Как автоматизация документооборота ускорила работу поставщика энергии
Автоматизация процессов документооборота для поставщика электроэнергии
Задача — автоматизировать полный цикл работы с документами, чтобы упростить и ускорить работу со всеми видами входящей, исходящей и внутренней документации.
Причина — для ведения документации использовалась СЭД «DocsVision», которая перестала отвечать растущим запросам компании и не могла обеспечивать стабильную работу. Много документов хранилось только в бумажном виде, что не исключало их порчу или потерю.
ООО «РКС-энерго» — гарантирующий поставщик электроэнергии в Ленинградской области, обслуживающий более 500 тысяч бытовых абонентов и 10 тысяч юридических лиц. Вся деятельность компании сопровождается оформлением документации. И чем проще и удобнее будет этот процесс, тем эффективнее будет работа всего предприятия.
1 этап: разработка единого стандарта
Для автоматизации документооборота был выбран программный продукт «1С:Документооборот 8.3 КОРП».
На первом этапе были выявлены и уточнены требования к документам, процессам их обработки и хранения. Систематизированы и структурированы требования к ведению документооборота.
Это позволило разработать единые правила для оформления и ведения документов для их последующей автоматизации.
2 этап: добавление удобных инструментов
Адаптировали, доработали и настроили программные продукты для реализации функционала, который помог ускорить работу с документами:
- реализовали различные виды входящих, исходящих и внутренних документов, доработав их формы в соответствии с потребностями и запросами заказчика;
- разработали шаблоны процессов обработки документов;
- реализовали взаимодействие с Почтой России в части отправки документов и дальнейшего отслеживания их по трек-номеру;
- разработали и настроили правила нумерации различных видов документов.
3 этап: доступ к информации
Обеспечили систему всеми необходимыми для корректной работы данными:
- перенесли информацию из предыдущих систем автоматизации;
- внесли информацию о структуре предприятия и сотрудниках, настроив и заполнив справочники;
- перенесли данные из используемой ранее СЭД «DocsVision»;
- провели интеграцию с другими системами на базе «1С:Предприятие»;
- обеспечили корректный ввод НСИ и исходных данных на дату запуска ИС в эксплуатацию.
Создание автоматизированной системы документооборота позволило на 123% сократить время согласования смет, договоров и документов, увеличив количество обработанных обращений на 63%.
Процесс работы с документами стал более понятным и прозрачным за счет перечня отчетов и быстрого поиска информации в единой базе документов. У руководства появилась возможность осуществления полного контроля за документами, выполнением задач и исполнительской дисциплиной.
Интересное:
Новости отрасли:
Все новости:
Публикация компании
Достижения
Профиль
Контакты