Машиночитаемые доверенности (МЧД): технологии и законодательство

1 сентября 2023 года вступают в силу новые правила работы с электронной подписью. Сейчас сотрудники имеют возможность подписывать документы от лица компании КЭП с указанием ИНН организации, но менее чем через 2 месяца такая практика окажется неосуществимой. Согласно законодательству юридическим лицам и ИП необходимо не только перевыпустить сертификаты квалифицированной электронной подписи для конкретных сотрудников, но и оформить на них машиночитаемую доверенность — МЧД.

Что такое МЧД и для чего она необходима

Машиночитаемая доверенность, или МЧД — это хорошо знакомая нам доверенность, но оформленная в понятном компьютерным программам формате, в виде xml. Обычно доверенность оформляется у нотариуса или непосредственно в организации, для которой она формируется. При этом использование таких доверенностей в электронном документообороте вызывает ряд сложностей. До внедрения МЧД бизнес нашел решение в виде первичного обмена доверенностями на сотрудников до начала электронного обмена. Но, во-первых, не во всех сферах бизнеса эта схема работает и удобна. Ведь есть сферы бизнеса, где электронный обмен с контрагентами начинается и заканчивается одним документом. А во-вторых, нет возможности автоматически проверять наличие такой доверенности при получении документа.

В качестве другого заменителя доверенностей использовалась электронная подпись (ЭП) сотрудника, которую выдавали коммерческие АУЦ. Внедрение МЧД, с одной стороны, позволяет автоматизировать проверку доверенностей и полномочий при получении пакета документов. С другой — информационные системы электронного документооборота требуется готовить к такой работе, а потому тут важны сроки внедрения и возможности различных платформ.

Как законодательные изменения в сфере МЧД отразятся на электронном документообороте

Самым важным изменением является отмена ЭП сотрудника (запрет на выдачу такого вида ЭП аккредитованными удостоверяющими центрами, АУЦ) и обязательное использование ЭП физического лица совместно с МЧД при подписании документов от имени организации. Конечно, небольшие организации могут использовать ЭП руководителя (единоличного исполнительного органа, ЕИО), но для средних и крупных организаций эта схема практически нереальна. А необходимость передавать МЧД вместе с пакетом документов и проверять входящие МЧД требует доработки существующих СЭД.

Технологические решения для работы с машиночитаемыми доверенностями в электронном документообороте

До 1 сентября осталось совсем немного времени и ряд наиболее активных разработчиков СЭД дорабатывает свои системы, добавляя в них возможности управления машиночитаемыми доверенностями, выпуска МЧД для подписания документов и проверки входящих МЧД.

За время переходного периода на базе ELMA365 ECM мы разработали специализированный инструмент — модуль Управление МЧД, который распространяем среди наших клиентов совершенно бесплатно. Он позволяет автоматизировать создание, выгрузку и учет МЧД, а также содержит блоки проверки входящих машиночитаемых доверенностей. Будучи Low-code платформой, для нас важно предоставлять нашим клиентам готовые блоки для работы с МЧД, которые они смогут использовать в своих процессах. Модуль Управление МЧД содержит 8 таких блоков, и команда ELMA365 ECM продолжает наращивать их количество и функциональности. Кроме того, в рамках интеграций с операторами ЭДО мы реализуем поддержку получения и отправки МЧД в пакетах документов.

Вместо вывода

Мы прогнозируем, что рынок инструментов для работы с МЧД будет активно развиваться как минимум в 2023 и 2024 году. Это связано с совершенствованием законодательства, появлением новых государственных сервисов по работе с МЧД и развитием инструментов у лидеров рынка. В ближайший год-два поддержка МЧД перейдет из разряда опций для систем класса СЭД в разряд обязательных ее функций. Все игроки рынка СЭД должны будут либо реализовать у себя хотя бы базовый набор инструментов, либо отказаться от претензий на лидерство.

Узнать подробнее про Low-code платформу ELMA365 ECM можно на сайте.