Как сделать ваши торги привлекательными для поставщиков

В современном мире, где конкуренция на рынке товаров и услуг подчас очень высока, заказчикам очень важно найти надежных поставщиков. Многие поставщики избегают участия в госзакупках из-за очень сложных процедур, высоких требований к оформлению заявки на участие и возможности получить штрафы за нарушение регламента. 

Из тех, кто все же решается участвовать, нужно выбрать не просто подходящих, а именно надежных, способных выполнить заказ качественно и в срок. Низкое качество продукции, срывы сроков поставки — все это может привести к серьезным финансовым и репутационным потерям. 

Как расширить круг потенциальных партнеров, повысить конкуренцию на торгах и, в итоге, получить максимально выгодные предложения?

1. Подготовка закупки: внимание к деталям

При описании предмета закупки (потребительских свойств товара, его технических, качественных и эксплуатационных характеристик) важно соблюсти баланс  в степени детализации требований. Если задать требования слишком подробно, круг потенциально подходящих предложений станет слишком узким. Мало того: если окажется, что вашим требованиям соответствует только один товар одного производителя — это будет являться нарушением законодательства и вызовет претензии контролирующих органов.  

С другой стороны, слишком обобщенное описание предмета закупки может привести к получению некачественного или несоответствующего товара. Поставщик может формально соответствовать требованиям, но при этом предложить продукцию, которая не отвечает реальным потребностям заказчика, — однако отклонить его заявку вы уже не сможете. 

Поэтому заказчику важно найти оптимальный уровень детализации описания товаров, работ или услуг, которые ему необходимы. Это позволит с одной стороны, обеспечить конкуренцию, а с другой — гарантирует получение товара, который действительно будет соответствовать его потребностям.

2. Оценка заявок: ключ к эффективным торгам

Правильно подобранная система оценки заявок — один из ключевых элементов успешных торгов. Она должна быть прозрачной, справедливой и максимально объективной, стимулируя участие в торгах как можно большего числа поставщиков.

Оценивать заявки поставщиков можно по нескольким параметрам, например:

• Ценовые: цена договора, цена за единицу товара/работы/услуги, расходы на эксплуатацию и ремонт.
• Квалификационные: опыт работы, квалификация сотрудников, репутация, наличие ресурсов (например, оборудования). 
• Характеристики товара/работы/услуги: соответствие техническим, функциональным, качественным требованиям. 
• Условия договора: сроки исполнения, гарантийный срок, условия оплаты.

Используйте только те критерии оценки, которые прямо прописаны в вашем Положении о закупке. Не используйте критерии, которые отдают предпочтение определенному товарному знаку или поставщику — это является ограничением конкуренции. Нарушение этих правил может быть основанием для жалобы в ФАС со стороны поставщиков.  

Каждый критерий должен быть логически обоснованным и влиять на конечный результат. Не устанавливайте нереалистичные весовые коэффициенты для отдельных критериев, особенно тех, которые могут искусственно ограничивать конкуренцию. Например, не стоит давать слишком большой вес критерию «опыт работы», если это может исключить из участия в торгах молодых, но перспективных поставщиков.

Пример: 

Представьте, что проводится закупка на проведение комплексного аудита финансовой отчетности крупной компании с начальной (максимальной) ценой 10 млн рублей. Заказчик решил оценить аудиторские компании по количеству проведенных ими аудитов: 5-10 аудитов — 10 баллов, 11-20 аудитов — 20 баллов, 21-30 аудитов — 30 баллов. 

Однако заказчик не учел, что 20 аудитов небольших частных компаний не равносильны 5 аудитам крупных холдингов. 

Такая система оценки создает возможность для «накрутки» баллов: аудиторская компания с 30 аудитами небольших компаний может получить максимальные баллы, не имея реального опыта работы с крупными, сложными структурами.

Варианты решения: 

• Указать, что при оценке заявок учитываются только исполненные договора с ценой, например, не менее 40% от НМЦ.
• Определить, что хотя бы один из исполненных участником договоров должен быть на сумму не менее заданной (30-50% от НМЦ).

Мы видим, что использование только критерия «количество аудитов» может привести к несправедливому выбору аудиторской компании и создать риск получения некачественных услуг. Важно оценивать реальный опыт аудиторской компании в работе с компаниями аналогичного масштаба и сложности.

С другой стороны, устанавливать слишком высокий порог суммы договоров, принимаемых к рассмотрению (70-80% от НМЦ), тоже неправильно. Такой опыт имеют только единичные поставщики, и вы сильно ограничите круг потенциальных участников, а также можете получить претензии со стороны ФАС за ограничение конкуренции.

3. Диалог с участниками: повышаем эффективность закупок

На этапе подачи заявок (не позднее трех рабочих дней до его окончания) поставщики имеют право направить заказчику запрос на разъяснение положений извещения и закупочной документации.

Почему важно внимательно относиться к таким запросам?

• Документы закупки могут содержать формулировки, которые могут быть неоднозначно истолкованы участниками. Запросы на разъяснение позволяют заказчику дать однозначную трактовку условий, исключая возможность возникновения споров и разночтений — это гарантирует, что все участники будут действовать в рамках единых условий.
• Уточнение формулировок закупочной документации позволяет поставщикам избежать ошибок при подаче заявок из-за неполного или неверного понимания условий закупки. Это снизит количество заявок, отклоняемых из-за их несоответствия требованиям. 
• Если участник закупки задал вопрос и получил на него ответ, он не сможет в дальнейшем предъявлять претензии о том, что не был осведомлен о каких-либо условиях. Это делает процесс закупки более стабильным и предсказуемым. 

Открытая конструктивная коммуникация способствует честной конкуренции среди участников, создает доверие к заказчику и повышает его деловую репутацию. 

4. Используйте возможности ЭТП для привлечения надежных поставщиков 

Электронные торговые площадки предоставляют единую платформу для публикации информации о закупках, делая ее доступной для широкого круга поставщиков — даже из других регионов. Многие ЭТП предлагают широкий круг дополнительных сервисов, который помогает заказчикам привлекать надежных партнеров в свои закупки:

• С помощью удобных фильтров на площадке быстро найти поставщиков, специализирующихся на определенных товарах или услугах.
• Некоторые площадки предлагают фильтры, позволяющие уточнить поиск по опыту поставщика, размеру компании, наличию сертификатов и т.д. 
• Площадки могут показывать поставщиков, расположенных рядом с заказчиком, что удобно для поиска локальных поставщиков или для доставки товаров.
• Системы аналитики на площадке могут предлагать заказчику подходящих поставщиков на основе его предыдущих закупок.
• Площадка осуществляет адресные рассылки электронных писем и уведомления в личный кабинет зарегистрированным поставщикам с приглашением в закупки, подходящие им по профилю. 
• Многие площадки предлагают сервис по проверке контрагентов, который позволяет заказчику получить информацию о финансовом состоянии поставщика, его юридическом статусе, наличии судебных решений и других важных данных.
• Наличие рейтингов поставщиков, а также возможность оставлять отзывы позволяют заказчику получить информацию о качестве работы поставщика и его репутации на рынке.
• ЭТП предоставляют возможность заказчику формировать перечень проверенных поставщиков, удовлетворяющих заданным критериям, и проводить закупки только среди них (заявки от иных поставщиков автоматически отклоняются).
• Площадки могут предлагать механизмы разрешения споров между заказчиком и поставщиком, что позволяет минимизировать риски и быстро решить конфликтные ситуации.

Грамотное использование возможностей ЭТП позволяет заказчикам не только расширить круг потенциальных поставщиков, но и повысить качество закупок, минимизировать риски и обеспечить прозрачность всех этапов взаимодействия.

5. Коммуникации решают все

 «Кто владеет информацией — тот владеет миром» (Натан Ротшильд). 

Чтобы привлекать к закупкам своей компании больше потенциальных поставщиков, повышая между ними конкуренцию и получая лучшие предложения, не избегайте публичности:

• Участвуйте в мероприятиях — выставках, конференциях, форумах, клубах поставщиков — для налаживания контактов с потенциальными поставщиками и повышения узнаваемости своей компании. Такие мероприятия часто организовываются на базе электронных торговых площадок.
• Сотрудничайте  с отраслевыми ассоциациями, узнавайте о новых поставщиках, обменивайтесь опытом.
• Обучите сотрудников эффективным коммуникационным навыкам для взаимодействия с поставщиками, повышения уровня доверия и сотрудничества.

Проведение успешных торгов — это комплексный процесс, который требует от заказчика не только соблюдения всех формальных процедур, но и использования эффективных стратегий, направленных на привлечение большего числа поставщиков и получение максимально выгодных предложений. Важна прозрачность всех этапов закупки, оптимальная детализация требований к предмету закупки, а также справедливая и объективная система оценки заявок. Используя данные рекомендации, заказчики могут повысить конкуренцию на своих торгах и получить лучшие цены, качество и условия сотрудничества с поставщиками.