Как ГК «Основа» снизила нагрузку на ИТ и обеспечила стабильность печати

О заказчике

ГК «Основа» — российский девелопер полного цикла, реализующий проекты в жилом, коммерческом и инфраструктурном сегментах. Входит в число крупнейших игроков на рынке недвижимости Москвы и Московской области. Заказчик развивается в следующих направлениях:

• Жилая недвижимость. Девелопмент проектов в формате «умный дом». В портфеле — около 20 жилых комплексов в Московском регионе, а также один реализованный проект в Чехии и один строящийся проект в Забайкальском крае.
• Коммерческая недвижимость. Управление коммерческими помещениями в собственных ТЦ и на первых этажах жилых комплексов, а также инновационным технопарком.
• Гостиничный бизнес. Развитие и управление экоотелем в Московской области и курортом в Новой Москве.
• Семейная инфраструктура. Инвестиции и развитие городских курортов федеральной сети.
• Инновации. Разработка и поддержка высокотехнологичных решений в области ИИ, блокчейна, умного строительства, IoT и «умного дома».

Кому будет полезен этот кейс

• Девелопмент и строительство
• Управление недвижимостью
• Многофилиальные организации

Вызовы, с которыми столкнулся заказчик:

До начала сотрудничества с «Онлантой» печатная инфраструктура компании обслуживалась силами стороннего подрядчика и внутренних сотрудников. Формально парк техники находился под контролем, но иногда становился источником сбоев и недовольства пользователей.

• Простои оборудования — техника могла иногда простаивать из-за нехватки ЗИПов.
• Непредсказуемость затрат. Из-за требуемых периодических ремонтов и непрогнозируемой закупки расходных материалов, ресурсных деталей и запасных частей расходы на печать постоянно колебались, из-за чего согласование бюджета каждый месяц было затруднено.
• Нагрузка на ИТ-департамент. Контроль за печатью, ремонтом, заказами и логистикой ложился на ИТ-Блок Заказчика высокой операционной нагрузкой, отвлекая ключевых специалистов от профильных задач.

На первый взгляд, печать — не стратегическая функция. Но в компании с распределенной структурой, множеством юрлиц и сложной системой документооборота она важна для стабильной работы.

Для компании печать — это часть ключевых бизнес-процессов. Их проекты связаны с большим объемом технической и проектной документации, которая должна быть оформлена на бумаге для согласований, юридической фиксации и работы с подрядчиками.

Как шло внедрение: путь к контролю за один квартал

Конкретные направления работ:

1. Полное принятие под сервис всего парка печатных устройств и восстановление работоспособности неисправных аппаратов — от офисов продаж до управленческих и юридических подразделений.
2. Введение прозрачной модели управления и SLA: единое окно приема заявок, регламентированные сроки реакции и восстановления, четкая маршрутизация инцидентов.
3. Перевод закупок расходных материалов и ЗИП на предсказуемую модель планирования (квартальное планирование + автоматическое пополнение), чтобы исключить возможность дефицита и форс-мажоров.
4. Организация логистики и локальных складов запасных частей для обеспечения высокой доли устранения неисправностей с первого выезда.
5. Снижение операционной нагрузки на внутренний ИТ-отдел путем передачи рутинных задач (ремонт, заказ расходников, учет) на внешнего исполнителя, что позволит внутренним специалистам фокусироваться на стратегических проектах.
6. Построение аналитической модели эффективности парка: выявление перегруженных и затратных устройств, сценарии ротации, модернизации и экономии.

Ранее управление печатью в компании было фрагментированным. Бюджет на печать был непредсказуем, что осложняло согласование затрат. При этом внутренний ИТ-отдел был вынужден самостоятельно контролировать заказы, логистику, маршрутизацию обращений, ремонты и расчеты с подрядчиками.

Необходимо было взять под единое управление весь парк печатной техники и создать стабильную модель обслуживания. Заказчик хотел избавиться от простоев, обеспечить своевременное техническое обслуживание, наладить поставку расходников и выстроить четкую маршрутизацию обращений пользователей. Важно было не только «починить» текущую инфраструктуру, но и сделать ее предсказуемой, управляемой и понятной для всех участников процесса — от ИТ-службы до фронт-офиса.

Проект стартовал в сентябре 2024 года. Уже через месяц заказчик получил предсказуемую модель работы печатной инфраструктуры, а к концу года — восстановленный парк, стабильную поставку ЗИПов и четкую маршрутизацию заявок.

Что было сделано

1. Проведение аудита и двухэтапная приемка оборудования
   Это позволило оценить техническое состояние всего парка и системно взять его под контроль: сначала — 80% исправной техники, затем оставшиеся 20%, требовавшие обслуживания.
2. Внеплановое техническое обслуживание
   Было выполнено техническое обслуживание устройств: оборудование было очищено, проверено и доведено до технически исправного состояния, чтобы исключить риски отказов в ближайшие месяцы.
3. Организация квартального планирования поставок материалов
   Благодаря этому удалось полностью устранить дефицит расходных материалов, ресурсных деталей, запчастей и предотвратить простои из-за «пустых» аппаратов.
4. Настройка маршрутизации обращений и работы по SLA
   Сформированы четкие инструкции для пользователей, обращения централизованы, имеют определенные сроки реакции и сроки восстановления бизнес-процесса печати. Это ускорило решение инцидентов и дало сотрудникам понимание, когда процесс снова будет доступен.
5. Построение модели поддержки с закрытием инцидентов с первого выезда
   Такой подход повысил удовлетворенность пользователей и снизил число повторных обращений.
6. Подготовка аналитики по эффективности парка
   На базе полугодовых ревью заказчику представляются обновленные данные о недогруженных и перегруженных устройствах, о затратных устройствах, предлагаются сценарии замены и ротации устройств, модернизации парка техники, решения по управлению и сокращению объемов печати и затрат на печать, предлагаются дополнительные сервисы, позволяющие улучшить мониторинг и управление бизнес-процессом печати.

«Сотрудничество с компанией «Онланта» позволило нам стабилизировать работу печатной инфраструктуры — казалось бы, незаметного, но важного элемента в бизнес-процессах любой компании вне зависимости от масштаба. Вместе с коллегами мы смогли наладить бесперебойную работу, оптимизировать трудо-, временные и финансовые затраты на обслуживание печатной техники и довольны результатами нашего проекта», — рассказал Дмитрий Горгиладзе, руководитель департамента информационных технологий ГК «Основа».