Аутсорсинг бизнес-процессов: зачем это нужно

При рекордно низкой безработице в 2,6% на российском рынке труда не хватает почти 5 млн человек. Из-за дефицита кадров многие компании не могут нанять нужных специалистов и привлекают подрядчиков — отдают задачи и проекты на аутсорс.

В 2019 году объем рынка аутсорсинга составил $92,5 млрд, и сейчас развивается ускоренными темпами. К 2028 году, по прогнозам Reportlinker, мировой рынок IT-аутсорсинга превысит $700 млрд.

В России, по данным исследования аудиторской компании «Технологии доверия», «айтишники» делегируют только 10% услуг, но рынок уже оценивается в ₽221 млрд. Растет и спрос на аутсорсинг бухгалтерских услуг: в прошлом году объем составил ₽390 млрд.

Разбираемся, какие функции можно передать сторонним компаниям и какие риски стоит учитывать, чтобы не потерять время и деньги.

Что такое аутсорсинг бизнес-процессов

Аутсорсинг (от англ. out — «внешний», source — «ресурс») — это передача функций компании третьей стороне.

Организация не нанимает нового специалиста в штат, а отправляет задачу подрядчику — эксперту или сторонней компании, которая специализируется в этой сфере. 

Обратное явление — выполнение задач инхаус (от англ. in-house — внутри компании, «в доме»).

На аутсорс отдают отдельные проекты и блоки бизнес-процессов. По данным исследования Deloitte Global Outsourcing Survey 2022, подрядчикам передают юридические вопросы (64% компаний), ведение налогового учета (61%), HR-менеджмент (57%) и бухгалтерию (51%).

В IT популярные направления аутсорсинга — обеспечение кибербезопасности, разработка ПО и приложений, поддержка информационной инфраструктуры и внедрение технологий «следующего поколения». Такие услуги востребованы у 78-81% компаний.

Преимущества аутсорсинга

Если компания планирует развиваться и масштабировать бизнес, ей нужны дополнительные ресурсы. Чтобы структура отделов не стала запутанной и компания не «утонула» в операционной работе, часть задач можно делегировать.

Аутсорсинг позволяет:

1. Снизить затраты. По данным исследования Statista, это ключевая причина, почему фирмы делегируют процессы. Можно уменьшить затраты на привлечение и обучение сотрудников, поддержку инфраструктуры и оборудования. Компания платит подрядчику только за объем услуг по договору. Сотруднику в штате придется платить вне зависимости от нагрузки, а специализированные лицензии и подписки часто предлагаются только на долгий срок.
2. Сохранить фокус на основном. Аутсорсинг помогает менеджерам сосредоточиться на профильных задачах, которые приносят прибыль компании. Сотрудники могут улучшать текущие навыки и не осваивать новую сферу с нуля.
3. Получить доступ к экспертам. Deloitte отмечает, что это преимущество важно для 29% компаний. Фирма-подрядчик сотрудничает с несколькими клиентами и выполняет схожие задачи для каждого из них, поэтому постоянно нарабатывает опыт. Ее специалисты знают, как действовать в сложных ситуациях и кризисах.
4. Упростить бюрократию. Передача функций третьей стороне помогает сохранить статус малого предприятия и не регистрировать новые ОКВЭДы. Административной работы тоже меньше: не нужно разрабатывать регламенты и проводить десятки планерок, чтобы согласовать работу нескольких отделов.
5. Быстрее выполнить задачу. Подрядчики могут реализовать проект за меньшее время, а заказчик — равномернее распределить работу, когда поджимают сроки.
6. Внедрить инновации. Профильные компании внимательнее следят за тенденциями отрасли. Это помогает посмотреть на процессы со стороны и предложить современные решения клиентам.

Учтите, что не все функции стоит отдавать на аутсорс. Ключевые задачи нужно оставлять внутри компании и контролировать процессы, которые составляют ядро бизнеса.

Риски аутсорсинга

Несмотря на распространенность, рынок аутсорсинга нуждается в регулировании и доработке правового поля. По мнению экспертов, опрошенных Банком России, это поможет справиться с рисками делегирования.

Потеря контроля

Компания-подрядчик может предоставлять только результаты работы и не показывает процесс, кто и как ее выполняет. Риск повышается, если в договоре не прописано, как стороны согласовывают промежуточные этапы. Если подрядчик в другой стране, на сотрудничество влияют геополитическая ситуация и изменения в международном законодательстве.

Уязвимость

Когда подрядчик отвечает за бизнес-функцию или направление работы, заказчику сложно управлять нештатными ситуациями. Недобросовестная компания может пропустить дедлайн и подвести команду. Если логистикой занимается один оператор, при срыве поставки вряд ли получится оперативно найти нового подрядчика.

Несоответствие ожиданиям

Красоту дизайна, удобство приложения или качество материала каждый понимает по-своему. Когда компания отдает процессы на аутсорс, ожидания могут не совпасть с представлениями подрядчика и результатами.

Утечка информации

Исследование Kaspersky Digital Footprint Intelligence отмечает, что за 2023 год публичными стали 310 млн конфиденциальных данных. Это на 33% больше, чем годом ранее.

Риск разглашения коммерческой тайны повышается, если:

• данные доступны всем сотрудникам фирмы-подрядчика, а не только тем, кто непосредственно работает над проектом;
• информация не шифруется;
• сотрудники не умеют работать с конфиденциальными материалами;
• информация передается по небезопасным каналам и хранится на незащищенных серверах;
• в договоре не прописана ответственность за утечку данных.

Как бы быстро ни распространялся аутсорсинг, если не учесть риски, пострадать может и финансовое положение компании, и ее репутация. Тщательно изучите контрагента, перед тем как заключить договор и передать задачи. Проверить фирму или ИП можно с помощью инструкции РБК Компании.