HR-отдел — автоматизация и роботизация подбора персонала

Компания развивается быстрыми темпами и активно расширяет штат сотрудников. Специалисты отдела поиска и подбора персонала часто сталкиваются с большим объемом срочных задач. Поэтому с каждым годом Lime оптимизирует все больше процессов, что помогает увеличить эффективность работы. 

Результатами автоматизации и роботизации процессов в команде HR поделилась Екатерина Вислобокова, руководитель отдела поиска и подбора персонала.

Расскажите, какие программы вы используете для оптимизации процессов в отделе поиска и подбора персонала?

Наши HR-специалисты продолжительное время работают в рамках одной CRM-системы. Программа экономит время сотрудников, помогает составлять отчетные данные и вести коммуникацию с соискателями в рамках одной платформы. Кроме того, система позволяет оперативно обращаться в базу кандидатов, которые ранее не смогли занять позицию в компании по какой-либо причине. Наличие структурированного кадрового резерва помогает быстро связываться с потенциальными сотрудниками и уведомлять их о новых подходящих предложениях. Сейчас мы переходим на новую программу, так как стремимся автоматизировать и упростить еще больше задач сотрудников.

На что важно обратить внимание при выборе CRM-системы?

Выбор CRM-системы индивидуален относительно потребностей каждой компании. Несмотря на обилие предложений на рынке, найти качественную программу для подбора кадров достаточно сложно. При выборе платформы мы как крупная группа компаний в первую очередь обращаем внимание на возможность интеграции нескольких кабинетов, так как ищем сотрудников для нескольких брендов. Это необходимо, чтобы качественно информировать кандидатов о той компании, в которую мы его приглашаем. Второй важный фактор — наличие корректной аналитики в виде графиков, таблиц и дашбордов для оценки эффективности процесса подбора персонала. Еще одно условие — комфортный рабочий процесс в режиме одного окна. Такая функция подразумевает не только общение всех участников процесса в одной системе, но и возможность интеграции внутренних ресурсов компании — мессенджеров, порталов и других площадок. Кроме того, для отдела подбора важен интуитивно понятный интерфейс, так как в потоке срочных задач специалист должен быстро ориентироваться в нужных вкладках и кнопках. 

Как вам удалось сократить время поиска кандидата на какую-либо позицию? Есть ли инструмент, который помогает оперативно связываться с кандидатами? 

Да, мы смогли значительно ускорить процесс закрытия вакансии с помощью функции автодозвона. Если раньше сотрудник вручную мог обработать около 30 звонков в день, с новой системой их количество выросло до 100. В том числе увеличилось число кандидатов, которые попадали на второй этап собеседования в офлайн-формате. 

Кроме того, отмечу, что телефония позволила модернизировать контроль работы сотрудников. Записи разговоров стали новой возможностью для разбора спорных ситуаций и обучения специалистов на реальных примерах. Наличие сохраненных записей позитивно отразилось и на замере количества звонков и потраченного на них времени. 

Какие процессы вы собираетесь автоматизировать в дальнейшем? Ожидаются ли в отделе какие-либо нововведения? 

Да, на данный момент мы разрабатываем ИИ-помощника совместно с коллегами из IT-департамента. Основной задачей робота станет мониторинг рынка труда: уровня заработных плат, наличия специалистов и т.д. Таким образом мы стремимся сократить время менеджеров на выполнение рутинных задач. 

Ручная актуализация информации о тенденциях на трудовом рынке отнимает много сил у HR-специалистов. Важно понимать, что выгрузка и анализ новых данных о той или иной позиции может возникнуть в любой момент: например, если какому-либо сотруднику хотят повысить заработную плату, или еще на этапе подбора, когда поступает заявка на поиск специалиста. 

В дальнейшем мы планируем расширять функционал разработанного ИИ, так как существует множество процессов, которые можно роботизировать. К ним относятся задачи без прямого участия человека посредством голоса. Собеседование, телефонное интервью и дальнейшая адаптация не могут проходить без взаимодействия живых людей. Сейчас роботы умеют отрабатывать возражения и с каждым годом их возможности расширяются, но они все еще не могут полноценно заменить HR-специалиста.