IT для нефтянки: как облегчить жизнь сотрудникам на месторождении

Этапы работ

Благодаря новой цифровой платформе стало возможно

• Оцифровать и автоматизировать процессы управления бытом сотрудников на месторождении.
• Создавать списки сотрудников и управлять ими в одном месте. 
• Формировать заявки на размещение и трансфер персонала на основе этих списков.
• Управлять объектами размещения — гостиницами, общежитиями.
• Обрабатывать онлайн-заявки на проживание, анализировать загрузку и планировать размещение.
• Обрабатывать заявки на бытовые услуги в местах проживания. 
• Управлять инфраструктурными объектами, включая спорт и досуг; рассматривать заявки на посещение.
• Управлять объектами питания: публиковать меню и принимать предзаказы. 
• Собирать отзывы и оценки проживания, питания и сервиса; формировать рейтинги объектов.
• Настраивать индивидуальные дашборды показателей эффективности.
• Проводить опросы сотрудников по заданным методикам.

Сервис автоматизирует управление всей социально-бытовой инфраструктурой на месторождении.

Мы применили наш опыт в разработке сложных ИТ-систем для корпоративного сектора, в частности в областях автоматизации бизнес-процессов и продуктового подхода. Это позволило провести приемо-сдаточные испытания по подготовленным сценариям и методике в запланированные сроки. 

Антон Клименков, CEO Adeptum Digital Production®. 

Как создавали IT-решение

В первую очередь, мы проанализировали вводные данные и провели глубинные интервью с представителями заказчика в головном офисе и на месторождении: с руководителями, начальниками отделов, менеджерами, мастерами. После чего определили и описали:

• необходимые модули и функционал сервиса;
• структуру ролевой модели;
• часть пользовательских сценариев.

Основные выводы легли в ФТТ (функционально-технические требования), CJM, первые макеты, варфреймы и архитектуру сервиса в виде UML диаграмм. После собрали отдельную команду под проект, организовали работу с помощью фреймворка SCRUM и приступили к разработке модулей сервиса.

Ролевая модель

Мы определили, кто будет пользоваться сервисом и за что они будут отвечать, и создали три основные роли:

1. Верхнеуровневый администратор — сотрудник, который управляет сервисом: выдает права, присваивает роли, создает цифрового двойника месторождения. То есть обладает самым широким функционалом. 
2. Комендант — сотрудник, который отвечает за какой-либо процесс или объект на месторождении: за гостиницу, столовую, транспорт.
3. Простые пользователи без прав управления.

Но в процессе разработки появилась потребность еще в двух ролях:

1. ЕОЛ — лицо, ответственное за группу работников. Он видит информацию только о своих подчиненных: ФИО, график работы, место проживания, номер телефона. 
2. Верхнеуровневый руководитель — может просматривать аналитику, отчеты и базу данных.

Списки сотрудников

Чтобы было проще управлять данными, мы создали модуль «Сотрудники».

Руководители могут создавать списки по вахтам, датам, отделам и искать сотрудников по ФИО. Куратор — использовать готовые списки для расселения сотрудников, а те, кто отвечают за перевахтовку — видеть, на какое количество человек нужно заказать транспорт.

Что это дало:

• Экономию времени. Теперь списки для решения разных задач формируются быстрее. 
• Готовые списки. Их удобно переиспользовать при создании новых заявок на размещение, трансфер, организацию мероприятий.

Модуль «Справочники»

Сервис работает на базе большого количества данных — списки сотрудников, информация о транспорте, гостиницах, столовых, объектах досуга. Эти данные — фундамент сервиса. 

Чтобы с этими данными было легче работать, мы создали взаимосвязанную структуру справочников. Каждый пользователь видит различные данные, в зависимости от его ролевой модели. 

Например, куратор, отвечающий за перевахтовку, видит списки сотрудников, их график работ и информацию о транспорте. А куратор гостиницы видит информацию, которая касается только его объекта: список проживающих, даты проживания, заявки на устранение неполадок на его объекте.

Таким образом, человек концентрируется только на своих непосредственных задачах, не отвлекается на другую информацию и не вмешивается в работу других.

Статусная модель

Чтобы пользователь мог создавать и отслеживать заявки, мы присвоили заявкам статусы, которые отображают текущее состояние любой заявки и информирует об ее изменении: 

• создана;
• принята в работу;
• в работе;
• завершена;
• отклонена.

Эту модель можно масштабировать, добавляя новые услуги и статусы. 

Управление локациями

Один из ключевых разделов сервиса — здесь создается цифровой двойник всей инфраструктуры на месторождении:

1. Данные обо всех общежитиях — количество мест, цены, доступность.
2. Объекты питания.
3. Объекты досуга.

За каждым объектом закрепляется ответственный. Так формируется полная база данных о месторождении в цифровом формате.

Рабочий стол

Последовательность действий при создании заявки на размещение:

1. Формируется база всех мест размещения на месторождении — «номерной фонд». Данные берутся из офлайн-источников и заносятся в онлайн-справочники.
2. Создаются списки сотрудников, для которых требуется размещение.
3. Руководитель оценивает в модуле «Рабочий стол» наличие мест и стоимость проживания в нужном объекте на нужный срок.
4. Если вариант подходит, руководитель формирует заявку на размещение конкретных сотрудников.

Например, Иванов И.И. отвечает за проживание. Ему нужно разместить в гостинице 5 сотрудников, которые скоро прибудут на вахту. 

Раньше пришлось бы тратить ресурсы на поиск вариантов, сравнивать их по цене и условиям. Теперь Иванов И.И. делает так:

1. Формирует список из 5 человек или берет готовый список.
2. Выбирает оптимальный по цене и качеству вариант размещения.
3. Создает заявку на бронирование номеров.

Это экономит массу ресурсов на рутинную работу по поиску жилья для командированных сотрудников.

Заявка на размещение

Мы заблюрили данные сотрудников в целях безопасности.

После того как Иванов И. И. размещает заявку, подрядная организация подтверждает, что может разместить 5 человек — бронь подтверждена. Дальше система автоматически уведомляет сотрудников о том, куда и на какой срок их заселили.

Все процессы интегрированы с ERP системой и проходят в онлайн-формате, это избавляет от путаницы при заезде на месторождение.

Питание

В этом модуле реализованы два режима работы: для пользователя и для администратора.

Пользователь выбирает блюда из меню и оформляет заказ в выбранном пункте питания на определенное время, то есть оставляет заявку. Если статус заявки меняется, то пользователю приходит уведомление.

Администратор формирует меню — загружает из Excel или создает вручную. На основе меню составляется расписание на каждый прием пищи с указанием даты. Админ может отклонить или принять заявку, которую оставил пользователь.

Что это дает?

Для пользователей:

• Просмотр актуального меню с ценами.
• Быстрый выбор и заказ блюд по расписанию.
• Отслеживание статуса заказа в личном кабинете.
• Возможность оставить отзыв о качестве.

Для администратора:

• Удобная загрузка меню из Excel без ручного ввода.
• Автоматизация составления блюд на недели, месяцы.
• Автоматическое уведомление о новых заказах.

Перевахтовка

Организация трансфера вахтовиков от пункта сбора до рабочих мест в сервисе происходит так: 

1. Берутся списки сотрудников из модуля «Размещение».
2. На основе списка куратор формирует перечень транспорта и расписание рейсов.
3. Администратор оформляет запрос на трансфер. 
4. Если мест в рейсе меньше, чем заявок, сервис сам распределяет по свободным местам на другие рейсы.
5. Работнику приходит уведомление со временем рейса, регистрационным номером и маркой автомобиля.

На основе заявок формируются списки пассажиров — расписание и вместимость транспорта учитываются. Каждый работник знает время и место отправления, а также транспорт, на котором поедет.

Опросы

В этом модуле можно:

1. Создавать и проходить опросы.
2. Просматривать статистику и результаты опросов.
3. Ограничивать количество попыток. 

Сервис может автоматически предлагать пройти опрос, например, после того, как сотрудник доберется до места. Надо только настроить. Так вы получите неплохой актив — обратную связь от аудитории, которая внесет ценное мнение в ваш SWOT-анализ.

Настройки

Через настройки можно устанавливать правила, по которым возможны различные действия внутри отдельных модулей системы.

Например, указать, что заявку на бронирование места в общежитии можно подать не раньше, чем за 14 дней и не позже, чем за 7 дней до дня заселения.

Или настроить, что уже оставленный отзыв нельзя отредактировать или удалить.

Похожие возможности есть в модуле «Доступность объектов». Там можно указать, какие именно общежития или другие места проживания будут доступны конкретной подрядной организации и отображаться в их системе.

У такого подхода есть несколько важных фич, например:

• Сроки подачи заявок на размещение можно настроить так, чтобы у гостиниц было достаточно времени для бронирования и подготовки номеров.
• Запрет на редактирование отзывов гарантирует достоверность обратной связи от сотрудников.
• Ограничение видимости объектов для подрядчиков позволяет скрывать внутреннюю инфраструктуру компании.

Сложности проекта

С технической стороны мы приложили максимальные усилия и опыт при разработке сервиса, так как хорошо понимали, как воплотить его в жизнь: 

• какая будет архитектура?
• какой стек технологий будем использовать?
• как сделать так, чтобы все стабильно функционировало и легко масштабировалось?

От изначального плана не отошли — все этапы проекта были успешно реализованы. 

Единственной сложностью стало сопротивление новому со стороны некоторых сотрудников. Но мы терпеливо разъясняли команде преимущества сервиса, пока проводили обучение. Это помогло быстро преодолеть начальное сопротивление и сделать сервис понятным и удобным для сотрудников.

Стек технологий 

• Python, FastAPI для backend разработки;
• TypeScript и React для frontend разработки;
• PostgreSQL для управления базой данных;
• Astra Linux для импортонезависимости.

Команда проекта

• Product owner;
• Project manager;
• 3 Бизнес-аналитика;
• 2 Системных аналитика; 
• Архитектор;
• 2 Тестировщика;
• 4 Backend разработчика;
• 5 Frontend разработчиков;
• UX/UI дизайнер;
• Tech Lead.

Комментарии заказчика

«С первого дня участия в проекте команда «включилась» в процесс, проявив интерес к продукту. Коллеги не ограничивались простым выполнением поставленных задач, но также оказывали поддержку в обсуждении аналитических задач и делились своим опытом создания цифровых продуктов. Коллеги зарекомендовали себя как квалифицированная команда IT-профессионалов».

Алина Шангараева, представитель добывающей корпорации на месторождении в ХМАО.

Комментарии команды проекта

«В работе продуктовой команды есть очень важный аспект: когда ты разрабатываешь сервис, ты фиксируешь и отслеживаешь показатели, оцениваешь динамику. Они являются важным элементом успешности проекта. Однако, помимо этого, существует результат для пользователя в реальном мире. СоцБыт действительно упростит многие процессы для сотрудников компании на месте и обеспечит возможность планировать время с учетом имеющихся ресурсов, а также своевременно получать  разные услуги».

Андрей Костылев, менеджер проекта  Adeptum Digital Production® 

Планы и перспективы

Мы завершили разработку первой версии и нескольких итераций. В следующей итерации планируем разработать расширить функционал. Это поможет увеличить  доступность сервиса, улучшить пользовательский опыт, а также автоматизировать другие месторождения.