Зачем проводить тайм-аудит процессов

Время сотрудников — дорогой ресурс компании. Руководство надеется на максимальную отдачу за каждую оплачиваемую минуту, но на практике это не всегда удается. Рабочий процесс по одной задаче зачастую прерывается другими процессами, общением с коллегами или личными делами — и это нормально, ведь люди не роботы.

Чтобы компания могла развиваться, а сотрудники — работать без перегрузок, нужно понимать, куда именно уходит рабочее время и какие процессы требуют внимания. На помощь приходит «тайм-аудит процессов» — системный анализ фактического использования времени. Его цель не «поймать» сотрудников на простое, а найти проблемные места, оптимизировать работу и убрать лишнюю нагрузку с персонала. 

Наша команда «РП-Интеграция» занимается разработкой программных решений для организаций, и мы часто видим, что заказчики проводили аудит времени для выявления процессов, которые следуют автоматизировать для экономии рабочего времени.   

Цели тайм-аудита

Тайм-аудит процессов (time audit) — это анализ того, какое время затрачивает сотрудник на выполнение своих задач. Ключевая цель — выявить области для улучшения и оптимизировать использование времени. 

Тайм-аудит помогает:

• выявить, какие задачи занимают больше времени, чем планировалось;
• понять, где сотрудники сталкиваются с лишними согласованиями, задержками или дублированием работы;
• определить, какие процессы можно упростить или автоматизировать.

Методики тайм-аудита

Существуют разные методики тайм-аудита — на уровень объективности результата влияет, каким способом фиксируется и анализируется рабочее время. На практике компании используют несколько подходов — от ручного хронометража и анкетирования до автоматизированного трекинга задач. Каждый из методов дает разную глубину данных и подходит для своих задач.

Какую методику выбрать, зависит от размера компании, качества проработки бизнес-процессов и соответствующей компетенции сотрудников, кому поручено провести аудит времени.

Ниже перечислены методы тайм-аудита:

1. Хронометраж рабочего времени

Классический способ, при которой руководитель или отдельный сотрудник со стороны фиксирует затраты времени на выполнение каждой операции. Хронометраж может вестись вручную или с использованием специализированных приложений. Подходит для детального изучения конкретных процессов и выявления узких мест.

2. Самофиксация времени сотрудниками

Метод, при котором исполнители самостоятельно отмечают время начала и окончания выполнения задачи в рамках бизнес-процессов, а также причины задержек. Данные собираются через таблицы Excel, внутренние корпоративные порталы или прочие программы. Этот способ покажет уровень объективности сотрудника в оценке своей работы, если показатели, которые он показывает существенно отличаются от нормативных значений.

3. Автоматизированный сбор данных

Использование специализированного ПО, которое в фоновом режиме на компьютере работника автоматически фиксирует выполнение задач, работу с документами, проведенное время в рабочих системах или на сторонних интернет-ресурсах. Такой подход особенно полезен для крупных организаций, где вручную собрать данные слишком трудоемко.

4. Интервью и опросы сотрудников

Метод, позволяющий в ходе общения с исполнителем понять, почему его процессы занимают столько времени. Рекомендуется проводить после замеров времени, чтобы уточнить причины выявленных отклонений и собрать рекомендации от сотрудников. Подобные опросы рекомендуется проводить не только ради тайм-аудита, но и ради выявления других скрытых проблем в коллективе.

5. Смешанные методики

На практике также используется комбинация подходов: например, автоматический сбор данных дополняется опросами и хронометражем выборочных этапов. Комбинированная методика покажет полную картину, но это способ является наиболее сложным и трудоемким.

Выбор методики зависит от возможностей компании и цели аудита. Если задача — найти проблемное звено в процессах для автоматизации, подойдут программные инструменты и анализ процессов. Если цель — оптимизация командной работы, то нужно проводить живым общение с сотрудниками.

Важно учитывать три типа времени при  тайм-аудите, иначе выводы будут искаженными:

• Нормативное время выполнения. Это «идеальный» показатель: сколько времени требуется исполнителю при безупречных условиях — все данные под рукой, системы работают без сбоев, максимальная концентрация на работе, никто не отвлекает.
• Фактическая трудоемкость. Это уже реальный средний показатель, который можно определить по нормативам или с помощью хронометража. Здесь учитываются неизбежные отвлечения, задержки со стороны коллег, и прочие факторы, влияющие на время.
• Календарное время выполнения. Оно отличается от «фактического время». Календарное время показывает сколько в итоге проходит от старта задачи до ее завершения. Например, задача, рассчитанная на 20 минут чистой работы, может растянуться на два дня, если требуется ждать коллег или согласования от других отделов.

Какие решения можно принять по результатам тайм-аудита:

• подтвердить соответствие сотрудника своей роли или наоборот, понять, что сотрудник не подходит для выполнения определенных задач;
• выявить прочих сотрудников, от которых есть задержки времени;
• скорректировать проблемный бизнес-процесс, где обнаружены серьезные задержки;
• внедрить автоматизацию, внедрив соответствующие программные решения для групп процессов, которые отнимают слишком много времени.

Тайм-аудит — это не контроль ради контроля, а способ выявления и устранения слабых мест в процессах компании. Анализ затрат времени поможет сотрудникам высвободить их время для действительно важных задач.