Как эффективно управлять временем: опыт iSEO

В 2023 году компания iSEO в очередной раз заняла первое место в SEO-сегменте рейтинга digital-агентства AdIndex. Будет неправдой сказать, что к этому нас привели только правильные решения. Случались и провалы. Но именно эти провалы и подсветили наши слабые места, которые мы устранили и в результате сильно выросли. В статье расскажем, какие ошибки в части управления временем и задачами совершали и как они помогли улучшить наши процессы.

Потеря специалиста

Рабочий день менеджера агентства состоит из полутора десятка дел: созвониться с клиентом, поставить задачи оптимизаторам и редакторам, выставить счета, согласовать документы с юристами, подготовить отчет — и это только часть. На одни дела нужно не больше 10 минут, другие занимают значительную часть рабочего времени. Если нет четкого планирования рабочего времени, велик риск, что равновесие между работой и личной жизнью нарушится.

Так и произошло у нашего менеджера Лены — она взяла на себя слишком много и выгорела из-за переработок. На тот момент у нас было больше задач, чем обычно, плюс был высокий риск, что уйдут некоторые ключевые клиенты. Лена как гиперответственный сотрудник взяла на себя большую нагрузку. В итоге эмоциональное напряжение оказалось слишком высоким, и Лена, несмотря на предложенные ей отдых и пересмотр портфеля проектов, уволилась. 

Сейчас мы стараемся не допускать переработок. Прислушиваемся к мнению сотрудников, внимательно наблюдаем за их эмоциональным состоянием на регулярных созвонах — и помогаем использовать инструменты тайм-менеджмента, чтобы успевать больше и при этом уставать меньше. О том, что это за инструменты, расскажем ниже.

Конфликты внутри команды

Мы привыкли выстраивать отношения внутри команды на доверии. Но в условиях, когда приходится нанимать сразу много новых сотрудников, чтобы утолить кадровый голод, можно переоценить ответственность и организованность кандидата.

Так вышло с Максимом. На собеседовании он приукрасил свой опыт работы, что, конечно, не редкость. Нашей ошибкой было положиться на его честность и дать нагрузку в соответствии с воображаемым уровнем. Проблемы не заставили ждать: работник оказался нагружен сверх своих возможностей. При этом уровень его личной ответственности и способности к самоорганизации был низким: Максим игнорировал процессы планирования по своим задачам, не обращался за помощью к коллегам, срывал сроки, допускал ошибки в документах, которые отдавал клиентам. В итоге команда не хотела работать с Максимом, внутри постоянно случались конфликты.

Доверие внутри компании и дружная атмосфера — это хорошо. Но все-таки руководителю нужно осознавать здесь свою роль. Его задача — держать все под контролем, а не только надеяться на добросовестность сотрудников. Руководитель должен видеть, чем занят подчиненный, и следить, чтобы каждый выполнял взятые на себя обязательства, не подводя коллег: ответственность-то перед клиентом коллективная. В вопросах контроля нас теперь выручают инструменты управления задачами с совместным доступом.

Потеря проекта

Дедлайны — святое в работе с проектами. Соблюдение сроков — это всегда про готовность нести ответственность, про безопасность сотрудничества. Клиенты хотят иметь дело с теми, кто держит слово, и уходят от тех, кто подводит. Так однажды случилось и с нами.

Наш менеджер Катя была неопытна и не умела в полной мере использовать все возможности нашего таскера. Она ставила специалистам задачи, но не контролировала их своевременное выполнение. Мы тоже вовремя не обратили внимание на то, что есть проблемы. В итоге сроки по некоторым наиболее важным для поисковой оптимизации были сорваны, и клиент ушел, не получив обещанного результата.

На самом деле в сервисе управления задачами следить за дедлайнами несложно. Здесь можно настроить фильтры по разным параметрам — например, показывать задачи конкретного исполнителя или задачи с дедлайнами на ближайший день или неделю. Ошибкой было считать, что все сотрудники смогут самостоятельно разобраться с возможностями инструмента или — если поймут, что не могут, — обратятся за помощью. Поэтому теперь в нашей корпоративной базе знаний есть вебинар, как работать с таскером, а тимлиды следят, чтобы у новичков не было проблем с его использованием.

Наши помощники в планировании времени

Этого набора сервисов нам достаточно, чтобы эффективно управлять рабочими делами и распределять время и внимание. В дополнение к ним можно использовать любые приложения для заметок и планировщик от Outlook.

Планировщики в Google Таблицах

Это простой, но вместе с тем самый эффективный инструмент планирования. Им пользуются все наши менеджеры. Выглядит таблица так:

Менеджер каждый день составляет список дел на день и оценивает, сколько времени понадобится на каждое. Когда задача выполнена, он отмечает, сколько она фактически заняла, и меняет статус. Планировщик — это инструмент не только тайм-менеджмента, но и контроля: благодаря ему тимлиды видят реальную нагрузку на специалиста, могут вовремя снизить или увеличить ее, принять решение подключиться к решению той или иной задачи. Так руководители в курсе состояния дел команды и могут более эффективно управлять ресурсами. 

Системы управления проектами и задачами

Мы используем «Битрикс24» и YouGile.

В «Битрикс24»  из пяти модулей нам нужны только «Задачи и проекты»: здесь можно следить за этапами выполнения работы, дедлайнами и исполнителями.

У YouGile схожий функционал. Удобно, что прогресс по задаче отображается в процентах. Одно из важных преимуществ YouGile в том, что для небольших команд до 10 человек сервис бесплатный, причем без ограничений по функциям. 

И у «Битрикс24», и у YouGile гибкие настройки доступов. Благодаря этому руководители могут отслеживать ход выполнения задач и соблюдение сроков. Если бы мы раньше наладили такой контроль и вовремя приняли управленческие решения, то можно было бы избежать проблем, описанных выше, или устранить их на начальной стадии.

Приложения-планировщики

Подобных сервисов много, но наши ребята отметили TickTick. Здесь удобно составлять списки дел и планировать задачи. Приложение помогает всегда быть собранным, успевать и рабочие, и домашние дела. Здесь можно составить расписание, расставить приоритеты, используя матрицу Эйзенхауэра, настроить уведомления. А еще у приложения приятное визуальное оформление.

«Используйте эти инструменты планирования, и никогда не будете перерабатывать и опаздывать», — могли бы написать мы. Но это не так. Невозможно успеть все и предусмотреть все неожиданности. Но мы продолжаем стремиться к совершенству и учиться на своих ошибках, чего и вам желаем.