12 вопросов о КЭДО: что учесть, чтобы избежать штрафов и ошибок

Директор по работе с госсектором в VK Tech Максим Семенов разбирает вопросы, которые часто возникают у компаний при переходе на безбумажное делопроизводство.

Какие документы регулируют применение КЭДО 

Кадровый электронный документооборот — это способ ведения кадровых документов без бумажных носителей. Чтобы он работал законно, нужно учитывать несколько нормативных актов.

Трудовой кодекс РФ определяет, какие документы можно вести в электронном виде, как они должны подписываться и какие права есть у работников.

Федеральный закон «Об электронной подписи» №63-ФЗ регулирует, какие электронные подписи можно использовать и как они работают. В КЭДО применяются простые (ПЭП), усиленные неквалифицированные (УНЭП) и усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП).

Федеральный закон «О персональных данных» №152-ФЗ определяет, как работодатель должен обрабатывать, хранить и передавать персональные данные, а также получать на это согласие. 

Эти три нормативных акта — основа для работы с КЭДО. Теперь разберемся с конкретными вопросами.

1. Можно ли оформить согласие на КЭДО в электронном виде

Нет, нельзя. Закон требует, чтобы согласие на электронный документооборот было оформлено в письменном виде, то есть на бумаге. Это закреплено в ч. 5. ст. 22.2 Трудового кодекса РФ. 

Без подписанного бумажного документа работодатель не имеет права перевести сотрудника на КЭДО. Если нарушить это требование, по ст. 5.27 КоАП РФ можно получить предупреждение или штраф:

• для должностных лиц предпринимателей без образования юрлица — от 1 000 до 5 000 рублей;
• для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

2. Можно ли не брать у дистанционных работников согласие на подключение КЭДО

Нет, нельзя. В статье 312.1 ТК РФ закреплено: на дистанционных работников распространяются те же нормы трудового права, что и на других сотрудников. Поэтому работодатель вправе применять КЭДО к удаленщикам только в соответствии с общими правилами. Это значит, что нужно получить их согласие на электронный документооборот все-таки нужно в письменном виде.

Можно получить скан-копию или фото бумажного согласия дистанционного работника по электронной почте, если это прописать в ЛНА работодателя.

3. Если сотрудник уже дал согласие на КЭДО, может ли он отказаться и снова подписывать кадровые документы на бумаге

Нет, не может. Согласно письму Минтруда России от 12.09.2022 №14-4/В-823, ТК РФ не предусматривает возможности отозвать согласие на КЭДО. Если сотрудник один раз согласился на электронный документооборот, он не может отказаться и вернуться к бумажному документообороту у данного работодателя.

4. Обязательно ли оформлять согласие на обработку персональных данных для КЭДО на бумажном носителе

Нет, не обязательно. По ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», согласие на обработку персональных данных можно оформить как на бумаге, так и в электронном виде.

Однако есть исключения, когда согласие нужно именно в бумажном формате:

• персональные данные включаются в общедоступные источники;
• обрабатываются специальные категории данных;
• обрабатываются биометрические данные;
• персональные данные распространяются среди неопределенного круга лиц.

Во всех остальных случаях согласие можно оформить электронно.

5. Если сотрудник отозвал согласие, нужно прекратить обработку его ПДн и удалить их

Нет, не нужно. Отзыв согласия на обработку персональных данных не означает, что работодатель обязан удалить всю информацию о сотруднике. Закон № 152-ФЗ «О персональных данных» не распространяется на обработку персональных данных в рамках архивного хранения документов.

Кроме того, даже после отзыва согласия работодатель вправе продолжать обработку персональных данных, таково мнение регуляторов:

• письмо Минтруда России от 22.11.2023 №14-6/ООГ-7288;
• письмо Роскомнадзора от 30.11.2023 №08-12663.

6. Нужно ли удалять и обезличивать персональные данные уволенных сотрудников

Нет, не нужно. Согласно статье 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», документы по личному составу должны храниться:

• 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года,
• 50 лет, если они закончены после 1 января 2003 года.

Это означает, что даже после увольнения персональные данные сотрудника продолжают храниться в кадровых и архивных документах. Если удалить или обезличить их, это будет нарушением закона. 

7. Нужно ли получать согласие на обработку персональных данных у кандидата при приеме на работу

Да, но есть исключения. Если работодатель получает резюме соискателя по электронной почте или факсу, он должен подтвердить, что документ направил сам кандидат. Это можно сделать, пригласив его на личную встречу или получив подтверждение по электронной почте.

Исключения закреплены в разъяснениях Роскомнадзора от 28.01.2014:

• Если резюме предоставило кадровое агентство, с которым кандидат заключил договор.
• Если кандидат самостоятельно разместил резюме в открытом доступе в интернете.

В этих случаях согласие брать не нужно.

8. Обязательно ли заключать соглашение о применении УНЭП в случае использования КЭДО

Да, обязательно. Информация в электронной форме, подписанная УНЭП, приравнивается к бумажному документу с подписью. Однако это возможно только при наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия.

Отдельное соглашение не требуется только в случае, если работник использует электронную подпись типа «Госключ» или УКЭП. Это закреплено в п. 3 ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ.

9. Обязательно ли указывать подробный перечень документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот, в регламенте о введении КЭДО

Да, обязательно. Электронный документооборот вводится на основании локального нормативного акта. Согласно ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ, в нем нужно указать перечень документов, которые вы будете оформлять в электронной форме.

10. Можно ли прописать в регламенте о введении КЭДО условия, при которых сотрудник считается ознакомленным с документом без его подписания

Нет, нельзя. Трудовой кодекс не предусматривает вариантов ознакомления без подписи работника (электронной или собственноручной). Только она доказывает, что человек прочитал документ. 

Поэтому в регламенте не может быть таких условий:

• работник получил документ в личный кабинет;
• работник открыл документ на просмотр;
• документ находится в личном кабинете работника более Х дней и был доступен для подписания.

11. Могут ли руководители, бухгалтеры и работники подписывать авансовые отчеты электронными подписями

Да, могут. Авансовые отчеты и другие первичные учетные документы бухгалтерского учета можно оформлять в электронном виде и подписывать электронной подписью. Это допускается п. 5 ст. 9 Закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Минфин России подтверждает, что для таких документов можно использовать простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись (письма от 04.12.2019 №03-03-06/1/94297 и от 20.08.2015 №03-03-06/2/48232).

12. Разрешено ли подписывать справку 2-НДФЛ электронной подписью

Да, разрешено. Налоговый кодекс не устанавливает способы выдачи справки 2-НДФЛ физическим лицам. Организация — налоговый агент может определить их самостоятельно, если решение не противоречит законодательству.

Поэтому справку можно оформить в электронном виде и заверить электронной подписью. Это подтверждает письмо ФНС от 16.11.2020 №БС-4-1/18719).

Выводы

• Согласие на КЭДО нужно оформлять в письменном виде, в том числе и с дистанционными работниками. Можно получить скан-копию или фото бумажного согласия дистанционного работника по электронной почте, если это прописать в ЛНА работодателя.
• Работник не может отказаться от подписанного согласия на КЭДО или отозвать его.
• В Регламенте о КЭДО указывают перечень документов, к которым применяется КЭДО. Если этот список меняется, нужно утвердить новую редакцию и ознакомить с ней сотрудников.
• Чтобы ознакомить с документами работника, согласившегося на КЭДО, нужна его электронная подпись. В некоторых случаях можно использовать ПЭП.
• Все первичные учетные документы бухгалтерского учета можно составлять в виде электронного документа, подписанного электронными подписями. При этом допускается использование ПЭП и УНЭП.
• Справку 2-НДФЛ разрешено подписывать УКЭП.

Подробнее о возможностях и функционале системы КЭДО читайте на сайте VK HR Tek.