5 ошибок в работе с китайскими поставщиками и как их предотвратить

Сотрудничество с Китаем — перспективное направление для развития и масштабирования бизнеса. Однако, чтобы избежать ошибок, которые могут ударить по бюджету компании, необходимо уделять внимание деталям, знать тонкости китайского рынка, юридические аспекты и менталитет местных поставщиков.

Рассмотрим самые частые ошибки:

1. Отсутствие четкого технического задания для поставщика

Во избежание недоразумений, получения некачественной продукции и несвоевременных поставок важно на этапе переговоров составить для поставщика подробное техническое задание. На основании этого документа будет строиться сотрудничество. Кроме того, техническое задание помогает оценить затраты времени и ресурсов на проект и планировать работу, контролировать все этапы и избежать превышения сроков и бюджета.

Как подготовить техническое задание:

• Опишите товар в мельчайших подробностях — размер, цвет, материал, объем, технические характеристики и т.п. Чем точнее вы опишете требования, тем меньше вероятность недоразумений. Проверьте не включен ли товар в санкционный список.
• Определите стандарты качества, которые должны быть соблюдены, и необходимый пакет документов для отгрузки и получения товаров в РФ (паспорта качества, сертификаты соответствия, если они необходимы).
• Подробно опишите, как товар должен быть упакован, маркирован и помечен, что поможет избежать повреждений при транспортировке и упростит процедуру таможенного оформления.
• Определите сроки поставок и их частоту. Согласование этих параметров с поставщиком поможет избежать задержек и недостатка товара.

Если вы не ограничиваетесь одной партией товара и вам необходимо осуществлять поставки с определенной периодичностью, важно помнить о поддержании постоянного потока и уведомить заранее об этом поставщика. Стабильное наличие продукции предотвратит потерю клиентов из-за недостатка товара.

2. Отсутствие финансовой модели сделки

Разработка надежной финансовой модели по каждой сделке включает анализ и оценку всех затрат, связанных с доставкой товаров, таможенным оформлением и другими необходимыми процедурами.

Что необходимо учитывать при расчете себестоимости товаров:

• Стоимость товара и производственные расходы. Включают затраты на сырье, материалы, оплату труда, энергию и другие ресурсы, необходимые для изготовления товара.
• Транспортные и логистические расходы. Включают расходы на доставку товара из места производства в пункт назначения, включая грузоперевозку и хранение на складе.
• Таможенные сборы и налоги. Оплата пошлин, налогов и сборов при импорте товаров. Эти затраты могут варьироваться в зависимости от страны и видов товаров.

От кода ТН ВЭД (товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности) зависит то, какую пошлину вы заплатите помимо 20% НДС, и какой сертификат для этого товара нужен. А таможенный сбор зависит от стоимости товара. 

• Дополнительные издержки. Здесь необходимо учесть комиссии платежных систем или комиссии агентам за оплату в Китай (если вы это делаете через посредников), страхование, консультационные услуги и другие дополнительные расходы.

Финансовая модель сделки поможет оценить не только стоимость товара, но и картину в целом — какие дополнительные расходы вам придется понести.

3. Работа с ненадежным поставщиком

В текущих условиях и жестких санкциях со стороны Запада важно сотрудничать с надежными, проверенными поставщиками. Это поможет минимизировать риски, связанные с качеством товара и гарантийными обязательствами.

Как проверить поставщика?

• Внимательно изучите сайт поставщика. Зачастую сайты на китайском языке принадлежат производителям, на русском и английском — посредникам. Название компании на сайте должно совпадать с данными, которые представлены на торговых площадках. Профессиональные посредники могут использовать название компании, которое звучит как производитель. Изучите отзывы клиентов.
• Запросите у поставщика документацию: экспортную лицензию, лицензии на ведение бизнеса, патенты (при наличии), сертификаты происхождения товара.
• Запросите банковские реквизиты и убедитесь, что счета находятся в банках на материковом Китае, а не в офшорных зонах. Это поможет избежать недоразумений после оплаты.
• Связывайтесь напрямую с поставщиками, чтобы получить дополнительную информацию: год основания и оборот компании, объем производства, минимальная партия и возможность заказа образцов, на каких условиях сотрудничают и другие моменты.
• Посетите производство, если есть такая возможность, или офис торговой компании.

4. Несвоевременный заказ сезонного товара

Подготовка к сезону требует времени и тщательного планирования. Сезонный товар нужно заказывать заблаговременно. Почему?

• Производство может занять значительное время, прибавьте к этому логистику, таможенные процедуры, возможно, могут возникнуть сложности с оплатой, что в текущей ситуации вполне реально. И в связи с высоким спросом, товар может закончится у поставщика.
• Товары при отправке из Китая могут задерживаться на таможне или в пути из-за непредвиденных обстоятельств. Поздний заказ не даст вам достаточного времени на решение проблем.
• Спешка может привести к снижению качества продукции, так как поставщикам будет не хватать времени на тщательную проверку и исправление дефектов.
• В пиковые периоды ваш груз могут задержать на различных этапах доставки. 
• Вы можете выбрать более быстрый способ доставки, однако это повлечет за собой дополнительные затраты. А в период высокого спроса нет гарантии соблюдения даже этих сроков. Обычно все транспортные каналы перегружены, и это влияет на оперативность доставки.

Что делать?

Планируйте сезон задолго до его начала, изучите календарь праздников в Китае. Например, Китайский новый год выпадает на 29 января 2025 года. И официальные выходные продлятся с 28 января по 3 февраля. Фабрики приостанавливают работу за 5-7 дней до праздника. Чем больше предприятие, тем дольше сотрудники в отпуске. Получить и отправить в этот период товары практически нереально. Торговые посредники и службы доставки начинают закрываться в последнюю неделю января. Грузы могут задержать до конца праздников. 

Анализируйте требования рынка, прошлые продажи и прогнозируйте спрос, обсудите с поставщиками сроки производства, доставки и таможенного оформления. 

Учтите возможные задержки. Разработайте план закупок и начните заказывать товары заранее. Заложите время на решение непредвиденных проблем.

5. Рассылка запроса на поиск товара в Китае разным поставщикам

Когда на завод приходит одинаковая заявка от разных агентов-покупателей. В России — это нормальная практика, получить несколько предложений и выбрать лучшее. Однако китайцы воспринимают это как неуважение. Они не любят, когда их пытаются продавить по цене таким образом и в большинстве случаев прекращают общение. Поэтому лучше проводить переговоры и решать вопросы через одного посредника или для поиска более выгодных условий обратиться на другие заводы.

Устранение этих ошибок поможет наладить взаимодействие с китайскими поставщиками и обезопасит бизнес.