Как эффективно ставить задачи работникам склада

Эффективность работы склада напрямую зависит от грамотной организации труда и непрерывной оценки достигнутых результатов. Оптимизация процессов, рациональное распределение обязанностей, соблюдение техники безопасности — все эти факторы играют решающую роль в обеспечении бесперебойной работы склада и достижения поставленных целей, например:

• разработка организационной структуры, на основе анализа потребностей склада формируется его организационная структура, четко распределяются роли и ответственность (кладовщиков, грузчиков, менеджеров и т.п.). Необходимо учитывать пиковые нагрузки на склад во время резкого повышения спроса на определенные группы товаров, чтобы потребности в дополнительных работниках не снижали показатели эффективности и предусматривать оперативное вовлечение в работу вновь принятого персонала.
• планирование и определение задач, определяется загрузка складских площадей, количество товаров, поступающих на склад и количество заказов, отгружаемых потребителям. На основе данного анализа распределяются задачи и разрабатывается оптимальное штатное расписание. При этом учитываются такие характеристики товаров, как размер, вес и хрупкость, а также необходимость использования складского оборудования, включая погрузчики и штабелеры. Важными факторами также являются требования к условиям хранения, включая показатели влажности и температуры, наряду с наличием дополнительных операций, таких как упаковка и маркировка грузов в процессе комплектации.
• оптимизация процессов, необходимо оптимизировать складские процессы, например, осуществить зонирование склада и разделить площади по категориям и типам операций, статусу заказов, это значительно упростит выполнение задач по поиску и обработке товаров. Важно проработать наличие достаточного освещения, вентиляции, проходов и эвакуационных выходов, ввести регулярный осмотр складской техники — проверка работоспособности погрузчиков, штабелеров и другого оборудования для предотвращения аварийных ситуаций. Регулярный внутренний аудит помогает непрерывно выявлять «узкие места» в работе склада, неэффективные действия и дает массу возможностей для улучшения методов планирования. Также на этом этапе оценивается необходимость применения программного обеспечения для отслеживания наличия товаров, контроля за сроками годности и автоматизации процессов приемки, хранения и отгрузки.
• стандартизация процедур, после разработки структуры и выделения основных процессов производится разработка четких инструкций, регламентов и стандартов работы, определение обязанностей каждого сотрудника, оценивается необходимость создания команд с взаимодополняющими навыками. Все эти мероприятия  минимизируют ошибки и повышают такие важные показатели как «скорость» и «точность» выполняемых операций. Помимо разработки нормативной документации необходимо предусмотреть ознакомление сотрудников с правилами работы на складе, порядком использования спецодежды и средств индивидуальной защиты.
• мотивация и развитие, на складе должна быть разработана программа обучения и повышения квалификации с регулярной оценкой и аттестацией, обеспечение сотрудников знаниями о современных технологиях и новейших подходах к организации складского труда. Также необходимо предусмотреть стимулирование достижений, например, внедрение системы поощрений за перевыполнение плана, соблюдение нормативов или разработку новых идей по улучшению работы (можно использовать не только оценку по KPI, но и внедрить практику подачи рационализаторских предложений с денежным вознаграждением).
• мониторинг и анализ, эффективность планирования работы склада должна постоянно анализироваться и своевременно корректироваться, важно непрерывно осуществлять сбор и анализ данных о производительности, фиксировать ошибки и проводить анализ корневых причин, чтобы минимизировать риски повторения несоответствий в будущем.

Автоматизация работы склада при помощи WMS позволяет не только эффективно управлять операционной деятельностью и контролировать запасы, но и распределять задачи персоналу и в этой статье мы рассмотрим основные принципы планирования работы складских работников, а также практические советы по оптимизации процессов.

Типовые задачи работников склада

Работники склада выполняют широкий спектр задач, которые можно разделить на несколько основных категорий по ключевым этапам:

1. Приемка товара

• разгрузка автотранспорта, распаковка,
• проверка количества и качества поступившего товара, взвешивание,
• контроль соответствия упаковки, сопроводительной документации и информации,
• маркировка,
• подтверждение приемки, оприходование и регистрация в принятой на складе системе учета.

2. Хранение товара

• размещение товара в соответствии с принятой системой хранения,
• маркировка мест хранения,
• эксплуатация складского оборудования (подъемники, стеллажи, вилочные погрузчики),
• обеспечение безопасности, соблюдение контроля доступа и правил охраны труда,
• прогнозирование потребности по текущему ассортименту,
• инвентаризация, периодический подсчет и проверка наличия товара на складе.

3. Отгрузка заказа

• подготовка к отгрузке, сбор заказов, комплектация,
• упаковка, маркировка, формирование отгрузочных сопроводительных документов,
• загрузка товара в транспортные средства, выполнение работ с контейнерами, паллетами, привлечение  штабелеров и погрузчиков.
• контроль отгрузки, проверка соответствия отправляемого товара заказу.

Задачи могут варьироваться в зависимости от размера склада и специфики деятельности компании, используемого оборудования. Эффективное планирование работы персонала позволяет оптимизировать работу, минимизировать затраты времени и ресурсов, повысить производительность, поэтому автоматизация выступает современным решением для сферы складской логистики.

Автоматизация задач персонала

Система управления складом играет ключевую роль в оптимизации складских операций, включая планирование работы кладовщиков. WMS представляет собой программное обеспечение, которое автоматизирует и координирует все аспекты складской логистики, от приема товара до его отгрузки и выполняет множество важных функций:

1. Распределение заданий

WMS автоматически распределяет задания между кладовщиками в зависимости от их текущей нагрузки и фиксирует время, затраченное на выполнение поставленной задачи. Система учитывает приоритет заказов, срочность выполнения операций и другие факторы, чтобы гарантировать своевременную обработку всех запросов. Также работники получают возможность получать алгоритм пошагового выполнения работы и влияние человеческого фактора минимизируется, благодаря возможностям программы отслеживать правильность выполнения работы и блокировать выполнение операций, если фиксируются несоответствия. В итоге количество ошибок персонала сводится к «0».

2. Определение оптимальных маршрутов

Система анализирует одновременно массу важных факторов: текущее расположение товаров на складе, приоритетные заказы и доступность кладовщиков для конкретных операций и на основе данных определяет наиболее эффективные маршруты для выполнения каждой задачи. Это минимизирует время простоя и расстояние, пройденное кладовщиками, повышая общую эффективность склада, а также позволяет осуществлять оптимальную расстановку персонала. Приведу пример из практического кейса по автоматизации складской деятельности при помощи AS WMS и внедрению адресного хранения. Благодаря созданию топологии склада и определению типов хранения товаров (статический, динамический, комбинированный) с учетом таких важных характеристик как габариты, веса, частота оборота, отбор для комплектации значительно упростился. И это отразилось на таких важных показателях работы персонала как «точность сборки» (рост до 99%), «производительность сборки» (рост до 50%).

3. Управление запасами в режиме реального времени

WMS отслеживает количество доступных товаров на складе в режиме реального времени. Это позволяет системе планировать работу кладовщиков так, чтобы минимизировать риск переизбытка или дефицита товара за счет встроенных алгоритмов планирования, таких как:

• минимизация времени перемещения сотрудников между зонами склада, маршрутиризация перемещения товара,
• прогнозирование спроса, аналитика продаж и текущего ассортимента в автоматическом режиме,
• учет ограничений по времени, ресурсам, количеству персонала, требованиям к безопасности грузов, т.д.
• учет приоритетов, срочности заказов и других критериев для эффективного распределения задач.
• планирование резервных ресурсов, автоматическое выделение дополнительных сотрудников на случай пиковых нагрузок или непредвиденных ситуаций.

4. Мониторинг производительности

Автоматизированная система управления складом собирает данные о производительности каждого кладовщика, включая время и скорость выполнения заданий, количество обработанных заказов без ошибок. Эта информация позволяет руководителям склада идентифицировать области для улучшения и оптимизировать работу персонала. Мониторинг производительности кладовщиков позволяет оценить эффективность их работы, выявить слабые места в процессе и принять меры для повышения общей производительности склада. К основным показателям, которые отслеживаются в рамках такого мониторинга, относятся:

• «скорость выполнения заказов», время, необходимое кладовщику на сборку и подготовку заказа к отправке,
• «точность выполнения заказов», процент правильно собранных заказов без ошибок,
• «количество обработанных товаров», объем товаров, обработанный за определенный период времени,
• «использование оборудования», эффективность использования сканеров, терминалов сбора данных и другого складского оборудования.

Также в возможности системы входит автоматический расчет коэффициентов трудового участия, что дает возможность панировать работу не только отдельных сотрудников, но и ставить задачи бригадам и распределять их по сменам. Данные могут быть представлены в виде отчетов, графиков и таблиц, что позволяет руководителю склада быстро оценить ситуацию и принять соответствующие решения на основе КТУ.

5. Обеспечение прозрачности и контроля

WMS предоставляет полную видимость всех складских операций, позволяя руководителям отслеживать прогресс выполнения заказов, расположение товаров и статус работы кладовщиков в режиме реального времени. Система интегрируется с другими программами и осуществляет сбор и обработку данных, таких как:

• данные о заказах: трансфер информации из ERP, CRM,
• данные о товарах: местоположение на складе, размер, вес, специфические требования к хранению,
• данные о сотрудниках: доступность, график работы, текущие задачи,
• данные о складе: пропускная способность, оборудование, соответствие требованиям,
• данные о текущих операциях: время выполнения задач, эффективность сотрудников,
• общие данные: централизованное хранилище данных о складе, товарах, заказах, доступных ресурсах и сотрудниках.

Автоматизация планирования работы персонала склада с помощью WMS предусматривает использование мобильных устройств, таких как сканеры штрихкодов, планшеты для отображения задач и информации, мобильные принтеры этикеток. После внедрения проекта по автоматизации склада планирование работы персонала происходит по простому алгоритму:

• формирование задания в системе руководителем склада для выполнения, которое сотрудник увидит на ТСД (для различных операций на этапах «приемка», «отбор», «перемещение», «отгрузка»). Например, необходимо принять новую партию товара, кладовщик видит задачу, сканирует штрихкоды или RFID метки, данные сразу поступают в систему и происходит сличение введенных данных с данными заказа на поставку. Или необходимо осуществить отбор товаров для комплектации нового заказа, задача приходит кладовщику на ТСД с указанием на экране мобильного устройства маршрут и местоположение товаров, которые нужно отобрать. Оперативность достигается благодаря возможности интеграции WMS с различными учетными системами, такими как 1С, и функционалу модуля «информация». Кладовщик может видеть данные на терминале сбора данных (ТСД) параметры товара, включая его наименование, артикул, номер серии и остаточный срок годности, местоположение на складе и актуальное количество. Когда речь идет о заказах, содержащих составные части, такая информация помогает избежать ситуаций с недостающими комплектующими. Например, после внедрения AS WMS возрастает точность сборки, что особенно важно в таких сферах, как мебельные склады или автомобилестроение.
• фиксирование и подтверждение выполнения задания, после сканирования штрихкодов, распечатывания этикеток, использования QR-кодов и т.п. сотрудником, со стороны WMS приводит к закрытию задачи и переходу к следующей. В противном случае, если система зафиксировала ошибку, она запросит повтор операций.
• расстановка приоритетности задач, осуществляемая через систему WMS, основывается на данных аналитики, таких как «зона», «участок» и «заказ». Например, если в зоне «прием товара» появляется более важная задача, например, перемещение другого груза, это будет зафиксировано на ТСД, и работник переключится на ее выполнение. Система WMS проводит анализ актуальной информации о задачах, включая «уровень заполненности ячеек», «мониторинг влажности и температуры», а также «сведения о сроках годности товаров». На основании анализа система сама распределяет задачи, касающиеся размещения товаров, инвентаризаций и подготовки к сборке и отгрузке. К примеру, когда происходит разгрузка товара с использованием погрузчика, сотрудник склада берет одну паллету и доставляет ее в назначенную зону, после чего возвращается за следующей паллетой и повторяет процесс. Это не всегда рационально и может занимать очень много времени, поэтому, чтобы избежать потерь на излишние перемещения, система будет привлекать других работников (с наименьшими маршрутами) к работе на этом этапе, чтобы  потери по времени были минимальны.
• контроль выполнения задач со стороны WMS с трансляцией данных в режиме реального времени (для возможности оценки рабочего процесса со стороны руководителя и набора статистики по работникам).
• мониторинг, анализ выполнения задач с помощью WMS, а также фиксация всех значимых показателей (время, скорость, точность) является приоритетной задачей. Система автоматически генерирует отчеты, предоставляя возможность вычисления ключевых показателей эффективности (KPI) и коэффициента трудозатрат (КТУ), а также указывает на основные типичные ошибки.

В заключении отмечу, что эффективная организация труда является не просто набором процедур, а критически важным аспектом успешной деятельности компании, занимающейся логистикой и хранением товаров. Внедрение систем управления складом (WMS) для оптимизации работы сотрудников дает возможность складам в различных отраслях достигать максимальной продуктивности, улучшать качество клиентского сервиса и обеспечивать устойчивый рост бизнеса.