IT-аутсорсинг: как передавать работу подрядчикам

На связи Александр Погребняк, управляющий директор в компании IceRock. За 10 лет разработки мобильных приложений мы не только исполняли роль подрядчика, но и сами искали субподрядчиков для задач клиента, которые не могли выполнить самостоятельно.

Я поделюсь опытом, как делегировать задачи, чтобы сократить риски в разработке, и расскажу, на что обращать внимание при выборе IT-подрядчика.

В каких случаях стоит делегировать работу подрядчикам

Делегировать задачи субподрядчикам имеет смысл в двух ситуациях:

1. Команде не хватает ресурсов. Так может быть, если у заказчика большой проект, и в команде не хватает специалистов, чтобы уложиться в сроки. Тогда приходится увеличивать команду за счет аутсорса.
2. Команде не хватает компетенций для определенной задачи. Например, мы не программируем на Python или Ruby, поэтому для этих задач ищем подрядчика. К компетенциям можно отнести любые языки или фреймворки, которые не знакомы команде или на освоение которых нет времени.

Чтобы проконтролировать наем нового подрядчика, некоторые заказчики сами идут искать кандидатов. Но в этом случае вы не сможете заранее проверить их компетенции и договориться о внутренних процессах разработки. Заказчик при выборе опирается на свои критерии, например на цену, и может неправильно расставить приоритеты. Поэтому, с нашей точки зрения, оптимальный вариант — найти и посоветовать своего подрядчика.

При этом заказчик не во всех ситуациях готов брать третьих лиц в свой проект: новый исполнитель — это дополнительная бумажная волокита и отсутствие гарантий по сравнению с проверенным основным исполнителем. Если заказчик не готов к аутсорсу, можно предложить решить задачу с помощью вашего технологического стека или увеличить сроки, если речь идет о нехватке рук.

Если вы не сможете решить новую задачу вашим технологическим стеком, важно напрямую сказать это клиенту. На кону репутация.

Иногда заказчик отказывается от субподрядчика уже в процессе разработки. Так происходит, если изначально был оговорен один пул задач и технологий, но в процессе разработки выяснилось, что клиент захотел добавить новую фичу, для которой нужен другой специалист. Если клиент отказывается от стороннего исполнителя, можно предложить решить задачу с помощью той технологии, которой вы владеете. Для разработки это большой плюс: снижаются риски, нет разброса задач по разным командам. Но если вы не сможете решить новую задачу вашим технологическим стеком, важно напрямую сказать это клиенту. На кону репутация.

Как найти нужного подрядчика

Наем подрядчика происходит в два этапа: поиск и отбор кандидата.

Поиск. Искать следует сначала по рекомендациям или через внутренний нетворк разработчиков — своего рода профессиональный клуб, в котором можно выбрать исполнителя по необходимым компетенциям. Иногда ищут подрядчика во внешних источниках. Тогда следует обратить внимание на рейтинги, отзывы и опыт.

Отбор. На этом этапе важно узнать как можно больше информации о кандидате: опыт, скилы, в каких проектах участвовал, какие есть ограничения и как он видит процесс взаимодействия. Последнее особенно важно: если формат работы двух команд не будет совпадать, то проект может не получиться из-за проваленных сроков или плохого качества работы. Например, в части проектов работать нужно спринтами, и при выборе кандидата смотреть, чтобы он тоже работал ранее по гибким методам.

Как передать задачу, чтобы работа была сделана качественно и в срок

Передавать задачи нужно так, как хотели бы, чтобы их передавали вам. Среди информации, которую нужно передать, есть обязательные пункты:

1. Техническая документация, где описано, как работает продукт.
2. Дизайн проекта, то есть то, как продукт должен выглядеть.
3. Сопутствующая документация. Например, если это мобильный клиент, то нужен API и серверная документация.

Также необходимо подробно составлять и разбирать техническое задание, чтобы снизить риск сделать проект не в срок или некачественно. Если плохо составить техническое задание, видение заказчиком и исполнителем конечного результата может разойтись, и тогда проект придется переделывать.

Во время работы необходимо дополнительно управлять процессом. Для этого старайтесь работать итерациями и контролировать каждый этап. В качестве инструментов управления используйте промежуточные отгрузки, промежуточный контроль и обсуждение с технической командой процессов и фич, которые реализуются.

Как обезопасить проект и конфиденциальную информацию

Обязательно оформляйте юридическую документацию:

1. В договоре с заказчиком должно быть прописано, согласен ли он на привлечение подрядчиков со стороны. Если письменное разрешение есть — переходим к пункту 2.
2. Соглашение о неразглашении данных с субподрядчиком должно быть идентичным тому, которое вы подписали с заказчиком. Там вы исключаете юридические лазейки для недобросовестного исполнителя и возможную утечку информации.
3. С субподрядчиком нужно оформить договор об оказании услуг. При этом вы будете выступать в роли заказчика.

По моему опыту, лучше работать с организациями, чем с фрилансерами. Работая с юридическим лицом, вы застрахованы от того, что подрядчик пропадет без предупреждения или устанет от формата работы. Иногда можно нанимать удаленных специалистов, но только на фултайм: так сотрудник будет на связи, и мы сможем быстро и эффективно согласовывать работу. Когда проект заканчивается, удаленный сотрудник может перейти в штат, если готов выполнять базовые задачи фултайм, а специфические навыки применять, если они будут нужны в следующих проектах.

Что делать, если подрядчик подвел

Ответственные и компетентные подрядчики часто возвращаются в новых проектах. Так мы уже второй год сотрудничаем с фронтенд-командой. Это выгодно всем: заказчику, нашей команде и подрядчику. Заказчик получает проверенного субподрядчика, мы уже знаем, как работает исполнитель, и проще налаживаем рабочие процессы, а подрядчик получает стабильного клиента.

Но бывает и негативный опыт. Часто это связано именно с неудачным делегированием: когда отдаешь задачу подрядчику, а он затягивает сроки. При этом заказчик спрашивает результат с основной команды. Тогда приходится в сжатые сроки решать задачу. Если у нас есть необходимые компетенции, мы сами доделываем работу, чтобы не подвести клиента. Если скилов нет — приходится налаживать процессы с подрядчиком. Узнаем, есть ли у него необходимые ресурсы и какие есть сложности, ищем компромиссы. Если подрядчик пропал — идем к заказчику и честно признаемся, в чем проблема, предлагаем альтернативное решение.

Избежать плохой работы подрядчика в ста процентах случаев невозможно. Но можно подстраховаться.

Избежать плохой работы подрядчика в ста процентах случаев невозможно. Например, кто-то из команды подрядчика может внезапно уволиться, и тогда все внутренние процессы будут нарушены. Но можно подстраховаться. 

Подход, который помогает избежать неприятных ситуаций в процессе работы:

1. Проводите тщательнее отбор кандидатов: устраивайте собеседование, опирайтесь на рейтинг разработчика и на рекомендации профессионального сообщества.
2. Сразу договаривайтесь о процессах: прописывайте и проговаривайте этапы и принципы работы, работайте по процессам, налаженным в команде.
3. Если есть нужные компетенции, стройте архитектуру проекта: компоненты, библиотеки, промежуточные отгрузки. Когда архитектура построена и команда начала работу — начинайте контролировать, ревьюить, смотреть промежуточные отгрузки и исходники.
4. Если компетенций нет — нанимайте эксперта, который разбирается в стеке. Например, для нашей команды мы нашли эксперта в Flutter для стороннего ревью-аудита решения, которое дает подрядчик.
5. Иногда можно найти два исполнителя на задачу. Но это не всегда эффективно. Иногда это повышает производительность, но если команды не могут между собой договориться, такой подход, наоборот, усложнит работу.
6. Заключайте контракт на субподряд с юридическими лицами или с проверенными фрилансерами на фултайм.

Выбор подрядчика — это сложный процесс, в котором нужно обращать внимание на ряд факторов: экспертность, подход к работе и ответственность. Важно заранее проанализировать все факторы и продумать взаимодействие с исполнителем на всех этапах, чтобы сделать работу качественно и в срок.