«При автоматизации расставляйте приоритеты и говорите о смыслах»

Эксперты сервиса кадрового документооборота Nopaper продолжает общаться с кадровыми специалистами из разных областей и узнавать про их опыт автоматизации бизнес-процессов в компании.

В этом интервью с HRD производственной компании «Лаборатория вкуса» Елизаветой Гурьевой мы узнаем, с чего стоит начать, если вы задумались об автоматизации, как объяснить сотрудникам, что это действительно нужно, и что технологию Face ID может позволить себе любой.

— Елизавета, в чем особенность бизнеса компании «Лаборатория вкуса» и чем вы занимаетесь?

— Мы стремительно развивающаяся производственная компания. Еще в октябре 2022 года у нас было около 30 сотрудников, оборот составил — 2 млн штук продукции. Да данный момент в компании 119 сотрудников, и в этом году мы выйдем на оборот — более 7 млн штук производимой продукции. С нашими темпами роста, которые увеличились в 4 раза, мы точно это сделаем. Еще мы запустили фабрики: помимо Екатеринбурга, появились фабрики в Санкт-Петербурге, Тюмени, Уфе. В Екатеринбурге у нас есть 2 производства, которые мы сейчас будем объединять в одно большое. 

— Какой подход к корпоративной культуре преобладает в вашей компании?

— Сейчас мы выстраиваем такую культуру, что наши сотрудники общаются на «ты», потому что это сближает, позволяет развивать тот самый близкий менеджмент. Это та самая «культура коммуникации», фундамент, который позволяет охватывать такой объем роста. 

— Что вы думаете о повсеместной автоматизации бизнес-процессов? Какое ваше отношение к ней?

— Я отношусь к ней отлично. Другое дело, на каком этапе и что именно нужно компании от автоматизации. Сейчас мы смотрим одновременно в разные направления автоматизации, но какое-то из них для нас более приоритетное, а какое-то мы можем пока отложить. Потому что внедрение, адаптация сотрудников под новый формат работы требуют времени. И только после того, как мы поймем, что система успешно внедрена, закреплена — можем переходить к новому этапу, другим системам. Конечно, бывают истории, когда их можно запараллелить, потому что они касаются разных людей, разных отделов или вообще совершенно разных процессов.

— Не могли бы вы рассказать подробнее, что на данный момент в вашей компании автоматизировано, как пришли к этому и каковы результаты?

— У нас производственное предприятие и нужно контролировать растущий штат: когда приходят сотрудники, когда уходят, когда закрывается/открывается смена. Поэтому мы внедрили систему распознавания Face ID. Изначально у нас был скан отпечатка пальца, так как чаще всего в ресторанах используется именно эта технология. Но нам это не подошло — повара работают в течение 12 часов в перчатках, и закрывать смену у них после этого не получается. Ставить человека на входе для фиксации — не выход для нас. И вдруг пришло новое решение — Face ID, которое оказалось очень недорогим, более того, его может позволить себе любой.

Сейчас специально под нас пишут программу по автоматизации процессов производства, которая позволит демонстрировать на мониторах процесс приготовления: заявка-на заготовке-основное блюдо-склад готовой продукции, и прочее, чтобы мы имели более структурированные и понятные этапы работы. 

В планах на 2023 год также стоит внедрение электронного документооборота. 

На производстве мы внедряем систему 5С  — это система организации и хранения в рамках «Бережливого Производства». Для того, чтобы все это было не на бумаге, мы вложились в приложение, делающее чек-листы. Загруженные листы демонстрируют, как все должно выглядеть на рабочем месте. Так новый сотрудник, оказавшийся через неделю на рабочем месте, понимает, как должен закончить смену и в какой порядок привести свое рабочее место. И ему для этого не нужен дополнительный человек — что сокращает количество менеджмента на линейном персонале. 

Также мы наполняем материалами и скоро запустим приложение Эквио. Это площадка для обучения и коммуникации, которая выглядит как Вконтакте, с понятным интерфейсом для общения и создания групп. Это очень удобно, если компания большая и не все сотрудники находятся в одном месте. Ты можешь зайти в группу другого города, например, Тюмени, посмотреть, как у них жизнь, какие практики они применяют. Туда же загружаются различные новости, тесты, обучения на всю компанию. Все это сокращает количество управленческого персонала. В случае, если люди недоинформированы, можно пойти двумя путями: первое — набрать много различного менеджмента над каждым этапом, либо создать такие решения, которые позволят доносить коммуникации до линейного персонала. 

— На ваш взгляд, как правильно преодолеть сопротивление нововведениям сотрудников? 

— Есть люди новаторы, которые любят изменения, готовые подхватить. Они будут амбассадорами этих изменений. Будут люди и консервативные, с утверждением «а раньше было лучше», что все давно уже проверено, все и так работает. В любом случае нужно время, чтобы продемонстрировать преимущества работы с новой системой, и придать смысл «для чего мы это делаем и что это дает» самому сотруднику и компании в целом. Донести, что любое благо для компании — это благо для сотрудников. Что сотрудник работает в развивающейся компании, имеет множество возможностей, и это прекрасно. Когда у человека есть смысл «а зачем», ему будет легче преодолевать нововведения. Будет понимание, что это не просто прихоть руководителя или проект ради проекта. Бывают случаи, когда проект создается ради проекта, когда попробовали что-то, потестили, смысла в нем для всех так и не нашли. И люди, которые проживают этот опыт, потом уже в штыки воспринимают какие-либо изменения. Про смысл нужно говорить изначально, должна быть приоритизация. Нужно понимать, что первичнее, какие потребности нужно закрыть в первую очередь. Чтобы это изменение не казалось дикостью, как небоскреб в трущобах Индии. 

— Елизавета, в завершение, хотела бы вас попросить дать совет всем тем, кто планирует начать автоматизацию бизнес-процессов.

— Мой совет: в погоне за автоматизацией не пытаться объять все, а выбирать те приоритеты, которые сейчас действительно нужны компании. И не считать, что автоматизация производственной линии, например, лучше, чем приложение для коммуникации. Иногда все наоборот — возможность вовремя доносить информацию до сотрудников намного больше повышает продуктивность, чем автоматизация линии. 

И в дополнение: когда мы говорим про автоматизацию, мы уверены, что это дорого. А если мы посмотрим на это по-другому, то есть просто позволим себе сравнить цены на тот же Face ID, который мы внедрили себе — поймем, что разница то была небольшая в сравнении с отпечатком, который был раньше. В итоге затраты окупают себя тут же. 

Беседовала Филатова Яна