Как внедрялось ЭДО в транспортной логистике

Технологии электронного документооборота позволяют сделать логистические процессы быстрее, прозрачнее и безопаснее. На примере системы «АТИ-Доки», которая существует на рынке уже более десяти лет, можно проследить основные этапы эволюции ЭДО в грузоперевозках. 

Прошлое: ЭДО как средство оптимизации процессов

Отсчет современной эпохи ЭДО чаще всего начинают вести с начала 2000-х годов с 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», на смену которому пришел 63-ФЗ «Об электронной подписи», действующий сейчас. За это время тенденция к цифровизации всех отраслей экономики стала очевидной, и российское законодательство начало реагировать на новые вызовы. 

Сфера транспортной логистики, традиционно считавшаяся довольно консервативной, также начала разворот к «цифре». Предпосылки для этого были очевидны: каждый рейс сопровождался большим объемом документов, а это — затраты на персонал, занимающийся ведением документации, и на расходные материалы. Помимо этого, бумажные документы задерживались и терялись, а еще нужно было организовывать процесс их хранения. 

В 2013 году мы разработали и запустили систему электронного документооборота «АТИ-Доки» как часть экосистемы «Биржи ATI.SU», подключили к ней всех клиентов. В новом продукте мы постарались решить собственные задачи электронного обмена документами и их хранения, а также учесть требования участников рынка грузоперевозок.

Поскольку отраслевых СЭД еще не существовало, мы опирались только на собственный опыт. В первую очередь, мы постарались закрыть вопрос с обменом закрывающими документами. Поскольку всем клиентам Биржи электронный документооборот на платформе стал доступен «по умолчанию», они получили возможность принимать документы прямо на сайте ati.su.  

Настоящее: замкнутый контур электронного взаимодействия

На сегодняшний день область применение электронного взаимодействия значительно расширилась, и теперь она охватывает большую долю бизнес-процессов на всех этапах автомобильных грузоперевозок. Этому способствовало формирование государством нормативно-правовой базы в области ЭДО, развитие информационных технологий, а также общее стремление рынка к автоматизации и цифровизации.

Среди последних существенных изменений в законодательстве стоит выделить, в первую очередь, рекомендацию Минтранса к использованию электронной транспортной накладной (ЭТрН) в качестве аналога бумажной транспортной накладной. Документооборот ЭТрН реализован с обязательным использованием Государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Подключение к ГИС ЭПД возможно только через коммерческих операторов ИС ЭПД, внесенных в соответствующий реестр Минтранса. Разработчики логистических систем и сервисов, в свою очередь, дорабатывают свои решения, чтобы они соответствовали новым требованиям. 

Другое крупное изменение в регулировании рынка, на которое нам пришлось оперативно реагировать, стали поправки в 63-ФЗ: внедрение машиночитаемых доверенностей (МЧД) и утверждение новой схемы делегирования полномочий сотрудникам, имеющим право подписывать электронные документы от имени организации. С 1 сентября 2023 года вместо квалифицированной электронной подписи (КЭП) уполномоченного сотрудника юридического лица нужно использовать КЭП физлица, дополняя ее МЧД. Сегодня в системе «АТИ-Доки» этот функционал полностью реализован и доступен всем пользователям платформы. 

Среди актуальных технологических трендов стоит выделить мобильный электронный документооборот. Мобильные приложения дают водителю возможность посмотреть ЭТрН, сверить данные с фактическим грузом, внести свои комментарии и при необходимости подписать документ. Это значительно ускоряет процесс взаимодействия участников грузоперевозок, позволяет работать в дороге, нет привязки к ПК. Также сегодня набирает обороты использование КЭП в мобильных приложениях — особенно среди водителей, которые уполномочены подписывать ЭТрН компаниями-перевозчиками, или когда они сами и есть перевозчики, то есть ИП.  

Будущее: цифровизация станет неизбежной

В ближайшем будущем отрасль будет все больше уходить в цифровые сервисы, осваивая существующие инструменты, предоставляемые логистическими платформами, и интеграционные возможности систем. Вот только несколько прогнозов:

• продолжение тренда на мобильность — интеграция логистических систем с приложением Госключ, применение технологии NFC для подписания электронных документов всеми видами ЭП; 
• развитие роуминга — возможности обмена электронными документами между клиентами разных операторов ИС ЭПД;
• дальнейшая формализация электронного взаимодействия участников грузоперевозок, связанная с изменением регулирования отрасли документооборота;
• более активное применение всего спектра электронных перевозочных документов (помимо эТрН);
• реализация государственных цифровых логистических платформ и их интеграция с коммерческими цифровыми решениями.

Мы видим, что сегодня многие компании рынка автомобильных грузоперевозок готовы к изменению бизнес-процессов и реальной цифровой трансформации, видят в ней больше выгод, чем рисков. Через систему «АТИ-Доки» проходит все больше электронных документов. Мы делаем все необходимые доработки, внедряем новый функционал ЭДО для того, чтобы соответствовать как актуальному законодательству, так и потребностям бизнеса.