Как бизнесу измерить эффективность КЭДО

Скорость и точность играют важную роль в бизнесе, поэтому автоматизация кадровых процессов становится не просто желательным, а необходимым шагом. Многие руководители задумываются о внедрении кадрового электронного документооборота (КЭДО), но не до конца понимают, как оценить эффективность системы.

Анастасия Гуц, менеджер по развитию платформы VK HR Tek, рассказала о ключевых показателях, которые помогут посчитать, сколько денег, времени и ресурсов компания экономит за счет внедрения КЭДО.

Трудозатраты специалистов отдела кадров

Работа кадровой службы включает в себя массу рутинных задач: прием на работу, перевод на другую должность, оформление отпусков, разработка локальных нормативных актов, архивирование документов. Это требует значительных временных затрат.

КЭДО почти полностью исключает операции с бумагами: распечатку, подписание, заверение печатью. Не нужно лично взаимодействовать с сотрудниками, контролировать возврат подписанных документов и правильность их заполнения. Таким образом, многие кадровые процессы сокращаются с нескольких дней до нескольких минут.

Что считать. Чтобы оценить эффективность КЭДО, посчитайте, сколько времени кадровый специалист тратил на оформление основных кадровых процессов — например, приема на работу, отпуска, командировки, перевода на другую должность в бумажном виде — и сравните со временем, которое занимает оформление тех же процессов после цифровизации кадрового документооборота.

Расходы на печать, хранение и утилизацию документов

Печать документов, их хранение и утилизация требуют финансовых затрат. Кроме того, необходимость пополнять расходные материалы увеличивает затраты на офисные нужды. Для хранения бумажных документов нужно выделить отдельное пространство. За утилизацией документов с истекшим сроком хранения придется обращаться в специализированные организации.

Электронный документооборот позволяет сократить затраты на бумагу: это не только экономит деньги, но и способствует экологической устойчивости компании. Расходы на печать, хранение и утилизацию документов автоматизация кадровых процессов сводит к нулю. 

Что считать. Чтобы оценить эффективность КЭДО, посчитайте, сколько сэкономили на бумаге, расходных материалах для принтера, обслуживании пространства для хранения документов и утилизации.

Расходы на логистику

Бумажный кадровый документооборот влечет  логистические затраты: сотрудники могут находиться в других регионах, для отправки документов нужно оплачивать услуги почты или курьерских служб. 

Внедрение КЭДО исключает такие расходы: сотрудники получают все необходимые документы мгновенно.

Что считать. Посчитайте, сколько денег компания тратила в год на доставку документов до внедрения КЭДО, а сколько — после внедрения.

Штрафы за несвоевременное ознакомление с документами

Отслеживать статус подписания бумажных документов — трудоемкий процесс: они передаются между подразделениями и сотрудниками и на каком-то этапе могут просто потеряться. Контролировать в таких условиях сроки затруднительно. При этом, если они будут нарушены, работодатель может получить штраф. 

КЭДО позволяет отслеживать процесс ознакомления с документами: с помощью системы можно легко проверить, подписал ли сотрудник нужные документы. 

Что считать. Чтобы оценить эффективность КЭДО, посчитайте количество сотрудников, которые в течение прошлого года не ознакомились с локальными нормативными актами компании в установленные законом сроки, и сумму штрафов, которые могли быть наложены на компанию.

Количество утраченных и испорченных документов

Бумажные документы могут быть случайно утеряны при передаче между сотрудниками или в процессе хранения. Их могут забыть на столе, положить в другую папку или отвезти не в тот офис. Кроме того, бумажные документы легко испортить: случайно залить кофе, порвать или помять.

Кадровый документооборот в электронном виде исключает вероятность утраты и порчи документов: они хранятся в системе, их перемещение точно отслеживается. Также КЭДО обеспечивает сохранность и мобильность архива. 

Что считать. Чтобы оценить эффективность КЭДО, посчитайте, сколько документов было утеряно или испорчено до внедрения за месяц или год.

Скорость подготовки к проверкам

Готовясь к проверке, кадровый специалист должен быстро найти большое количество документов в личных делах сотрудников или архиве. Поиск и сортировка бумажных документов занимает много времени. В процессе может выясниться, что какие-то из них утрачены. 

КЭДО позволяет быстро выгружать нужные документы и формировать отчеты, поэтому значительно сокращает время подготовки к проверке.

Что считать. Чтобы оценить эффективность КЭДО, посчитайте, сколько времени кадровый специалист тратил на формирование комплекта документов из архива и сравните с количеством времени, за которое тот же комплект формируется после цифровизации кадрового документооборота.