РБК Компании

Как крупная аптечная сеть ушла от ручной обработки 500 документов в день

Автоматизировав систему первичной документации, компания сократила трудозатраты и время сотрудников на 30% и избавилась от ошибок в документах
Как крупная аптечная сеть ушла от ручной обработки 500 документов в день
Задача

Автоматизировать процесс обработки первичной учетной документации: вместо ручного ввода настроить автоматическое заполнение реквизитов и других полей документов; настроить процесс согласования и переадресации документов на ответственных сотрудников; сделать интеграцию с системой 1С: Управление Холдингом, которую использует компания.

Причина

Аптечная сеть, входящая в топ-10 по России, столкнулась с необходимостью автоматизировать систему первичной учетной документации (ПУД). Ежедневно сотрудникам приходилось вручную вбивать в систему данные по 300-500 документам и затем отправлять их на согласование в бухгалтерию по электронной почте. Все это занимало огромное количество времени и приводило к большому числу ошибок в документации.

В компании уже была установлена система 1С:Документооборот, но для автоматизации ПУД нужно было разработать дополнительные функции. Для этого аптечная сеть обратилась к ИТ-интегратору «Фобизнес».

Чтобы ввести документ в 1С, сотруднику нужно было зайти в соответствующий раздел системы, создать карточку документа, заполнить нужные данные. Если одновременно поступало 10 разных документов от одного контрагента, каждый приходилось оформлять отдельно. При объемах ПУД до 500 документов в день это отнимало большое количество времени.

Чтобы решить эту задачу, «Фобизнес» встроили в 1С обработку, которая автоматически подтягивала нужные реквизиты из связанных документов. Исчезла необходимость вводить данные по одному и тому же контрагенту для каждого документа: теперь они заполняются системой.

Это сильно ускорило заведение документов и исключило ошибки, которые часто случались при ручном заполнении. А поскольку процесс сильно упростился, вместо финансовых аналитиков документы в систему начали вводить менеджеры отделов. Это разгрузило в первую очередь самих финансовых аналитиков.

Вторым этапом работы стала настройка маршрутизации при согласовании документов. Раньше документация отправлялась в бухгалтерию по электронной почте. За разные статьи затрат в бухгалтерии отвечали разные специалисты, поэтому документы приходилось рассылать по множеству адресов. 

«Фобизнес» настроили автоматическое перенаправление документа на нужного сотрудника. Для этого в систему добавили все роли и для каждой настроили условие, проверяющее статью затрат из документа. Теперь менеджеру достаточно ввести документ в систему, чтобы ответственному бухгалтеру пришла задача на согласование. 

Увидев ошибку в документе, бухгалтер может просто пометить документ как несогласованный и указать причину в комментарии — после этого задача на исправление автоматически уйдет менеджеру. Иначе говоря, бухгалтеру больше не нужно вспоминать, кто из сотрудников принес ему документ и связываться с ним с просьбой переделать.

После согласования документ автоматически регистрируется в системе, после чего так же автоматически создается документ-поступление в системе 1С: Управление Холдингом. 

Результат

Автоматизация позволила сократить трудозатраты сотрудников на ввод первичной учетной документации на 30%, количество ошибок снизилось на 70%. Время специалистов бухгалтерии на проверку и согласование ПУД уменьшилось на 50%. Контроль исполнения задач для руководителей департамента бухучета стал эффективнее на 85%.

Интересное:

Новости отрасли:

Все новости:

Профиль

Дата регистрации26.11.2007
Уставной капитал10 000,00 ₽
Юридический адрес Г.Москва МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ОКРУГ МОСКВОРЕЧЬЕ-САБУРОВО Ш КАШИРСКОЕ 66 КОРПУС 2
ОГРН 1077762932400
ИНН / КПП 7709767240 772401001
Среднесписочная численность17 сотрудников

Контакты

Адрес Россия, г. Москва, ул. Одесская, д. 2, БЦ «Лотос», Башня В
Телефон +74951347222

Социальные сети