Как быстро перевести в онлайн документооборот с клиентами-физлицами

«Но ведь ЭДО — это только для обмена документами между юрлицами, вы ничего не путаете?», — нередко переспрашивают нас, когда мы рассказываем о такой возможности. Все действительно так, как написано в заголовке, без сносок мелким шрифтом. Расскажем, как предприниматели могут перевести весь рутинный документооборот с клиентами-физиками в онлайн, не вставая с рабочего кресла (и не поднимая с кресел самих клиентов).

Начнем с теории. В российском законодательстве выделяется 3 вида электронных подписей: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (НЭП) и усиленная квалифицированная (КЭП). Они отличаются своей архитектурой и возможностями. ПЭП из них самая простая и наименее защищенная, может принимать форму подтверждения по СМС или логина-пароля при входе в онлайн-банкинг. Существенный недостаток ПЭП в том, что она не позволяет точно определить подписанта и не гарантирует неизменность документа после его подписания, и потому слабо защищена от мошеннических действий и не подходит для важных документов. НЭП и КЭП дают абсолютно другой уровень надежности: они идентифицируют личность и гарантируют неизменность документа после подписания. При этом КЭП — наиболее безопасная и без всяких НО приравнивается к собственноручной, а НЭП — золотая середина среди всех трех видов. Требования регулятора к НЭП мягче, надежность по-прежнему высокая, а применять ее можно почти для всех документов, за исключением пары сценариев: например, регистрации новых юридических лиц, сделок с занесением в государственные реестры, и для подписания счетов-фактур. Но самое главное преимущество НЭП состоит в том, что закон разрешает получить ее онлайн, с подтверждением через верифицированную учетную запись на Госуслугах. С КЭП так сделать не получится.

Вернемся к документообороту с физическими лицами. Представим, что у предпринимателя есть НЭП, полученная вот таким комфортным способом. Удобство и скорость ее получения сразу сходит на нет, как только возникает необходимость применить ее с клиентами-физиками, ведь у них с большой вероятностью нет такой электронной подписи. В некоторых сервисах по оформлению электронной подписи предусмотрели этот момент: предприниматель может приобрести ЭП не только для себя, но и для своих клиентов. Клиентам остается лишь скачать приложение, подтвердить выпуск ЭП через Госуслуги и подписывать входящие документы в пару касаний. Все расходы за физических лиц покрывает клиент-предприниматель. Это удобно всем: никакой сложной логистики, тонн бумаги, 100% юридическая значимость и экономия: «клиентская» ЭП будет обходиться дешевле, чем стоимость услуг курьера для передачи пакета документов. 

Чтобы лучше разобраться, рассмотрим конкретный пример. Компания, которая производит кухни на заказ оформила себе корпоративный тариф для электронного подписания документов с физлицами. В среднем в месяц в компании заключается 50 подобных договоров. Для каждого клиента проводится замер, утверждается дизайн-проект, запускается производство и осуществляется установка. Чтобы избежать возникновения спорных ситуаций для обеих сторон, каждый этап нужно закреплять юридически. Но, если мебельное производство находится Нижнем Новгороде, а клиенты из Москвы — подписать с ними документы будет недешево и трудозатратно. Подписанные от руки и отсканированные договоры могут быть признаны незаключенными, а работать на «честном слове» — ненадежно и непрофессионально. Тут на помощь приходит мобильная электронная подпись, которая позволит подписать документ юридически значимой подписью и отправить его через мессенджер или по электронной почте. 

Преимущества электронной подписи для бизнеса?

• Ускорение рабочих процессов. Вы сможете освободить время на более важные задачи, вместо того, чтобы заказывать курьера и отслеживать доставку. 
• Надежность. Документ не будет проходить через несколько рук, потерять его будет практически невозможно.    
• Экономическая выгода. Электронная подпись дает возможность минимизировать затраты на закупку и хранение бумаги, печать, а также курьерскую доставку. Более того, вы сможете расширить географию своего бизнеса и работать с клиентами или контрагентами из разных городов. В среднем издержки производителя кухонь (из примера выше) на бумажный документооборот могут быть в 2 раза выше, чем при использовании электронной подписи. При больших объемах документооборота экономия будет расти. 
• Корпоративная социальная ответственность и репутация. Компания, которая работает с электронной подписью, вносит свой вклад в сохранение природы и выглядит в глазах потребителей более продвинутой, цифровой и современной. 

В каких случаях можно применять НЭП? 

• чтобы наладить кадровый электронный документооборот;
• дистанционно заключить трудовой договор;
• подписать договор услуг;
• подписать закрывающие документы, кроме счетов-фактур;
• … и многое другое.

Исключений немного: например, документы, подлежащие регистрации в государственных реестрах или счета-фактуры. Для этого подойдет только квалифицированная ЭП и выпустить ее онлайн не получится. Но для малого и среднего бизнеса возможностей НЭП обычно хватает.

Преимущества электронной подписи очевидны: теперь вы можете расширить географию своего бизнеса, сэкономить на операционных издержках и сделать все договоренности прозрачными и юридически значимыми, что даст вашему клиенту уверенность в надежности компании и гарантии исполнения обязательств. Электронное подписание документов уже активно внедряется во все отрасли экономики, совсем скоро на него перейдут все компании и физлица, так как этот способ более надежный, современный, мобильный и эффективный.