От СЭД к SRM: оптимизация процессов согласования документов

Сегодня едва ли можно представить компанию, которая не использует систему электронного документооборота (СЭД) в своей деятельности. В современных условиях, где скорость принятия решений и эффективность работы с документами играют ключевую роль, СЭД становится неотъемлемой частью корпоративной инфраструктуры для компаний самого разного масштаба.

Большинство компаний для автоматизации процессов закупок, в том числе по 223-ФЗ, используют функции нескольких систем, например: SRM — для управления поставщиками и проведения закупочных процедур, ERP — для управления деятельностью компании и СЭД — для осуществления электронного документооборота. Такой набор функциональных возможностей позволяет эффективно реализовать большинство методологий и закупочных стратегий.

Любая процедура закупки обязательно включает в себя процесс согласования и подписания документов. Это могут быть заявки, планы, закупочная документация, договоры и многое другое. Как правило, этот процесс включает большое количество разнообразных участников и может содержать сложные маршруты и цепочки согласования. Поэтому эффективное функционирование процессов согласования документов критически важно для обеспечения бесперебойной работы бизнеса. Задержки или проблемы в согласовании документов могут негативно сказаться на закупочном процессе компании.

Возможны различные варианты организации процесса согласования используемых в рамках процесса закупок документов:

• согласование документов в СЭД и перенос информации в SRM-систему вручную;
• согласование документов в СЭД и интеграция с SRM-системой;
• согласование документов в SRM-системе.

И хотя отдельные существующие на рынке SRM-системы имеют необходимые возможности для встраивания в ИТ-ландшафт компании и интеграции с СЭД, на наш взгляд, наиболее эффективным вариантом будет полный перевод этих процессов в SRM-систему. Использование для согласования и подписания документов, связанных с закупочным процессом, SRM-системы обеспечит не только все возможности, которые предоставляет любая современная СЭД, но и позволит получить ряд значимых преимуществ. К таким дополнительным преимуществам можно отнести:

Полный цикл процесса

Все этапы согласования, от момента создания документа до его окончательного утверждения, происходят в одной системе, что позволяет контролировать процесс и выявлять возможные проблемы. Это также значительно упрощает взаимодействие, поскольку все необходимые документы находятся под рукой.

Централизованный доступ

Все документы хранятся в одном месте, что облегчает доступ к ним для всех участников процесса и сокращает время на поиск нужной информации.

Соответствие документов на всех этапах

Работа с документами в SRM-системе обеспечивает согласованность и актуальность информации на всех этапах их жизненного цикла. Кроме того, это позволяет обеспечить соответствие документов, которые размещаются во внешних системах (например, на электронной торговой площадке или в Единой информационной системе в сфере закупок). Важным является также то, что печатные формы формируются в системе на основании актуальных документов и данных.

Поддержка сложных процедур согласования

Поддержка многоуровневых и многофункциональных процедур согласования позволяет организовать процесс более гибко и эффективно. Это особенно важно для крупных компаний, где согласование может требовать участия нескольких структурных подразделений или команд. Возможность настройки последовательности согласования, определения ролей и полномочий участников помогает избежать путаницы и ускоряет процесс. При этом автоматизация процесса формирования листов согласования значительно упрощает задачу. В системе можно заранее настроить шаблоны, которые автоматически заполняются необходимой информацией, такой как имена согласующих, даты и статусы.

Применение инструментов управления бизнес-процессами (BPM) позволяет более эффективно работать с потоками задач и информации. Распределение задач между участниками на основе их роли, загруженности или специализации обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников и сокращает сроки. Кроме того, есть возможность легко адаптировать процесс согласования под конкретные нужды компании, добавляя или изменяя этапы по мере необходимости.

На каждом из этапов участники процесса получают уведомления о необходимости действий, что снижает вероятность задержек и держит всех в курсе текущего статуса документа. Также можно настроить напоминания о сроках, что существенно повышает ответственность и дисциплину исполнителей.

Снижение вероятности ошибок и человеческого фактора

Использование единой системы для согласования документов значительно уменьшает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. В процессе согласования также становится возможен контроль документов на соответствие установленным требованиям, таким как внутренние регламенты или законодательные нормы (например, положение о закупках). Кроме того, интеграция с другими системами (например, учетной системой) позволит на этапе согласования проверять наличие финансового обеспечения и другие важные параметры. Автоматизированный контроль снижает риски несоответствия и помогает избежать возможных штрафов или юридических последствий, связанных в том числе с нарушением обязательных требований.

На рынке существуют различные SRM-системы, которые обеспечивают эффективное планирование, выполнение и контроль закупок.

***

В современной SRM-системе имеются необходимые возможности, позволяющие полностью осуществлять процесс согласования документов в рамках всех этапов процедуры закупок, в том числе с использованием листов и маршрутов согласований, маршрутизации задач и рассылки уведомлений, справляясь с построением даже самых сложных и ветвистых маршрутов, в том числе предполагающих запуск параллельных процессов.

Перевод процессов согласования и подписания документов в SRM-систему и эффективная настройка этих процессов позволят не только сэкономить время и силы всех участников, но и сделают период от создания документа до его исполнения полностью прозрачным. Это в конечном счете улучшит процесс управления закупками, сокращая время принятия решений, минимизируя возможные задержки, и повысит общую эффективность всех бизнес-процессов компании.