии пробной версии, учитывая, что многие компании после тестирования переходят к платному использованию ПО. Отмечу, что сторонний облачный сервис для целей бэкапа будет все же предпочтительнее.

Также важно удостовериться, что сервис резервного копирования позволяет как полное, так и выборочное восстановление данных — до уровня отдельного файла или сообщения. Это особенно ценно, поскольку в стандартных SaaS-решениях удаленные данные обычно сохраняются в корзине не более 30 дней.

По возможности стоит задействовать локальные ресурсы компании для резервного копирования. 

*** 

SaaS-продукты стали неотъемлемой частью современного бизнеса. Однако успешное использование SaaS требует внимательного управления подписками, чтобы получить максимум пользы и избежать ненужных затрат. 

В целом, грамотное управление подписками на SaaS-продукты не только повышает операционную эффективность, но и обеспечивает гармоничное сочетание технологических инноваций и безопасности, необходимых для успешного развития бизнеса в цифровую эпоху.