Эффективное управление НСИ: зачем нужны данные из внешних источников

Переход страны к «экономике данных», цифровизация бизнес-процессов в компаниях выводят на приоритетный уровень задачи управления информационными ресурсами, а эффективная работа с данными становится конкурентным преимуществом.

При этом данные могут стать ценным активом организации только в том случае, когда они понятны, классифицированы, очищены, т.е. им можно доверять и с ними удобно работать, их можно быстро и надежно передавать между информационными системами. Одним из важнейших инструментов превращения данных в актив является система управления НСИ.

Внешние справочники и классификаторы нужны как при информационном взаимодействии с государством, банками, страховыми организациями, с другими компаниями, так и во внутренних процессах организации там, где обрабатываемые данные требуется классифицировать, проверять или обогащать с помощью внешних доступных источников.

Рассмотрим, какие существуют внешние источники данных для НСИ, в каких типовых бизнес-процессах они применяются и как избежать подводных камней при взаимодействии с внешними источниками данных.

MDM-система — в основе управления НСИ

Нормативно-справочная информация существует в организациях в различных формах: это могут быть справочники, классификаторы и кодификаторы, атрибуты данных, различные словари, перечни и реестры (например, словарь принятой в организации терминологии, номенклатура продукции, адресная книга, справочник контрагентов и поставщиков).

Основные цели управления НСИ — стандартизация и унификация обрабатываемых данных, структурирование накопленных исторических данных, формирование «единственной версии правды» каждого определения, термина, названия, характеристики с возможностью предоставления пользователям и интегрированным системам работать в едином информационном пространстве.

Современные организации, придерживающиеся стратегий Data-Driven и Data Governance, постоянно увеличивают как количество информационных и аналитических систем, так и объемы данных, получаемых из внешних информационных ресурсов, либо передаваемых внешним потребителям.

Данные из внешних информационных ресурсов, при наличии требуемого качества и ценности для организации, становятся для бизнеса мастер-данными или источниками для создания собственных наборов основных данных, то есть «опорными» объектами НСИ в организации.

Управление НСИ в таких условиях превращается в набор сложных процессов, которые требуют применения специализированных цифровых инструментов. Речь идет о системах управления основными данными организации — MDM (Master Data Management) — единых централизованных платформах для сбора, хранения, структурирования, пополнения и обогащения нормативно-справочной информации, а также для удобного ее предоставления потребителям — пользователям и интегрированным информационным системам.

Рост востребованности MDM-систем в организациях — глобальная тенденция. По прогнозам аналитиков MarketsandMarkets, мировой рынок MDM до 2027 года будет стабильно прирастать в среднем на 15,7% в год. В России этот тренд получил актуальность к 2023 году, когда, по оценкам экспертов, спрос заказчиков на решения для управления мастер-данными и НСИ увеличился на 20%.

Грамотное и обоснованное использование государственных реестров и регистров, общероссийских и отраслевых классификаторов и справочников в собственных системах управления НСИ является сегодня важным условием для эффективной деятельности организаций корпоративного и государственного сектора, в том числе для успешного осуществления цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов в организации.

Поэтому в данном материале акцент будет сделан на сценариях применения внешних источников данных для обеспечения актуальными данными типовых процессов организации и на преодолении трудностей, возникающих в ходе интеграции с такими внешними источниками данных.

Сценарии взаимодействия: данные из внешних источников в типовых процессах

Сценарий 1. Поддержка ведения справочника контрагентов компании

Решение. Автоматизация ведения сведений о контрагентах с использованием данных из внешних источников: Федеральной налоговой службы в части ЕГРЮЛ/ЕГРИП, сведений Центрального банка по банковским учреждениям, различных общероссийских классификаторов. Использование этих внешних данных позволяет облегчить регистрацию новых контрагентов, минимизировать человеческий фактор при возможных ошибках в ведении карточек контрагентов, а также существенно снизить трудозатраты при отслеживании значимых изменений в реквизитах контрагентов. Этот сценарий предполагает интеграцию в систему управления НСИ данных внешних источников, обогащение и актуализацию своих локальных справочников на основании данных этих ресурсов. Сценарий применим для организаций всех сфер и направлений деятельности.

Сценарий 2. Проверка контрагентов на этапе контрактации или исполнения заключенных контрактов

Решение. Интеграция с открытыми государственными источниками данных Федеральной налоговой службы, Федеральной антимонопольной службы и ресурсами, предоставляемыми коммерческими компаниями на платной основе. Сценарий предполагает получение сведений по включению проверяемых контрагентов в Реестр недобросовестных поставщиков, проверку по адресам массовой регистрации, численности сотрудников, руководителям нескольких юридических лиц, суммам налоговой недоимки и иным налоговым правонарушениям, а также получение сведений по арбитражным делам контрагентов, сообщениям о банкротстве и иным сведениям. Этот сценарий предполагает обогащение такими видами сведений собственных справочников и использование этих данных в закупочных процессах и процессах исполнения контрактов с целью минимизации рисков и финансовых потерь для организации. Наиболее эффективным становится применение этого сценария при массовой автоматизированной обработке документов.

Сценарий 3. Ведение номенклатурных справочников товарно-материальных ценностей

Справочники товарно-материальных ценностей являются наиболее объемными и сложными с точки зрения их ведения, имеют специфические отраслевые особенности, множественную классификацию, характеристики классов, базовые и альтернативные единицы измерения, а их корректное ведение особенно значимо в организации межсистемного взаимодействия. Поэтому использование единых принципов ведения номенклатурных справочников крайне важно для поддержки процессов обмена этими данными как внутри организации, так и с ее внешним окружением.

Решение. Интеграция с Общероссийским классификатором единиц измерения (ОКЕИ), классификаторами ТН ВЭД (Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности), ТН ВЭД ЕАЭС (Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза), ОКВЭД 2 (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности) и ОКПД 2 (Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности). Сценарий предполагает использование данных внешних классификаторов как вспомогательных при ведении собственных справочников в организации и использование их классификационных кодов в информационном обмене между участниками сквозных бизнес-процессов и во взаимодействии с государством. Такой подход находит широкое применение для организаций, ведущих торгово-закупочную деятельность, производственных предприятий, холдингов и их структурных подразделений.

Сценарий 4. Использование единых источников адресной информации

• Решение. Интеграция с ГАР (Государственным адресным реестром) для ведения и проверки адресных данных контрагентов. Сценарий предполагает использование ГАР для проверки данных об адресах контрагентов и использовании сервисов, облегчающих поиск и ведение адресов в собственных информационных системах. Этот сценарий применим для всех отраслей и сфер деятельности коммерческих и государственных организаций.

Использование данных из внешних источников: убираем подводные камни

Использование данных из внешних источников, безусловно, практикуется специалистами многих организаций, независимо от их сферы деятельности и уровня цифровизации. Например, при заключении договора с новым контрагентом юристы, скорее всего, проверят сведения о нем в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Однако в таком подходе содержатся и потенциальные риски. Первый кроется в «человеческом факторе»: сотрудник легко может ошибиться при копировании или перепечатывании данных, и если такая ошибка попадет в основные данные организации, то это может привести к финансовым или репутационным потерям. Кроме того, проверки реквизитов контрагентов могут выполняться не разово, а многократно в процессах товарно-денежных отношений с ними. В этом случае отсутствие автоматизированных сервисов существенно нагружает штат специалистов, занимающихся рутинным трудом по проверке актуальности сведений.

Другим фактором, который влияет на эффективность процессов ведения собственных основных данных организации, является необходимость выбора доверенных источников данных, используемых в этих процессах, и «микширования» данных из нескольких источников с учетом их степени «доверенности». Как показывает практика, ряд источников данных могут предоставлять недостаточно качественные данные, которые необходимо очищать и упорядочивать для дальнейшего использования в организации. Вполне понятно, что при больших потоках данных из внешних источников очищать и упорядочить данные можно только путем применения соответствующих автоматизированных инструментов.

С ростом организации, расширением ее сферы деятельности, количества информационных и аналитических систем и объемов обрабатываемых данных увеличиваются потребности в единой, актуальной, поддерживающей развитие бизнеса нормативно-справочной информации. Важнейшим шагом для повышения эффективности управления НСИ и гармонизации основных данных организации становится внедрение специализированной MDM-платформы с участием экспертов, у которых накоплен необходимый опыт и знания по возможности и особенностям использования тех или иных внешних данных.

Решение на основе MDM-платформы должно стать в организации единственным доверенным источником НСИ: автоматически собирать информацию для формирования мастер-данных из источников данных, в том числе внешних, предоставлять инструменты ведения собственных основных данных, устанавливать правила очистки, обогащения данных, предоставлять НСИ пользователям и распространять во взаимодействующие информационные системы.

Резюме

Самое важное в контексте нашей темы — это то, что интеграционные возможности наиболее продвинутых MDM-платформ, среди которых можно отметить и наш продукт «БФТ.ЕНСИ», сегодня достаточно широки для того, чтобы реализовать взаимодействие практически с любым необходимым внешним источником данных при наличии широкого спектра готовых коннекторов и открытости платформы для настройки на новые внешние источники данных.

Использование внешних источников данных для формирования и обогащения основных данных организации, их актуализации с использованием MDM-платформы в автоматизированном режиме существенно повышает эффективность управления НСИ и поддержки процессов деятельности организации — от закупок, исполнения контрактов до сдачи отчетности в государственные органы.