Как ЦКР автоматизировал контроль сдачи статистической отчетности клиентов

Многие относятся к статистической отчетности несерьезно, и это опрометчиво.

Что представляет собой статистическая отчетность и в чем ее важность

Статистическая отчетность — это обязательная отчетность для бизнеса, предоставляемая в Росстат, содержащая сведения о состоянии отраслей экономики, уровне доходов населения, экономическом положении регионов и страны в целом.

На основании ее данных государство осуществляет разработку экономической политики, оценку состояния сфер экономики, нуждающихся в инвестициях, субсидиях и поддержке.

Существует множество форм статистической отчетности, и их непредоставление или предоставление с нарушением сроков влечет за собой применение административной ответственности (ст. 13.19 КоАП РФ). Количество предоставляемых в Росстат статистических форм зависит от осуществляемых видов деятельности, категории организации в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства ФНС России, и наличия территориально-обособленных структурных подразделений (ТОСП).

Мониторинг

Если вы являетесь сотрудником финансовой службы аутсорсингового провайдера или единого сервисного центра, который обслуживает множество клиентов, и перед вами встает задача оперативно и эффективно организовать работу по мониторингу и своевременной отправке статистической отчетности в большом объеме, особенно в периоды годовой отчетности, когда количество форм может достигать тысяч, — это требует применимых методов и решений.

Доступ к мониторингу перечня форм статистической отчетности по территориально обособленным структурным подразделениям (далее — ТОСП) достаточно просто получить на официальном сайте Росстата (rosstat.gov.ru) в разделе «Системы сбора отчетности» указав один из реквизитов (ИНН/ОГРН(ОГРНИП)/ОКПО).

При значительном количестве ТОСП у клиентов, существенным недостатком такого мониторинга является структура файла «Сведения о кодах и формах», включающего множество таблиц, рутинный для обработки и получения анализа сводных данных по ТОСП, выявление новых форм отчетности.

Как справиться с такой задачей в условиях работы профессионального провайдера и при этом использовать более доступное решение без привлечения роботов?

Поделимся опытом ЦКР

Чтобы сделать процесс мониторинга статистической отчетности клиентов максимально оперативным и удобным, можно внедрить небольшую автоматизацию, используя инструменты макроса в Excel.

Принцип построения макроса основан на преобразовании данных файла ежемесячной выгрузки с сайта Росстата по ИНН файла «Сведения о кодах и формах», который с помощью макроса преобразовывает все данные в файл со сводными таблицами:

• всего перечня статистической отчетности по ИНН клиента, позволяющий выявлять новые формы, по которым он становится респондентом впервые.
• данных по ТОСП, которые входят в выборку респондентов соответствующих форм статистической отчетности.

Обновление данных в макросе можно осуществлять со следующей периодичностью: с января по апрель — еженедельно, с мая по декабрь — ежемесячно на основании графика Росстата.

Результаты и преимущества.

Казалось бы, все просто, но в итоге очевидный эффект:

1. Экономия времени. Независимо от количества клиентов и числа ТОСП, при использовании макроса мониторинг отчетности сокращается в 3 раза. Этот метод легко масштабировать и применять к любым новым клиентам. Дополнительным преимуществом является использование сводных таблиц в качестве инструмента для контроля риска пропуска появления новых форм отчетности.
2. Обзор всего перечня статистической отчетности применяется для формирования графиков подготовки форм статистической отчетности и загрузки персонала.

Разработка файла мониторинга не требует особой экспертизы ИТ-специалистов, а достаточно уверенных знаний ExceI.

Интеграция с сервисами онлайн сдачи отчетности

Если для сдачи статистической отчетности в Росстат вы пользуетесь онлайн-сервисами, то, возможно, знаете, что многие сервисы позволяют формировать отчет по отправленным статистическим формам и выгружать его в формат Excel.

Этот инструмент можно использовать для построения средства контроля риска несвоевременной отправке статистической отчетности наших клиентов.

Объединив в один файл свод мониторинга всей статистической отчетности в разрезе ТОСП с отчетом по отправленным формам в Росстат, получаются данные наличия/отсутствия пропусков в отправке.

Такой разработанный файл станет проверенным инструментом контроля, дополняющим работу таблицы «Календарь отчетности» в системах сервисов. Обеспечит своевременную и полную отправку всей статистической отчетности клиентов для Росстата.

Как результат: весь перечень статистических форм компании или клиентов будет направляться в Росстат в полном объеме и своевременно. Этот лайфхак помогает избежать штрафов и оптимизировать рутину.