Что такое стратегическая сессия и как она способствует развитию бизнеса

Всем ли нужна стратегия

Даже если рынок давно освоен, продукт прост и понятен, целевая аудитория консервативна и предсказуема, стратегия необходима. Все дело в том, что мир не стоит на месте — люди и рынки меняются. При некоторых условно стабильных коэффициентах в формуле бизнеса все равно остаются переменные. А в некоторых случаях стратегия может разрабатываться не с целью «захвата мира и высадки на Марс», а, к примеру, с фокусом на поддержание статус-кво.

Когда нужна стратегия

Стратегия необходима в случае, если:

• целей нет или они непонятны;
• цели на уровне цифр есть, а на уровне смыслов — нет;
• есть цели и смыслы, но «как это сделать» — непонятно;
• вариантов «куда и как двигаться» много, но у каждого в приоритете свой;
• главных действующих лиц в компании становится больше трех;
• цели амбициозны;
• в бизнесе стагнация;
• вообще непонятно, что делать;
• в команде расфокус, «перетягивание одеяла», и от этого страдает бизнес;
• нужно выйти на новый уровень — качественно или количественно.

На какой период разрабатывать стратегию

Идеального времени для старта разработки стратегии не существует. Лучшее время — сейчас. Большинство компаний, которые занимаются стратегированием, делают это осенью. И считают, что это идеальное время для подготовки к созданию плана развития бизнеса на следующий год, постановки задач команде топов и их грамотному распределению.

Однако все индивидуально и зависит от двух ключевых факторов. С одной стороны — от текущей фазы развития бизнеса. Если проект находится на ранней стадии развития, необходимости в стратегировании на 10 лет вперед нет. В случае же с крупными многофункциональными корпорациями уместна разработка долгосрочной стратегии — на 5 лет и больше. С другой стороны — от скорости, с которой меняется рынок. Она растет с каждым годом: если 20 лет назад предприниматели разрабатывали стратегию и дальше просто шли по готовому плану, то сейчас к ней возвращаются каждые 3–6 месяцев в режиме проверки актуальности. 

Один из эффективных способов разработки стратегии с включением в работу команды — это стратегическая сессия. Рассмотрим, как малому и среднему бизнесу подготовиться и провести ее. 

Что такое стратегическая сессия

Это командная встреча, на которой решаются стратегические вопросы. Участники сессии — люди, которые принимают решения и руководят их реализацией. Если компания небольшая или на ранней стадии развития, на стратсессии может присутствовать 3–5 человек. В такой сессии принимают участие фаундеры и первые топы компании. С ростом и развитием компании расширяется команда C-level, а соответственно, и число участников сессии. На уровне корпорации выработка стратегии имеет более сложную структуру.

Часто стратсессию путают с отчетными сессиями топов по определенному периоду, а также подведением итогов месяца или квартала. Следует понимать, что это лишь малая часть процесса разработки комплексного плана движения к целям компании.

Групповая работа в рамках стратегической сессии включает несколько базовых этапов:

• ретроспективу; 
• стартовый анализ;
• исследование трендов;
• проработку видения;
• выявление внутренних препятствий и противоречий;
• выбор ключевых или фокусных проектов на ближайший трек; 
• составление дорожной карты.

В процессе обязательно участвуют сотрудники компании. Топ-команда — это мощный интеллектуальный ресурс. Лучшим решением будет привлечь таких людей к разработке стратегии. Они не только являются экспертами, но и глубоко погружены в процессы и текущее состояние компании — гораздо лучше, чем любой внешний консультант. 

В рамках стратегической сессии участники начинают говорить на одном языке, у них появляется общее значение для каждого слова и понятия. Понимают, куда и зачем идет компания и почему у нее это получится, — мысли и идеи рождаются у самих участников в ходе рабочей дискуссии. Нет необходимости искусственно создавать мотивацию и искать источники вдохновения для сотрудников — при разработке стратегии команда видит потенциальные вероятности построения желаемого будущего. Это приводит к ее качественной синхронизации. Когда сотрудники причастны к разработке стратегии, они чувствуют свое влияние на будущее компании, и их отношение к тому, что они делают, меняется.

Внешний ведущий стратсессии, фасилитатор — это эксперт в сфере коммуникаций. Он может быть частично погружен в контекст бизнеса. Есть фасилитаторы с опытом и экспертизой в индустрии. Такой специалист может усилить сессию и привести к более значимым результатам.

Организация стратегической сессии

Сама встреча — это видимая часть процесса. Начинается же все с подготовки. В первую очередь необходимо определить цели. Зачем нам это нужно? Какой результат мы хотим получить? Как это будет влиять на бизнес? И можно ли это получить иными способами? 

Когда вы определитесь с целями и поймете, что стратегическая сессия — наилучшее решение для их достижения, можно переходить к этапу проектирования встречи. Он делится на две большие части: исследование контекста и архитектуру сессии. 

Для исследования контекста проводятся личные встречи с ключевыми участниками. На них обсуждается текущее состояние и стремления в позиции, отделе и бизнесе в целом. А также сложности, которые мешают развиваться быстрее, и драйверы, которые, наоборот, ускоряют процесс. Выявляются темы, которые необходимо поднять в общем диалоге для эффективного движения к целям компании. Дополнительно берутся во внимание особенности корпоративной культуры и ее артефакты — например, миссия, ценности и принципы. Полученная информация обобщается, систематизируется и применяется при разработке архитектуры встречи. 

Архитектура сессии — это логичная последовательность вопросов и форматов их обсуждения, которая позволяет получить результат самым эффективным способом. На этапе проектирования мы не знаем, какой именно результат получим, но знаем, какой путь пройдет группа для его достижения. Вопросы формулируются в контексте текущей ситуации в компании. Форматы подбираются под задачи блоков и особенности участников.

На этапе подготовки также выбирается время и место сессии. Формат: офлайн или онлайн. Определяется бюджет. Принимается решение о самостоятельном проведении сессии или о привлечении профи — фасилитатора. Проведение стратегической сессии — это непосредственно управление командной дискуссией, ведение диалога, объяснение и поддержание форматов обсуждений, контроль тайминга. А также введение и поддержание правил диалога, равновесности включения участников, организация пространства (онлайн или офлайн), разрешение непредвиденных ситуаций в моменте. 

После сессии важно перевести артефакты — результаты работы группы — в цифровой формат. Обсудить и подвести итоги проведенной работы с заказчиком — с точки зрения соответствия поставленных задач и полученных результатов. А также собрать, зафиксировать и проанализировать дополнительные результаты и сведения, полученные в ходе групповой работы.

Таким образом, чтобы провести стратегическую сессию, необходимо понимать задачи, уметь собрать текущий контекст, спроектировать архитектуру сессии, конструктивно провести группу через серию последовательных дискуссий. Кроме того, нужно уметь сохранять баланс в группе, чтобы все в равной степени могли поучаствовать в создании стратегии, а также провести анализ и обсуждение результатов и запланировать последующую работу над реализацией стратегии.

Стратегическую сессию можно провести самостоятельно: просто запланировать ее блоки и приступить к обсуждению. В таком подходе есть свои плюсы: вы в полной мере владеете контекстом и текущей ситуацией, время согласовываете внутри команды, что проще сделать. Но есть и минусы: вы ограничены вашим видением и либо самоустраняетесь из дискуссии, либо, наоборот, фактически ведете игру «в одну голову», а участники радостно кивают, соглашаясь с вами. В таком случае становится непонятно, что именно и как нужно обсудить в тех или иных блоках сессии. Большинство попыток самоорганизации, которые я видела, заканчивались переходом в типовое планирование, бюджетирование или доминирование играющего фаундера. 

Как я уже говорила, для стратегической сессии можно привлечь профессионала — фасилитатора. Для этой задачи важно выбирать человека с практическим опытом и специализированным образованием. Спросить специалиста про его опыт и рекомендации клиентов — абсолютно нормально. Стратегическая сессия — это серия последовательных и взаимосвязанных дискуссий, и здорово, если у вашего избранника будет опыт не просто в командных сессиях, а именно в стратегировании. Это добавит уверенности в его способности спроектировать архитектуру сессии. Важно, чтобы у вас сложился легкий, доверительный контакт с выбранной персоной, — вам должно быть приятно и комфортно общаться. Дополнительным бонусом будет профильный отраслевой опыт фасилитатора, который поможет ему глубже понять ситуацию и точнее спроектировать работу по созданию стратегии.

Сколько стоит стратсессия

При формировании итоговой цены учитывается несколько ключевых факторов.

• Формат проведения

Для онлайн-встречи обычно используются две программы — Zoom и Miro. Обеспечение доступа к ним может быть как на стороне заказчика, так и исполнителя — в зависимости от личных договоренностей. Если же сессия проводится в офлайн-формате, необходимо выбрать место и обеспечить проживание участников. Как правило, команды выезжают на 2-3 дня за город, чтобы сфокусироваться на задачах. Бюджет будет напрямую зависеть от выбора локации — от 10–15 тысяч рублей на каждого участника. 

• Задачи сессии

Это может быть разработка стратегии на определенный период, синхронизация команды и целей, выбор фокуса, проработка возможностей, поиск точек роста, перезапуск или рестарт команды и проекта. Задачи сессии определяют число участников и последовательность тактов работы. Они влияют на длительность стратсессии и количество фасилитаторов, которых в ней необходимо задействовать. Чем больше времени нужно на сессию и больше участников необходимо привлечь, тем дороже это будет стоить. Например, сессия по разработке верхнеуровневой стратегии (без детальной дорожной карты) для команды до 10 человек потребует двух полных дней командной работы.

• Выбор исполнителя

Как правило, стоимость работы фасилитатора определяется часами сессии с учетом этапа подготовки. Если цена за услуги начинающего специалиста составляет около 50–70 тысяч рублей за смену, то гонорар опытного может достигать 200–500 тысяч в день. Кроме того, в случае если в стратсессии участвует больше 12 человек, для ее качественной организации необходимы софасилитаторы. Работа каждого из них обычно оценивается в 30–70 тысяч рублей в день. 

• Дополнительные расходы

Учтите, что вам нужно будет доставить участников и команду фасилитатора на место проведения стратсессии. А также закупить специальную канцелярию: листы для флипчартов, маркеры и другие необходимые мелочи.

Вместо выводов

Выбор формата стратегической сессии в качестве решения для планирования года подходит для основателей малого и среднего бизнеса в любой индустрии. Групповая работа основателей и топ-менеджеров компании в сопровождении фасилитатора позволяет принять значимые для организации решения, оптимизировать процессы, грамотно сформировать или актуализировать стратегию развития бизнеса. А также определить приоритетные задачи и инструменты для их решения.

Фото: Ольга Гагуа