Бизнес растет, а порядок хромает: 5 признаков проблем в структуре

Предприниматели любят рост: больше клиентов, больше доходов, новые филиалы. На первый взгляд компания процветает. Однако часто собственники путают рост выручки с порядком — раз деньги идут, значит, «бизнес прет как трактор» и все хорошо. Увы, финансовый успех сам по себе не гарантирует, что внутри компании нет хаоса.

Пока рынок на подъеме, бардак в процессах может оставаться незамеченным. Но стоит внешним условиям ухудшиться, и слабая организация мгновенно дает о себе знать: первыми в кризис гибнут те фирмы, где до кризиса царил беспорядок. Чтобы не доводить до беды, важно вовремя распознать «звоночки» надвигающегося организационного хаоса. Ниже — пять характерных признаков, что в структуре быстрорастущей компании назрели проблемы и пора наводить порядок.

Признак 1. Организационная структура превратилась в лабиринт

По мере роста компании ее оргструктура разрастается и запутывается. Появляются лишние звенья и странные связи, и вот уже схема подчиненности выглядит сложнее, чем карта метро. Никто толком не понимает, кто кому подчиняется и кто за что отвечает. В результате задачи либо дублируются, либо вообще выпадают из поля зрения.

Приметы такого беспорядка:

• Двойное подчинение: некоторые сотрудники умудряются иметь двух начальников и работают сразу на несколько отделов. Например, менеджер одновременно числится и в отделе продаж, и в отделе маркетинга — неудивительно, что его разрывает между противоречивыми задачами.
• Совмещение несовместимых ролей: люди носят несколько «шляп» сразу. Встречаются настоящие «кентавры» — скажем, логист, он же финансовый директор, или директор по развитию, совмещающий должность главного инженера и HR-менеджера. Подобные фигуры возникают, когда не хватает ресурсов, но в итоге один человек распыляется на множество задач.
• Размытые обязанности: нет четких регламентов, зона ответственности каждого не определена. В итоге все заняты всем понемногу — и как будто ничем важным. Недаром говорится: у семи нянек дитя без глаза — при размытых обязанностях некому отвечать за результат.

В такой ситуации директор превращается в вечного арбитра и «затыкающего все дыры». Дверь его кабинета не закрывается: руководители то по одному, то группами ходят к шефу разруливать конфликтные вопросы, потому что сами договориться не могут. Более того, к нему бегут по любому чиху — от подписания каждой накладной до починки сломанного офисного стула. Он становится единственным связующим звеном между разрозненными подразделениями. Если вам знакома эта картина — оргструктура явно вышла из-под контроля, и без ее перестройки не обойтись.

Признак 2. Финансовый хаос: деньги исчезают в отчетах

Еще один тревожный сигнал — беспорядок в финансах компании. Бизнес вроде бы приносит доход, но деньги постоянно куда-то утекают. В отчетах зияют дыры: цифры не сходятся, рентабельность непонятна, а отдельные транзакции и вовсе теряются из виду. Собственник перестает понимать, куда уходят заработанные средства, и может обнаружить проблему слишком поздно — когда денег не окажется на счету в нужный момент.

Что указывает на финансовый хаос:

• Постоянный кассовый разрыв: несмотря на рост выручки, на счетах хронически не хватает денег то на налоги, то на закупки. Типичная ситуация: нужно покупать материалы, а средств нет — аванс от клиента внезапно ушел на другой проект или покрытие долгов. Порой владелец лично дает указание бросить деньги на новую идею, волевым решением залезая в кассу предприятия. В итоге основные операции недофинансированы, и компания живет в режиме авралов и латания финансовых дыр.
• Хаотичные внутригрупповые займы: подразделения или связанные фирмы бесконтрольно ссужают деньги друг другу, чтобы затыкать дыры в бюджете. Займы заключаются и продлеваются, а возврат никто не контролирует — по сути, средства перекочевывают из одного кармана в другой и пропадают. Такое «переливание из пустого в порожнее» искажает финансовую картину: сложно сказать, какая часть прибыли реальна, а какая осела в бесплодных взаиморасчетах.
• Медленные и недостоверные отчеты: чтобы понять текущее положение дел, руководству приходится танцевать с бубном вокруг бухгалтерии. Сводные цифры готовятся неделями, каждый филиал выдает данные в своем формате. Итог — руководство как в тумане, не видит реальной прибыли и не может быстро принимать решения. Если для получения ключевых показателей вам предлагают подождать пару недель или сформировать специальный отчет в 1С, значит, учет явно пущен на самотек.

Когда финансы непрозрачны, риски растут в разы. Глава компании оказывается похож на водителя, который ведет машину ночью без фар: скорость растет, а что впереди на дороге — не видно. Рано или поздно такой стиль управления приведет к аварии.

Признак 3. Активы разбросаны, ответственность размыта

Материальные активы компании живут своей жизнью — никто не уверен, где и в чьем ведении находятся ключевые средства. Если спросить: «Какой собственностью мы владеем, где она числится и кто за нее отвечает?» — в ответ тишина или долгие поиски. Это явный индикатор проблем со структурой.

Что настораживает:

• Все на одном (или не том) балансе: оборудование, недвижимость, транспорт оформлены хаотично — либо скопом записаны на одного человека (например, на самого учредителя), либо раскиданы по разным юрлицам с разными владельцами. Границы между личным имуществом собственников и активами бизнеса стираются. В итоге непонятно, чем владеет сама компания, а что только арендует или берет «попользоваться» у учредителя.
• Нет «хранителей» активов: не назначены ответственные за сохранность имущества. Никто не ведет толкового учета, сколько у фирмы основных средств и в каком они состоянии. Тревожный симптом — когда пропажа оборудования обнаруживается случайно, и виноватых не найти. Это значит, что система контроля активов отсутствует.
• Риски утраты и конфликтов: при неясных правах собственности на ресурсы растут юридические и управленческие риски. Например, если ключевой станок записан на отдельное ООО, принадлежащее бывшему партнеру, то при разрыве отношений вы рискуете остаться без критически важного оборудования. Аналогично, когда бизнес «сидит» в помещении, оформленном на физлицо, не связанное долгосрочным договором, — в любой момент можно лишиться площадки. Размытая структура владения — питательная среда для конфликтов и потери активов.

Если активы размазаны по разным углам, а у руководства нет единой картины их учета — пора бить тревогу. Бизнесу необходим единый центр ответственности за имущественный комплекс, иначе он стоит на глиняных ногах.

Признак 4. Отсутствие единой системы: каждый делает все по-своему

В компании нет единых правил игры — ни в учете, ни в рабочих процессах. Каждый филиал, отдел или юридическое лицо действует по собственным стандартам. Что это означает на практике? Полный разнобой:

• Различные системы учета: одно подразделение ведет бухгалтерию в 1С, другое — в Excel, третье — вообще «в тетрадке». Методика учета и отчетности не унифицирована. Каждый считает показатели по-своему, поэтому свести данные вместе — целое расследование.
• Несогласованный документооборот: информация между отделами передается кое-как. Производство шлет в штаб-квартиру данные когда и как придется — хоть по электронной почте, хоть устно на совещаниях. В результате решения принимаются на основе устаревших или неполных сведений. Оперативного обмена данными нет, вместо системы — сплошная импровизация.
• Разные бизнес-процессы: отсутствуют единые регламенты. Например, каждое подразделение по-своему утверждает бюджеты, закупает материалы и нанимает сотрудников. Никакого централизованного управления фактически нет — головной офис не обладает реальными рычагами контроля. Это затрудняет планирование и координацию: пока все созваниваются и переписываются, уходит время и упускаются возможности.

Такая нестройность напоминает оркестр без дирижера: каждый музыкант играет свою мелодию, и какофония нарастает по мере увеличения коллектива. Если узнаете себя — пора вводить единые стандарты и объединять ключевые процессы под общим управлением.

Признак 5. Постоянные «сюрпризы» и пожарный режим работы

Когда структура и учет не налажены, бизнес превращается в минное поле — проблемы всплывают неожиданно и сбивают планы. Управление идет в режиме перманентного тушения пожаров. Вот несколько признаков:

• Авралы вместо планов: задачи выполняются в последний момент, графики срываются, команда привыкает работать в режиме «кризис 24/7». Например, клиент ждет отгрузку завтра, а на складе путаница — приходится в панике наверстывать упущенное. Постоянная суета говорит о том, что процессы не выстроены как следует.
• Повторяющиеся ошибки: одни и те же сбои случаются снова и снова. Руководство двадцать первый раз дает одинаковые указания, но «воз и ныне там». Если вы в N-ный раз объясняете очевидные вещи, а сотрудники все равно наступают на те же грабли — значит, нет системы разбора полетов. Организация не учится на своих промахах, хаос пускает корни.
• Непрогнозируемые риски и издержки: бизнес постоянно ловит неприятные сюрпризы — прилетают внезапные штрафы, налоговые доначисления, претензии от партнеров. Например, из-за неструктурированного холдинга налоговая может расценить внутригрупповые займы как схему ухода от прибыли и выставить счет. Или всплывет старая задолженность забытого филиала, о которой центр даже не знал. Когда неприятности валятся как снег на голову, очевидно: риски не оцифрованы и неуправляемы.

В итоге стратегическое развитие страдает — руководство занято латанием дыр, а не движением вперед. Если каждую неделю случается новый «сюрприз» вместо плановой работы, — компания захлебывается в неорганизованности.

Как навести порядок: шаги к эффективной структуре

Хорошая новость: хаос — не приговор, его можно преобразовать в порядок. Вот несколько ключевых мер, которые помогут вернуть компании управляемость:

• Создайте единый центр управления (управляющую компанию). Выделите головную структуру, которая сосредоточит функции стратегического планирования и контроля. Это развяжет руки операционным дочерним компаниям, избавит их от лишней бюрократии и одновременно обеспечит единство политики и целей группы.
• Разделите владение активами и операционную деятельность. Защитите ключевые ресурсы: оформите имущество на специализированные компании-«хранители» или на саму управляющую компанию. Операционные подразделения пусть арендуют и используют активы, а владеет и отвечает за них отдельная структура. Так вы избавитесь от путаницы с собственностью и обезопасите активы от потерь.
• Внедрите единый центр учета и финансов. Перейдите на единую систему бухгалтерского и управленческого учета для всей группы. Разработайте общую методологию — единый план счетов, формат отчетности и перечень ключевых показателей. Желательно использовать общее ПО (ERP-систему либо единую базу 1С) для консолидации данных. Тогда руководству не придется гадать, где чьи цифры — появится прозрачная картина по всей компании.
• Стандартизируйте бизнес-процессы. Введите корпоративные регламенты: единый порядок бюджетирования, типовые процедуры закупок, стандарты обслуживания клиентов и т.д. Настройте четкий документооборот между подразделениями — информация должна двигаться быстро и по понятным каналам, а не теряться в переписке. Чем больше компания, тем важнее регламентировать взаимодействие — это «нервная система» бизнеса.
• Оптимизируйте оргструктуру и распределение ролей. Проведите ревизию штатного расписания и схем подчинения. Уберите дублирующие звенья, исключите случаи двойного подчинения. Закрепите за каждым подразделением и должностью четкие функции и показатели эффективности (KPI). Добейтесь, чтобы у каждого сотрудника был один непосредственный руководитель и понятная зона ответственности. Это повышает личную ответственность и устраняет «белые пятна», когда задачи провисают без хозяина.
• Делегируйте и усиливайте команду. Собственнику важно выйти из режима ручного управления и доверить операционное руководство профессионалам. Назначьте сильного исполнительного или финансового директора для ежедневного контроля — как советуют эксперты, «нанимайте профессиональных управленцев». Сфокусируйтесь на роли стратегического лидера, а текучку передайте опытным менеджерам среднего звена. Также имеет смысл пригласить внешних консультантов для аудита системы управления — свежий взгляд быстро выявит слабые места.
• Наладьте планирование и контроль рисков. Перейдите от реагирования к упреждению: введите регулярное финансовое планирование (бюджеты, кассовые планы, контроль исполнения). Постройте систему управленческой отчетности — ежемесячно сводите ключевые показатели и анализируйте отклонения. Создайте реестр рисков: оцените налоговые, правовые и операционные угрозы и снижайте их заранее. Ни одна «взрослая» компания не обходится без такого контура учета и контроля.

Например, одному холдингу, о котором шла речь выше, помогла комплексная реорганизация. Из почти 90 разрозненных юрлиц осталось 12 ключевых компаний, сгруппированных по дивизионам. Появилась единая управляющая компания и централизованный финансовый центр. Были выделены фирмы-владельцы активов, а производственные предприятия сосредоточились на своих операциях. Единый центр учета с общей методологией наладил прозрачную отчетность, а потоки информации между производством и управлением стали быстрыми и регулярными.

Главное — не тянуть до последнего. Многие владельцы, увлеченные ростом, пропускают момент, когда бардак начинает разрушать бизнес изнутри. Наводить порядок лучше превентивно, пока компания уверенно растет и у вас есть ресурс на изменения. Тогда реформы пройдут легче и быстрее дадут эффект. Зато потом вы сможете вздохнуть свободнее. Вместо хаоса — слаженная, предсказуемая машина бизнеса, которой вы управляете, а не которая помыкает вами. Как говорил Стив Джобс, «простота сложнее, чем кажется» — но она того стоит. Наведя порядок, вы сохраните контроль над компанией и создадите прочный фундамент для дальнейшего роста.