Exit-интервью: для чего и как беседовать с уходящим сотрудником

В условиях современного бизнеса, где проверка персонала становится важной частью управления кадрами, exit-интервью выступает эффективным инструментом анализа причин ухода сотрудников. Выходное интервью при увольнении позволяет не только выявить факторы, которые привели конкретного работника к увольнению, но и улучшить внутренние процессы компании. 

Exit-interview — что это и для чего оно нужно

Exit-интервью — это беседа с сотрудником, который покидает организацию. Цель такого разговора заключается в сборе информации о его опыте работы в компании, а также о причинах, по которым он решил уволиться.

Вопросы увольняющемуся сотруднику помогают понять настоящие причины увольнения и вскрыть незаметные на первый взгляд проблемы в структуре управления, организации труда и рабочем процессе.

Для чего проводят экзит интервью при увольнении:

1. Наладить HR-процессы в компании.

Прежде всего, прощальное интервью дает представление о существующих кадровых проблемах: в подборе персонала, системе мотивации, условиях работы, микроклимате в команде. Готовность выслушать критику — первый шаг к решению.

Так, руководители могут не замечать дедовщины в коллективе. А от травли и буллинга не застрахованы даже внешне благополучные организации.

2. Устранить нарушения и злоупотребления.

Покидающий компанию работник при должном уровне искренности расскажет о нарушениях корпоративной и профессиональной этики, правил техники безопасности, хищениях, откатах, подделке документов, превышении полномочий.

Информация о таких фактах станет основанием для проведения служебного расследования, а итогом проверки станет наказание виновников и пресечение грубых инцидентов в дальнейшем.

3. Защитить репутацию компании.

Выходное интервью даст возможность выговориться, если причины ухода связаны с негативными факторами: личными конфликтами, нерабочей атмосферой, отсутствием обратной связи. Честный разговор поможет погасить желание выносить сор из избы и оставлять негативные отзывы о работодателе в публичном поле.

Сохранение лояльности увольняющегося позволит обеспечить сильный HR-бренд фирмы и внести человека в кадровый резерв.

4. Изменить поспешное решение увольняющегося работника.

Правильно заданные вопросы и готовность выслушать ответы способны изменить намерение сотрудника уволиться. Кроме того, это позволит ему взглянуть на ситуацию с точки зрения руководства. Грамотное интервью избавит такой разговор от ненужных эмоций и задаст беседе уважительный тон.

Кто проводит выходное интервью при увольнении работника

Выбор ответственного за проведение exit-интервью лица зависит от корпоративной культуры компании и уровня доверия к конкретному специалисту. Важно, чтобы уходящий сотрудник чувствовал себя комфортно и мог открыто выразить свои мысли.

• Непосредственный руководитель.

Плюсы. Хорошо знает сотрудника, поэтому может догадываться об истинных причинах увольнения. Порядочный руководитель использует понимание ситуации во благо и грамотно составит выходную анкету.

Минусы. Вариант не подходит, если человек увольняется из-за руководителя. Плохой начальник будет избегать обсуждения связанных с ним проблем или просто не донесет их до вышестоящих.

• Менеджер по персоналу.

Плюсы. Представляя компанию, HR-специалист все же нейтрален по отношению к сотруднику, что создает более доверительную атмосферу беседы.

Минусы. HR не всегда имеет верное представление о производственных задачах.

• Первое лицо компании.

Плюсы. Топ-руководитель получает возможность изнутри увидеть работу компании. А для рядовых сотрудников это порой редкая возможность напрямую пообщаться с первым лицом.

Минусы. Те же, что и при беседе с руководителем подразделения. В том числе это риск получить неискренние, а значит бесполезные ответы.

• Внешний консультант.

Плюсы. Максимально нейтрален и поможет избежать конфликта интересов. Также имеет смысл подобрать для этой роли человека, специализирующегося именно на выходных интервью.

Минусы. Опросник может получиться стандартизированным, не учитывать специфику компании.

Как подготовиться к экзит-интервью

Подготовка к проведению выходного интервью включает несколько ключевых этапов:

1. Соберите информацию. Необходимо ознакомиться с историей работы сотрудника, его достижениями и проблемами. Это поможет провести индивидуальное интервью вместо формализованной беседы.
2. Составьте вопросы. Для exit интервью анкета поможет структурировать беседу и не упустить важные моменты. Часть вопросов могут быть закрытыми: так будет проще обрабатывать результаты. Но не лишним будет оставить поля для дополнительной информации.
3. Создайте комфортную атмосферу. Обстановка должна способствовать открытости и честности. Для общения вживую подойдет отдельный кабинет, идеально — переговорка. При общении онлайн также важно избегать присутствия посторонних. Иногда стоит обойтись и без формальной беседы, поговорить можно как бы невзначай, за обедом или по пути с работы.

Важно помнить, что выходное интервью — это не только возможность получить обратную связь, но и шанс оставить положительное впечатление о компании.

Основные вопросы для экзит интервью

При проведении exit интервью следует использовать типовые вопросы на такие темы, как:

• Основная и второстепенные причины ухода.
• Условия труда в компании: организация работы, нагрузка, корпоративная культура.
• Микроклимат в коллективе, отношения с руководством.
• Зарплата, премии, соцпакет.
• Роль сотрудника и как она менялась в компании.
• Полученный опыт.
• Возможности для развития.

Также можно предложить дать оценку изменениям в компании и узнать, чего не хватило. При этом не стоит включать в exit interview вопросы, которые могут показаться неуместными. 

Так, экзит интервью не подходит, чтобы:

• Спрашивать о конкретных коллегах: хватит общей оценки руководства и коллектива в целом.
• Обсуждать слухи и сплетни: не превращайте собеседника в доносчика.
• Настойчиво уговаривать остаться: достаточно будет ненавязчиво спросить о новом месте и подготовить контроффер.

Стандартная анкета выходного интервью может быть дополнена персонализированными вопросами. Извлеките пользу из уникальной истории совместной работы.

О чем не стоит спрашивать

Некоторых тем во время exit интервью лучше избегать. К ним относятся:

• Личные проблемы сотрудника.
• Специфические конфликты с коллегами.
• Негативные отзывы о других сотрудниках или руководстве.

Эти вопросы могут создать напряженность и помешать получению конструктивной обратной связи.

Как провести exit интервью

Шаг 1. Выбрать формат беседы.

Свои преимущества и недостатки есть и у письменной анкеты и у устной беседы. Одни компании предпочитают живое общение, другие — заполнение опросника, третьи совмещают эти форматы. Стоит попробовать разные варианты и подбирать их исходя из личных особенностей сотрудника, уровня занимаемой должности и стажа.

Шаг 2. Выбрать время разговора.

Если компанию покидает особенно ценный сотрудник, стоит поговорить с ним за пару дней до окончания отработки — чтобы у него было время отозвать заявление. 

Если же от разговора нужна предельная искренность, лучше подойдет последний момент, когда работник уже получил расчет и трудовую книжку на руки. Также можно провести такой опрос в два этапа.

Шаг 3. Установить доверительный контакт.

В начале интервью поблагодарите человека за проделанную работу и дайте понять, что ответы не будут использованы против него. 

Шаг 4. Проведите интервью и зафиксируйте ответы.

Обеспечьте сохранность письменных ответов. Устный разговор можно и записать, но учтите, что это может снизить искренность, а запись беседы без предупреждения недопустима. 

Завершите интервью на позитиве, даже если разговор был сложным. Пожелайте успехов на новом месте. Не оставьте без внимания и прощальное письмо сотрудника коллегам, если такое будет написано.

Шаг 5. Проанализируйте итоги.

Чтобы интервью не осталось пустой формальностью, необходимо проанализировать ответы и сделать выводы. 

Топ ошибок при беседе с увольняющимся сотрудником

Ошибки в организации и проведении exit interview снижают его эффективность. Самые распространенные из них:

• Неверно выбрать формат, время или место для беседы.
• Не подготовиться к беседе.
• Не структурировать вопросы.
• Не слушать собеседника.
• Не фиксировать ответы для анализа.
• Не обеспечить конфиденциальность разговора.
• Быть равнодушным.
• Критиковать сотрудника, защищать компанию.

Избежание этих ошибок позволит сделать экзит интервью более продуктивным. 

Результаты выходного интервью

В итогах, переданных руководству, стоит отразить:

• что в компании требует изменений;
• из-за чего чаще всего увольняются сотрудники;
• сильные и слабые стороны управленческой структуры.

Таким образом, exit-интервью является важным инструментом для анализа работы компании и повышения уровня удовлетворенности сотрудников. Грамотная организация этого процесса может существенно повлиять на внутреннюю культуру и эффективность работы организации.

При этом любую информацию стоит перепроверять, ведь уходящий сотрудник может отвечать на вопросы на эмоциях.

Зачем и как благонадежность кандидатов и сотрудников

Когда сотрудник покидает компанию по собственному желанию, вполне логично проводить выходное интервью при увольнении. Вопросы другого характера, в частности, вопросы к качеству подбора, возникают, когда приходится увольнять человека по статье.

Для обеспечения надежности кадрового состава важно проводить комплексную проверку как кандидатов, так и действующих сотрудников. Оценить соискателей помогут рекомендательные письма от прежних работодателей, в отдельных случаях — полиграф или сканирование черных списков сотрудников.

Для проверки как кандидатов, так и действующих сотрудников можно использовать специализированные сервисы для проверки благонадежности.

Автоматизированная проверка кандидата на профильных ресурсах позволит узнать, судился ли он с бывшими работодателями, не находится ли в розыске, имеет ли человек статус банкрота, есть ли неоплаченные налоги и алименты. 

Комплексный подход к проверке персонала позволит минимизировать риски и повысить качество подбора кадров.