Как открыть свое кафе с нуля

Открыть кафе с нуля можно даже без внушительного бюджета. Главное — выбрать правильный формат заведения, подходящую локацию и обеспечить высокую конкурентность за счет стандартов качества и интересного меню. В статье рассмотрим основные аспекты бизнес-процесса. 

Опыт в открытии кафе очень важен, но если его нет, это не значит, что нужно отказываться от идеи вести свой бизнес. Следуя простым инструкциям и рекомендациям опытных мастодонтов, можно потеснить рынок и сфокусировать свою лояльную аудиторию, которая будет формировать основную часть прибыли на постоянной основе. Все-таки кофе на вынос, пицца с собой, суши с доставкой и другие подобные форматы сегодня очень и очень популярны, на них всегда есть спрос. Открывайте кафе без промедлений — конкуренция не дремлет и, возможно, кто-то уже готовит бизнес-план, опережая вас в своей решительности.

Рассмотрим основные аспекты открытия кафе. Если вы планируете открыть свое дело, но пока не решаетесь сделать первый шаг, возможно, четкий план действий позволит избавиться от возможных страхов и опасений.

Вопросы, которые следует решить перед тем, как открыть кафе

На самом деле открыть кафе не очень сложно, а вот удержать свой бизнес на прибыльном уровне и не закрыться в течение первого года работы — задача, которая потребует настоящего мастерства. В связи с этим встает вопрос изучения рынка. Вам, как будущему владельцу кофейни или кафе, для начала нужно определить отличительные особенности конкурентов. Кто-то следует классике, кто-то ведет бизнес с новаторским подходом, кто-то отдает предпочтение европейским трендам. Выбор за вами, но прежде чем его сделать, нужно сориентироваться во всем многообразии бизнес-процессов.

Попробуйте ответить на следующие вопросы:

• Как себя ведут конкуренты в ресторанном бизнесе? Чем они удерживают свою аудиторию?
• Какие типы оборудования сегодня есть на мировом рынке? Что лучше для вашего кафе?
• Какая стилистика вам ближе? Рок-кафе, классика, vegan, авангард или др.? Какую концепцию вы хотели бы предложить будущим гостям кафе?
• В каком месте лучше открыть кафе? На первом этаже ТЦ, на углу дома, в фуд-зоне бизнес-центра или др.?
• Каким должно быть ваше идеальное меню? Какую кухню вы предложите гостям вашего кафе?
• Какие документы требуются для открытия заведения? В чем специфика регистрации и получения разрешения на открытие кафе?
• Какие юридические вопросы необходимо решить, перед тем как открыть кафе?
• Где искать сотрудников для кафе, какие требования предъявлять к ним, по какой схеме вести зарплатный график в бизнесе?

Сколько нужно, чтобы открыть заведение?

Прежде чем начать подсчет затрат на открытие заведения, следует разделить их на разовые, постоянные и периодические.

Разовые затраты при открытии кафе:

• закупка профессионального оборудования для кухни;
• закупка мебели;
• закупка посуды;
• закупка освещения и других технических устройств;
• затраты на отделку и ремонт перед открытием кафе;
• затраты на покупку ТВ-систем, аудио и телеоборудования.

Постоянные затраты:

• закупка продуктов;
• выплата зарплаты;
• оплата коммунальных услуг и аренды помещения;
• оплата налогов;
• авторские отчисления (если используется лицензированная музыка, обустроено караоке и др.);
• закупка средств гигиены и чистящих средств.

Периодические затраты после открытия кафе:

• затраты на рекламу;
• затраты на полиграфическую продукцию (печать меню, визиток, скидочных флаеров, плакатов и т. д.);
• затраты на пошив и обновление брендированной одежды сотрудников;
• затраты на ремонт мебели, оборудования, инженерных систем и др.;
• расходы на корпоративные мероприятия в кафе;
• затраты на комплексные клининговые услуги в кафе.

Безусловно, это не все статьи расходов ресторанного бизнеса. Могут быть еще штрафы, компенсационные пакеты (например, если гости остались недовольны вкусом или качеством блюд, испытали неудобства из-за форс-мажорных обстоятельств и др.), дополнительна закупка мебели и посуды (если они были разбиты) и др.

Выбор концепции нового кафе

Прежде чем открыть кафе, нужно определиться с основной идеей, философией и концепцией. В чем будет фишка кафе? Какая стилистика? Какие цвета будут превалировать в дизайне и оформлении интерьера, в одежде и др.? Что это будет — кофейня, пиццерия, бургерная, суши-бар или нечто иное? Здесь очень сложно дать какие-либо рекомендации, так как они будут типовыми. А это уже фатально для будущего заведения — ведь оно должно быть принципиально иным, необычным, авторским. Иначе высок риск провала сразу после открытия кафе.

Нужен фирменный стиль — его разработку можно доверить специалистам дизайнерского бюро. Они предложат дизайн, учитывая философию и концепцию будущего кафе.

Составление бизнес-плана

Это один из самых трудоемких этапов, который может занимать от нескольких дней до нескольких месяцев. И здесь нет смысла в гонке за временем. Чем детальнее будет план, чем четче и точнее будут описаны все действия и шаги по открытию нового кафе, тем меньше ошибок вы совершите. Планируя открыть кафе, пиццерию или бургерную с нуля, следует заранее прописать: 

• первоначальные вложения (аренда помещения, заключение договоров, найм сотрудников и др.);
• состав меню и специфику кухни кафе;
• количество сотрудников и их должностные обязанности;
• расчет потенциального потока посетителей кафе;
• расчет предполагаемого дохода и чистой прибыли после открытия кафе;
• виды используемой рекламы: прежде чем открыть любое заведение, следует начать эффективную рекламную кампанию;
• маркетинговый план по привлечению клиентов и удержанию пула постоянных гостей (акции, скидки, спецпредложения);
• тип используемого оборудования для оснащения кухни;
• обустройство барной зоны (если она предполагается в кафе);
• объем продуктов, необходимый для удовлетворения запросов потребителей (еженедельный, ежемесячный);
• затраты на утилизацию отходов, налоги, обслуживание кондиционеров, холодильного оборудования, кофемашин и др.;
• обеспечение пожарной и электробезопасности в кафе.

Следует заранее просчитать все три сценария развития событий: ожидаемый, негативный и позитивный. В том числе с учетом сезонности, массовых мероприятий, государственных праздников. Не стоит питать лишних надежд, иллюзии могут дезориентировать в вопросах планирования. Нужно ориентироваться на конкурентов и адекватно оценивать перспективы.

Выбор помещения

Пожалуй, это один из ключевых моментов, определяющий судьбу вашего кафе. Нет смысла гоняться за дешевыми предложениями по аренде площади, если она находится в промзоне или в глухом спальном секторе. Вам после открытия кафе необходим большой поток посетителей, и появиться он может только в местах скопления людей. Нужно выбрать локацию, приближенную к вокзалу, метро, крупному транспортному узлу и проч.

Довольно перспективно открыть питейную зону на фуд-корте в крупном торговом или бизнес-центре. Во-первых, в таких местах уже продуманы система вентиляции, пожарная система безопасности, предусмотрены места для размещения посетителей, оборудованы санузлы и проч. Однако и здесь имеет значение место расположения кафе. Локации у туалета, в удалении от лестниц менее востребованы — открытие новой точки вряд ли будет успешным, даже если арендная плата очень низкая. При выборе помещения стоит опять же ориентироваться на концепцию. Семейное кафе лучше открыть в густонаселенном жилищном комплексе или в детском развлекательном заведении. Если речь идет о кафе с фикс-ценой, которое рассчитано на аудиторию с небольшим уровнем доходов, можно рассмотреть вариант выбора помещения вблизи студенческих городков, вокзалов, спортивных объектов.

Подготовка документации

Если вы разработали концепцию, бизнес-план и уже выбрали помещение, считайте, что половина трудного пути в рамках открытия кафе пройдена. Однако остались не менее значимые нюансы — в частности, подготовка всех необходимых разрешений и документов. Нехватка какой-либо бумажки может стать фатальной — в бизнесе ведению документации следует уделять особое внимание. Первым делом оформляется ИП или ООО, далее получаются свидетельства ОГРН и ИНН.

Чтобы открыть заведение, нужно:

• согласовать открытие кафе с местной администрацией;
• согласовать работу кафе с пожарной инспекцией;
• получить санитарно-эпидемиологическое заключение (его выдает Роспотребнадзор, если кафе соответствует всем требованиям и нормативам);
• оформить лицензию в ФСРАР на продажу и реализацию алкоголя (если в меню вашего кафе он будет присутствовать);
• оформить разрешение на установку вывесок и уличной рекламы;
• согласовать установку тревожной кнопки в местном отделении полиции;
• заключить договор на вывоз мусора;
• поставить на учет в налоговой кассовые аппараты;
• завести журнал по технике безопасности.

Меню кафе

Меню должно соответствовать локации кафе, концепции и философии заведения. Отдельно прописывается основное меню, а также барная и кофейная карты. Лучше, если разработкой меню будут заниматься приглашенные эксперты. Это не трудно — аутсорсинг позволяет успешно решать данную задачу. Также некоторые владельцы собственных кафе занимаются этим вопросом самостоятельно или вместе с шеф-поваром.

Как только меню будет сформировано, нужно проработать технологические карты: указать себестоимость блюд, перечень ингредиентов, время на их приготовление. При грамотном подходе все продукты из закупленного объема должны быть использованы без порчи и потерь. Нужно предусмотреть взаимозаменяемость ингредиентов на тот случай, если будет нарушен график поставок. Также рассчитывается средний чек на первые, вторые блюда, салаты, закуски, напитки и дополнительно — общий чек на одного человека.

Подбор персонала

У вас может быть потрясающий кофе, очень вкусная выпечка, прекрасный зал, но все это испортит впечатление, если обслуживать посетителей будет неквалифицированный и неподготовленный персонал. Можно смело брать людей без опыта, если стоит вопрос оптимизации расходов — здесь важен сам подход к работе с посетителями, личные данные и клиентоориентированность сотрудников. Отдайте предпочтение тем, кто обладает внутренним оптимизмом, улыбчивостью и стрессоустойчивостью. В процессе работы вас ждут самые неожиданные события, в том числе спорные, конфликтные, и у сотрудников должен быть потенциал для их успешного разрешения — в пользу кафе и без репутационных потерь.

Если нет времени на проведение собеседований, доверить подбор персонала можно агентству. Нужны: кассир, бармен, администратор, официанты, шеф-повар, повар, специалист по клинингу, бухгалтер. Рекомендовано иметь в штате технического специалиста, су-шефа, юриста, специалиста по закупкам, PR-менеджера, директора. Для каждого сотрудника отдельно прописывается должностная инструкция.

Покупка оборудования, мебели и посуды

Выбор оборудования для кафе — отдельная тема. Здесь сложно дать рекомендации, так как техника приобретается индивидуально, в зависимости от бюджета, специфики меню, престижности заведения.
Обязательно должны быть в кофейне или кафе:

• холодильник и морозильный шкаф;
• посудомоечная машина;
• духовой шкаф;
• плиты;
• блендер и комбайны;
• продуктовые весы;
• столовые предметы;
• сковороды, кастрюли,
• кофемашина;
• мелкие принадлежности (ножи, доски и др.)

Для зоны администрации нужны: кассовый аппарат, терминал для оплаты картами, барная стойка, барные стулья. Для зоны обслуживания: столы, стулья, скатерти, приборы освещения, элементы декора.

Что еще нужно для открытия заведения

Ваше кафе можно будет скоро открывать. Остались мелкие штрихи: нужно расставить мебель и обустроить все зоны кафе, обучить персонал, запустить оборудование. Также требуются надежные поставщики чая, кофе, соусов, специй, мяса, овощей и др. Как правило, при заключении договора на длительный срок поставщики делают скидки, предоставляют бесплатную доставку для кафе и другие бонусы.

Если предполагается доставка готовых блюд, кофе, напитков, следует заключить договор на аутсорсинг или взять сотрудников, которые будут заниматься этим фронтом работ в кафе. Также открытие любого заведения требует рекламно-информационной поддержки. Стоит перед запуском бизнеса продумать размещение рекламы в разных источниках.

Наиболее актуальны:

• регистрация аккаунтов в социальных сетях и размещение постов;
• раздача листовок и флаеров на улице;
• запуск сайта (особенно важно для кафе, предлагающих доставку еды и кофе);
• лидогенерация;
• таргетированная реклама с учетом локации;
• распространение рекламной продукции по подъездам;
• наружная щитовая реклама и билборды.

Заранее стоит внести в бизнес-план расходы на маркетинговые кампании. Сколько чашек кофе вы готовы предоставить бесплатно для первых гостей? Какие скидки могут быть для посетителей кафе? Открытие любого заведения — сложный процесс. Но если обратиться к практике, то можно открыть предприятие питания с бюджетом всего 500 000 — 1 000 000 рублей. Начните с бумажной работы, проанализируйте все нюансы, посчитайте расходы и потенциальную прибыль. При открытии, вероятно, вы столкнетесь с неожиданными тратами, поэтому стоит предусмотреть и их. Но бояться не стоит — вы откроете кафе и почувствуете невероятный адреналин, который заставит искать правильные бизнес-решения и двигаться вперед, несмотря на кризисы, конкурентную борьбу и все сложности современного мира.