Персональные данные: когда на их обработку не нужно согласие

Работу с кадрами невозможно представить без взаимодействия с персональными данными, которые встречаются во многих рутинных задачах: от учета сотрудников и кадрового делопроизводства до внесения данных в статистическую документацию по Трудовому кодексу. 

На обработку персональных данных обычно нужно получать согласие от их владельца. Но это требуется не всегда. К исключениям относятся сведения, обрабатываемые в силу закона. Например, при оформлении трудового договора нужно предоставить паспортные данные, данные о трудовой деятельности, об образовании и СНИЛС (ст. 65 ТК РФ). Аналогичная ситуация и с данными для исполнения возложенных на работодателя обязанностей, функций и полномочий: узнать размер для корпоративной одежды или для спецобмундирования.

Какие еще данные можно обрабатывать без согласия:

• Данные работника, передаваемые в налоговую, Пенсионный фонд, ФСС, трудовую инспекцию и военный комиссариат.
• Сведения о состоянии здоровья работника связана с возможностью выполнения трудовой функции (п. 2.3 и 3 ч. 2 ст. 10 закона 152-ФЗ). (санитарные книжки, справки от психолога, нарколога, медосмотры)
• Данные близких родственников работника для заполнения карточки Т-2, формы 10, оформления социальных выплат, получения алиментов (п. 2 разъяснений Роскомнадзора).
• Данные уволенных работников для выполнения требований налогового, бухгалтерского учета (п. 5 разъяснений Роскомнадзора).

Работодатели без согласия хранят заявления уволенных работников о предоставлении налоговых вычетов с копиями свидетельств о рождении детей. Поскольку по ч. 3 ст. 24 НК РФ работодатели, как налоговые агенты, обязаны 5 лет хранить документы, необходимые для исчисления налогов.

• Данные кандидата, если они получены от кадрового агентства, действующего от имени соискателя, с которым кандидат заключил договор;
• Данные кандидата при его самостоятельном размещении резюме в интернете.
• Данные, обязательные к публикации в сети Интернет, предусмотренные законом (п. 1 разъяснений Роскомнадзора). Например, сведения о руководителях, структурных подразделениях государственных органов и органов местного самоуправления.
• Данные субъекта, являющегося участником судебного разбирательства.
• Данные, которые будут использоваться для статистического учета или исследований и обезличены.
• Если ситуация требует немедленных действий при критических жизненных обстоятельствах, но невозможно получить согласие субъекта. Например, если человек находится без сознания.
• Данные, которые субъект самостоятельно сделал общедоступными и возможность их получения есть у неограниченного числа лиц. Это про социальные сети.
• Данные, которые должны быть раскрыты для исполнения государственных полномочий. Например, при регистрации на сайте «Госуслуг».
• Данные, используемые при заключении договора, субъект по которому будет выгодоприобретателем или поручителем. Например, использование реквизитов расчетного счета для исполнения обязательств по договору.
• Данные, используемые в СМИ, для журналистской или творческой деятельности, если не нарушают законные интересы и права субъекта.
• Данные должны быть раскрыты на основании законодательных требований. Например, исполнение судебных актов.
• Данные, по совокупности которых невозможно идентифицировать человека.