7 преимуществ использования аналитики и мониторинга данных с помощью WMS

Управление складом включает в себя несколько ключевых процессов, таких как приемка, размещение, хранение, комплектация, упаковка, отгрузка товаров потребителям и их налаженная работа напрямую отражается на эффективности работы компании. Помимо непрерывного измерения показателей процессов  и их оптимизации необходимо осуществлять многоступенчатый контроль качества, проводить инвентаризации, постоянно обучать персонал и повышать удовлетворенность потребителей через безупречный сервис, чтобы быть конкурентоспособными на рынке. Сейчас уже сложно представить современный склад без WMS (Warehouse Management System, далее WMS) — решение, которое автоматизирует бизнес процессы складской логистики и позволяет собирать массив данных по всей цепочке операционной деятельности для аналитики, прогнозов и отчетности. 

Ключевая цель системы состоит в повышении производительности работы склада и минимизации затрат и издержек. Аналитика и мониторинг данных в реальном времени выступают незаменимым инструментом для достижения этой цели, потому что благодаря им компания может управлять затратами в части использования материальных и нематериальных ресурсов, персонала. Также исключаются риски возникновения серьезных ошибок в работе склада и возвратов товаров в виду несоответствия по качеству и комплектованию, а самое главное, осуществляет переход от ручного учета и контроля к автоматическому, что выступает для собственников ощутимой экономией и повышением выручки. 

Опираясь на практический опыт работы с внедрением WMS в складской логистике, могу  выделить семь преимуществ использования аналитики и мониторинга в реальном времени для управления складом, о них  поговорим подробнее.

Преимущество 1. Процессы складирования и отбора товаров настраиваются оптимальным образом 

WMS легко решает проблему, связанную с  не оптимальным распределением и размещением товаров на складе, потому что благодаря аналитическим данным по мониторингу зонирование осуществляется самым оптимальным способом и с учетом имеющегося у компании оборудования для погрузочно-разгрузочных работ. Система использует максимально возможную пропускную способность склада и исключает возникновение избыточных  расстояний между зонами для перемещения  техники и персонала. А когда  неэффективно используемые  площади на складе отсутствуют — потерь от излишних перемещений тоже нет. Это касается не только перемещения людей и механизмов, но и документации.

Выделяется зона приемки и отгрузки, сортировки и комплектации, хранения товаров, все данные по маркировке и контролю вносятся в систему. Программа  осуществляет разбивку помещения склада на ячейки и зоны хранения, опираясь на данные о размерах грузов, условиях хранения, частоту запросов на отдельные категории товаров, их назначение, необходимость использования оборудования и в автоматическом режиме формирует нужные документы. Благодаря мониторингу в реальном времени работа на складе проходит плавно, без авралов, сотрудники не тратят дополнительное время на поиск и перераспределение, производительность возрастает. Это же выступает и дополнительной мотивацией к выполняемой работе.

Преимущество 2. Точность инвентаризаций товаров повышается

Одна из основных задач склада это постоянное поддержание точного учета поступающих и уже имеющихся на складе товаров. Аналитика в реальном времени позволяет отслеживать движение позиций и их фактическое количество с высокой точностью. Используя технологии, такие как RFID-метки и сканеры штрих-кодов, сотрудники могут получать информацию о точном местоположении товаров и моментально обновлять данные о товарах в системе в случае изменений.  

Это снижает вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных, и помогает избегать проблем с излишками или дефицитом товаров. К примеру, AS WMS позволяет благодаря аналитике и мониторингу данных формировать «журнал ошибок сотрудника» по итогу проведенных инвентаризаций. Благодаря аналитическим данным и постоянному мониторингу все излишки и недостачи можно увидеть в реальном времени, то же самое касается и финансовых задолженностей, переплат с поставщиками и клиентами.  

При любом типе инвентаризации используются терминалы сбора данных (далее — ТСД). И система прокладывает оптимальный маршрут проверки зон и ячеек, риск того, что какая-то ячейка будет пропущена сводится к нулю — данные незамедлительно будут выведены ответственному лицу и система не даст закончить инвентаризацию.  WMS ведет непрерывный мониторинг перемещения товаров в реальном времени — Real-time Location System (далее — RTLS), в случае роста потребности товаров это позволяет быстро реагировать на изменения и оптимизировать процессы как плановых, выборочных, так и внеплановых инвентаризаций.

По итогу на складе с высокой скоростью можно  в автоматическом режиме сформировать все необходимые отчеты. Например: отчет о передвижении товаров с полной статистикой данных по каждому товару; отчет о передвижении, включая время и место сборки; отчеты о запасах — какое количество каких товаров на складе в наличии; отчеты по прослеживаемости товаров, отчеты о возвратах.

Преимущество 3. Потери от излишних запасов или недостатка товаров сводятся к минимуму

Мониторинг данных в реальном времени дает возможность отслеживать уровень запасов и прогнозировать спрос заказа товаров. Используя эти данные, компании могут более точно планировать закупки, избегая как излишков, так и дефицита товаров. Это не только снижает затраты на хранение, но и повышает удовлетворенность клиентов благодаря более точному выполнению заказов. WMS способна осуществлять прогнозы спроса на основе анализа данных о продажах, в том числе сезонных колебаниях по спросу, остатках товаров на складе и просчитывать риски возникновения дефицита. 
В качестве инструментов могу привести в пример такой инструмент, который также используют при внедрении систем бережливого производства Just-in-Time (далее — JIT): опираясь на аналитические отчеты в реальном времени, товары заказываются  в определенное время у постоянных поставщиков, таким образом исключается возникновение излишков на складе и затраты на хранение товаров существенно уменьшаются. 

Также при помощи аналитики данных WMS используется классификация значимости и востребованности товаров посредством ABC-анализа, сортировка товаров осуществляется в автоматическом режиме по убыванию значимых параметров, система сама формирует группы товаров. Соответственно, в итоге формируется категория «А», к этой категории относятся самые востребованные потребителями позиции. В группу попадают товары с высокой степенью оборачиваемости, которые приносят компании  80% прибыли и составляют от общего количества товарных запасов  не более 20%. Категория «B» — товары со средней степенью оборачиваемости, они приносят компании до 15% прибыли. И категория «С» — товары с минимальной оборачиваемостью, приносят до 5% прибыли, но при этом SKU составляет  не менее 50%  ассортимента всей продуктовой линейки склада. Как итог снижается количество перемещений товаров, повышается скорость комплектования и  отгрузки. А самое главное — на основе аналитических данных по мониторингу WMS анализирует продажи и может определить последующие тенденции роста или снижения спроса на те или иные категории.  

Преимущество 4. Операционные затраты снижаются

Автоматизация бизнес процессов склада при помощи WMS повышает эффективность работы склада и отражается на операционных затратах в позитивной динамике их снижения. Управление процессами, такими как инвентаризация и отбор товаров, уменьшает потребность в ручном труде и сокращает время выполнения операций. Это приводит к значительной экономии средств и повышению рентабельности склада. Благодаря системе компания получает полную прослеживаемость по поступлению и наличию товаров с учетом сроков годности и отгрузка товаров осуществляется с соблюдением принципа FIFO (англ. first in, first out), риск отправки товаров потребителю с истекшим сроком годности сводятся к нулю.

WMS автоматически формирует оптимальные маршруты перемещения товаров, сокращая время на поиск и отгрузку, высокая скорость доставки хорошо сказывается на лояльности потребителей и количество заказов динамично растет.
Автоматическая фиксация данных по каждой позиции на складе  позволяет контролировать качество и исключать ошибки работников склада при комплектации и отгрузке.  Аналитика данных и мониторинг дает прозрачную картину по наличию «узких мест» в работе склада и дает возможность настраивать все ключевые процессы, а это постоянное улучшение деятельности. 
Помимо сказанного также снижаются затраты на содержание большого штата персонала — система оптимально распределяет задачи, обеспечивая оптимальную нагрузку на персонал, исходя из реальных данных по пропускной способности склада. Экономия бюджета осуществляется, как пример, за счет стандартизации — внедрения в работу автоматизированных  SOP (стандартных операционных процедур) и ведения электронного документооборота. 

Таким образом, WMS в операционных затратах склада приносит очевидные плюсы — результативность и эффективность деятельности повышаются, мотивация и производительность работников повышается, операционные издержки снижаются.

Преимущество 5. Уровень безопасности работы склада растет

Мониторинг в реальном времени помогает обеспечить безопасность на складе. Системы видеонаблюдения и датчики контроля доступа позволяют отслеживать передвижение сотрудников и предотвращать несанкционированный доступ к ценным товарам. Кроме того, аналитика данных может выявлять как потенциальные риски и угрозы и помогать в разработке мер по их предотвращению, так и работать с уже случившимися несоответствиями в процессах, которые привели к негативным последствиям.  Речь о RCA (Root Case Analysys) или анализе корневых причин, по итогу которого разрабатываются коррекции, корректирующие действия и предупреждающие меры. 
Автоматические инвентаризации и аналитика данных в режиме реального времени позволяют отслеживать хищения или иные несанкционированные действия работников склада с товаром в любое время.  
В WMS хранится и обрабатывается информация по всей операционной деятельности склада, а также о потребителях, поставщиках и партнерах и эта информация надежно защищена, то есть автоматизация уже дает гарантии с точки зрения безопасности и товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ) на складе и интерфейса системы.

Преимущество 6. Качество обслуживания потребителей увеличивается

Скорость доставки и соответствующая заявленным характеристикам комплектация заказа напрямую влияют на уровень удовлетворенности потребителей. Использование аналитики и мониторинга в реальном времени позволяет быстрее реагировать на изменения в спросе и оперативно обрабатывать заказы. Это обеспечивает более высокое качество обслуживания и укрепляет доверие к компании, выгодно выделяет среди конкурентов.
Применение WMS позволяет снизить вероятность возникновения ошибок при комплектовании и отгрузке, а также повысить качество сервиса за счет автоматизации операций учета и контроля, то есть потенциальное воздействие человеческого фактора сводится к минимуму.  

Контроль качества на всех этапах в складской логистике играет очень важную роль, первичный контроль осуществляется на этапе приемки товаров — товар проверяется на соответствие, последующий контроль базируется на мониторинге данных в режиме реального времени по сроку годности, условиям хранения и другим характеристикам, в этом также помогает инвентаризация как дополнительная мера контроля. Таким образом, можно своевременно  выявить расхождения в данных по товарам, а также исключить порчу, потери или недостачу.
Далее  в обязательном порядке процедура контроля осуществляется при комплектации товаров,  при отгрузке как выходной контроль качества.
Качество обслуживания и качество товара неразрывно связаны и WMS благодаря аналитическим данным позволяет обеспечивать высокое качество и товаров, и сервиса.
Автоматизация процессов приемки, хранения, комплектации, отгрузки и вшитые процессы контроля качества дают возможность предотвратить потери и постоянно повышать качество обслуживания и как итог — удовлетворенность потребителей.

Преимущество 7. Принятие решений, основанных на фактах

Аналитика в реальном времени предоставляет владельцам и руководителям склада доступ к актуальной информации по операционной деятельности, необходимой для принятия обоснованных решений, которые базируются на фактах. Отчеты и аналитические данные помогают выявлять узкие места в менеджменте и процессах, пробелах в обучении персонала и разрабатывать стратегии для их устранения, своевременно планировать мероприятия и бюджет. Это преимущество позволяет компании оперативно реагировать на изменения во внешней среде и комфортно адаптироваться к новым условиям рынка. Внедрение WMS дает существенное преимущество в отношении снижения затрат на персонал, повышения эффективности работы склада, снижения времени на обработку заказов, отсутствие потерь, связанных с излишними запасами, либо недостачей товаров. Принцип принятия решений, основанных на фактах в менеджменте базируется на достоверной информационной базе данных, которая в режиме реального времени постоянно поддерживается системой, именно его выполнение и определяет эффективность управления компанией.

В заключение хочу сказать, что внедрение аналитики и мониторинга в реальном времени в управление складом предоставляет множество преимуществ, которые способствуют повышению эффективности и конкурентоспособности компании. Эти технологии, как было сказано выше, позволяют оптимизировать процессы, снижать затраты, улучшать безопасность и качество обслуживания клиентов. 

В условиях быстро меняющегося рынка использование аналитики и мониторинга в реальном времени становится ключевым фактором успешного управления складом, а WMS — готовое решение для большого ряда актуальных задач современного предпринимателя.