Как законно работать с самозанятыми в 2025 году

В 2025 году Налоговая служба еще более пристально следит за компаниями, которые сотрудничают с самозанятыми, чтобы своевременно выявить подмену трудовых отношений. Но это не значит, что нельзя привлекать к работе специалистов на специальном режиме налогообложения. Главное правильно оформить взаимоотношения и обосновать привлечение конкретного исполнителя. Как это правильно сделать, рассказала Наринэ Беглярова. 

Как искать самозанятого сотрудника?

Прежде чем начать поиск, четко сформулируйте, для каких задач вы хотите привлечь самозанятого. Составьте подробное описание проекта, определите необходимые навыки, опыт и ожидаемый результат. Чем точнее вы опишите свои требования, тем проще будет найти подходящего кандидата.

Привлечение самозанятых стало популярным способом повышения гибкости бизнес-процессов, благодаря чему существует множество онлайн ресурсов, где можно найти надежного и квалифицированного специалиста. 

Не стоит забывать о том, что необходимо проводить тщательный отбор кандидатов. Главное, что вам необходимо сделать это проверить статус самозанятого. Перед началом сотрудничества запросите «Справку о постановке на учет (снятии с учета) физического лица в качестве налогоплательщика налога на профессиональный доход» (форма КНД 1122035). Также запросите и внимательно изучите портфолио кандидата, это поможет вам обосновать выбор конкретного специалиста, при возникновении каких-либо налоговых споров. Обращайте внимание на отзывы предыдущих клиентов, анализ данной информации поможет оценить надежность и профессионализм кандидата. Перед оформлением договора проведите с самозанятым офф-лайн встречу, которая поможет оценить профессиональные навыки, а также предложите пройти небольшое тестовое задание.

В каких ситуациях привлекать самозанятых законно.

Привлекать самозанятого законно, когда выполняются несколько основных условий:

1.Деятельность разрешена. Самозанятые могут заниматься широким спектром деятельности, но есть и ограничения. Не в праве применять специальный налоговый режим лица, указанные в статьях 4 и 6 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. К популярным видам разрешенной деятельности, можно отнести: 

• Консультационные услуги;
• IT-услуги;
• Репетиторство и обучение; 
• Продажа товаров собственного производства;
• Аренда жилья; 
• Бытовые услуги и.т.д.

2. Самозанятый не бывший сотрудник. Если вы уволили сотрудника, а в последствии привлекли его как самозанятого для выполнения проекта, это может быть расценено, как схема уклонения от уплаты налогов. Для привлечения бывшего сотрудника необходимо, чтобы прошло не менее двух лет с момента его увольнения из компании.

3. Заключен договор ГПХ. Закон не обязывает заключать договор, если сумма сделки не более 10 тысяч рублей. Если же сумма больше, договор обязателен. Он должен отражать характер сотрудничества с самозанятым, как оказание услуг или выполнение работ, а не как трудовые отношения. 

В каких ситуациях работа с самозанятыми признается трудовыми взаимоотношениями

Налоговая служба и суды оценивают реальные условия работы, а не только форму договора. Если обнаружат признаки того, что самозанятый фактически работает, как штатный сотрудник, договор с ним могут переквалифицировать в трудовой. В договоре нельзя использовать формулировки типичные для трудового договора, например «работник/работодатель» или «должностные обязанности».

Если самозанятый занимает должность, которая есть в штатном расписании, пользуется корпоративной почтой и получил доступ к внутренним системам или ресурсам, значит, он выполняет функции штатного сотрудника. 

Еще одна распространенная, грубая ошибка — это постоянный характер работы и выплата денежных средств. Например, самозанятый оказывает услуги 5 дней в неделю по 8 часов, а оплату (фиксированную сумму) получает за месяц, а не за конкретную услугу.

Признаком подмены трудовых отношений суды могут признать и подчинение правилам работодателя. Самозанятый имеет право работать, когда и где ему удобно, сдавая заказчику лишь результат в оговоренные договором сроки. Строгий график, дресс-код, дисциплинарные взыскания или KPI с жесткими санкциями — все это может являться доказательствами переквалификации договоров для налоговых органов.

Советы и рекомендации для работодателей.

• Грамотно составляйте договора.
• Четко определяйте задачи и ожидаемый результат.
• Контролируйте не результат, а процесс.
• Оплачивайте услуги по факту выполненных работ, по выставленному счету и с подписанием акта. 
• Не включайте самозанятого в штатные процессы, не заводите корпоративную почту или аккаунт в системе, не оформляйте постоянный пропуск. 
• Поскольку самозанятый — не штатный сотрудник, неправомерно запрещать ему сотрудничать с другими клиентами. Даже наоборот, если он работает только с вами, это дополнительный фактор риска. 
• Периодически проверяйте статус самозанятого, для этого запрашивайте справку, либо отслеживайте его на сайте «Налог на профессиональный доход». Также добавьте пункт о том, что исполнитель обязан письменно сообщить, если снимется с учета в качестве плательщика налога на профессиональный доход.
• Удостоверьтесь, что сотрудник не работал у вас последние 2 года.
• Избегайте постоянного сотрудничества с одними и теми же самозанятыми.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете построить эффективное и взаимовыгодное сотрудничество с самозанятыми, избежав при этом правовых и налоговых рисков. Если у вас все же возникают сложности в правильном взаимодействии с самозанятыми проконсультируйтесь с компетентным налоговым консультантом.