Как эффективно создать сервер электронной почты для бизнеса

Основы создания корпоративной почты

Существуют три основных подхода к развертыванию почтовых сервисов. Первый, наиболее популярный на российском рынке, представляет собой локальное развертывание на своих серверах (on premise). Второй подход — сервисно-подписная модель: ничего не нужно устанавливать и поддерживать. Подписка по модели SaaS мгновенно открывает широкие возможности для работы. 

Третий подход создан для компаний с высокими требованиями к отказоустойчивости, для которых почтовый сервис критически важен, и его недоступность, тем более с потерей данных, недопустима. Они арендуют физические серверы или серверные стойки на площадках провайдера услуг ЦОД. Такой почтовый сервис фигурально окружен «колючей проволокой». Это сервис, развернутый в частном облаке, в одном или нескольких ЦОДах провайдера, с отказоустойчивостью по электроэнергии и каналам связи и даже катастрофоустойчивостью — распределению по географически разнесенным площадкам. 

Выбор модели развертывания почтового сервиса во многом зависит от размера, специфики бизнеса и корпоративной культуры компании. 

Вариант 1. Почта on-premise

С первого взгляда локальное развертывание кажется простым и прозрачным. Компания покупает оборудование, лицензии на программное обеспечение и начинает внедрение. При этом локальные решения требуют капитальных вложений, и не только в лицензии на почтовую и серверную операционную систему. К ним добавляются расходы на лицензии на защиту от вирусов и спама, систему виртуализации, а также оборудование. 

Вопрос и в людях: большинство ИТ-специалистов в российских компаниях не имеют опыта работы с отечественными программными продуктами (а с ними придется работать из-за ухода западных вендоров). Все эти факторы способны превратить внедрение почтового сервиса на своем «железе» в долгий и непредсказуемый процесс, а привлечение интегратора добавляет новую строку к бюджету.

После внедрения предстоит решать вопросы поддержки сложной системы. Этому придется учиться, и в процессе будет немало сюрпризов, особенно при установке новых и малоизученных продуктов. После того как система внедрена, вся ответственность за ее функционирование ложится на плечи ИТ-отдела. Обновление программ, поддержание доступности сервиса, резервное копирование — если что-то пойдет не так, ответственность только на ИТ-специалистах компании. 

Среди плюсов on premise — полный контроль над информацией. Все данные хранятся на серверах внутри организации, без привлечения третьих лиц. В эпоху информационных утечек и хакерских атак такой контроль очень важен. Второй момент — функциональность, если у компании есть компетентные ИТ-специалисты, можно настроить систему так, как это нужно именно вашему бизнесу. А также — вопросы интеграции. Функциональность локального решения позволяет интегрировать его с другими внутренними и внешними ИТ-системами. Это может быть система учета, служба каталогов, системы информационной безопасности и так далее. В облачных решениях такая гибкость часто отсутствует. 

Локальную модель развертывание российских почтовых сервисов сейчас выбирают в основном компании от 100 пользователей. Для таких компаний баланс затрат, задач по интеграции и получаемых плюсов от полностью «своей» почты оказывается положительным. Отраслевая принадлежность при этом роли не играет, хотя определенный уклон в сторону финансовых структур, энергетических компаний, а также других субъектов КИИ есть. Этот вариант не очень подходит классическому малому и нижнему сегменту среднего бизнеса — лишних миллионов на оборудование и интеграцию у таких организаций часто нет, они предпочитают переходить на облачные сервисы.

Вариант 2. SaaS

Главное преимущество SaaS-решений — простота и скорость внедрения. Нет необходимости ждать поставки серверов, нет длительных процедур приобретения лицензий, проекта внедрения. Вы покупаете подписку, получаете логин и пароль и начинаете работу. Эта быстрота особенно актуальна для малого бизнеса и стартапов, где сроки и ресурсы ограничены. Еще один немаловажный аспект — стоимость. Облачные решения, как правило, на порядки дешевле локальных. Помесячная оплата делает их еще более доступными, особенно для малого и среднего бизнеса, который может значительно уменьшить единовременные затраты. 

Вся нагрузка по поддержке, обновлению, добавлению функционала, обеспечению безопасности и прочие хлопоты ложатся на провайдера. Например, антивирус и антиспам обычно включены в тарифный план облачного сервиса и даже часто по стоимости не выделяется в отдельную статью. С точки зрения совместимости с системами резервного копирования существуют почтовые решения, которые поддерживают сохранение и восстановление не просто целиком в виде виртуальной машины, но и в виде ящиков отдельных пользователей.

По нашим наблюдениям, SaaS-почту в России в основном выбирают компании с числом сотрудников до 100. Однако, есть и примеры компаний с численностью в несколько сотен, даже тысяч сотрудников, которые делают ставку на SaaS.

Среди минусов SaaS — ограниченный функционал управления для ИТ-администраторов. Для более глубокой интеграции или даже для базовых изменений во многих случаях придется обращаться к поддержке вендора или же принять то, что это просто невозможно. Второй момент касается фокуса развития продукта. SaaS решения рассчитаны на широкий сегмент компаний с типовыми потребностями. Если у вашей организации есть запрос на получение «фичи», не входящей в «набор по умолчанию» — придется ждать пока производитель добавит эту возможность в продукт. При условии, конечно, что таких запросов  будет достаточно много.

Вариант 3. Private cloud: идеальный баланс?

Альтернативой on premise и SaaS выступает локальное решение в частном облаке у провайдера. В этом варианте, кажется, сочетается лучшее из двух миров. 

Безусловно, провайдер уже позаботился о физической и информационной безопасности, а также отказоустойчивости ЦОДа. Есть возможность даже создать катастрофоустойчивую конфигурацию с размещением данных на нескольких геораспределенных площадках.

ИТ- и ИБ-отделы заказчика сохраняют полный контроль над информацией и настройками системы, что редко возможно в полностью облачных решениях. Так же как и в случае с локальными решениями, здесь вы получаете полный функционал и возможность интеграции с внутренними сервисами компании.

Вопросы технической поддержки и обслуживания можно переложить на плечи провайдера (разумеется, за дополнительную плату) или оставить это в зоне ответственности собственного ИТ-департамента.

Из явных минусов можно отметить только цену: со временем стоимость лицензий и аренды оборудования может сравняться или даже превысить затраты на локальное развертывание на своих серверах. Необходимость привлечения стороннего интегратора или инвестиции в обучение собственных сотрудников также могут существенно повлиять на удорожание проекта.

Решаем вопросы интеграции

Прежде всего при выборе почтового решения зрения интеграции важно учитывать совместимость с ИБ-инструментами (антивирусами, антиспамом и т.д.). Так, есть продукты, которые могут работать только с определенными ИБ-производителями, и при этом не интегрируются с другими решениями. Для компаний от 100 пользователей важна поддержка интеграции со службами каталогов LDAP, зарубежными и российскими, как единой точки входа для пользователей 

С точки зрения совместимости с системами резервного копирования существуют почтовые решения, которые поддерживают сохранение и восстановление не просто целиком в виде виртуальной машины, но и в виде ящиков отдельных пользователей. Существует гранулярный режим резервного копирования — детализированное или точечное восстановление, когда нам нужно найти в бэкапе конкретное письмо или файл и восстановить их в определенный ящик. Либо восстановить только один конкретный ящик из всех когда-либо существовавших в компании. Для некоторых бизнесов это критически важный функциональный момент.  

В заключение

В этом материале вы найдете плюсы и минусы разных вариантов развертывания электронной почты для бизнеса. Информация поможет вам выбрать принципиальный подход к созданию email-сервиса в компании. А если понадобится более детальная консультация, специалисты «Сиссофт» всегда готовы помочь.