Как провести успешный онбординг сотрудников

В условиях высокой конкуренции на рынке труда, грамотная адаптация новых сотрудников становится инструментом по удержанию действующих сотрудников и привлечению новых. Онбординг снижает текучесть кадров и значительно сокращает затраты на обучение и адаптацию новичков. Как сделать этот процесс максимально эффективным?

В статье Анатолий Михеев — ресторатор, отельер и эксперт по работе с людьми в гостиничном и ресторанном бизнесе с опытом более 25 лет — расскажет, почему правильный старт работы нового сотрудника является ключом к успешному и прибыльному бизнесу:

• как нужно встретить нового сотрудника;
• через какие шаги его нужно обязательно провести;
• зачем это делать, почему от этого зависит коммерческий успех вашего предприятия;
• ошибки, которых стоит избегать при увольнении сотрудников.

1. Что такое онбординг и почему он экономит деньги компании

Онбординг или адаптация, ориентация, введение в должность — это процесс, направленный на помощь новому сотруднику для быстрой интеграции в обстановку, культуру компании и рабочую среду. Онбординг способствует:

• быстрому ознакомлению с процедурами и процессами;
• ускорению вхождения в новую команду;
• снижению уровня стресса и повышению удовлетворенности от первых достижений.

2. Ключевые элементы успешного онбординга

Успешный онбординг включает несколько важных аспектов:

• Ориентация на рабочем месте: знакомство с коллегами, обзор корпоративных правил и процедур.
• Менторство и поддержка: помощь более опытных сотрудников для лучшего понимания внутренних процессов компании.
• Обучение и развитие профессиональных навыков: использование интерактивных тренингов, E-learning, менторских программ и ролевых игр.
• Регулярная обратная связь и оценка прогресса: новый сотрудник должен понимать, как он продвигается в освоении своих задач.

Далее рассмотрим каждый аспект более подробно. 

3. Как сделать ориентацию эффективной и интересной

Ориентация нового сотрудника — это отличный способ сделать адаптацию приятной и продуктивной. Для этого важно:

1. Проводить ее своевременно.
2. Ориентироваться на суть.
3. Предоставлять только официальную информацию.
4. Делать ее краткой.
5. Быть доброжелательными.
6. Использовать раздаточные материалы (книга нового сотрудника, корпоративное приложение, памятки и т.п.).

4. Менторство/наставничество: как получить положительный эффект

Для достижения положительного эффекта от менторства важно, чтобы новый сотрудник знал, как выполнять повседневные задачи, куда обращаться за ресурсами и как правильно оформлять заявки. Наставничество помогает быстро освоить должностные обязанности и решать базовые вопросы без лишних затрат времени. Эффективность наставничества зависит от опыта нового сотрудника, его способностей к обучению и методик передачи информации. Задача компании — адаптировать сотрудника максимально быстро и экономично, разработав программу адаптации для каждой должности. Наставники должны быть узкоспециализированными и досконально знать свой участок работы.

Чтобы добиться положительного эффекта от менторства, необходимо учитывать несколько ключевых аспектов:

1. Постепенная подача информации

Не стоит перегружать нового сотрудника информацией в первый же день. Информация должна подаваться постепенно, чтобы у новичка было время усвоить и применить полученные знания. Это поможет избежать ситуации, когда сотрудник забывает важные детали или теряется в потоке информации.

2. Контроль промежуточных результатов

Важно регулярно проверять, как идет процесс адаптации. Это включает оценку как прогресса нового сотрудника, так и эффективности работы наставника. Контроль должен быть ненавязчивым, чтобы не мешать естественному процессу обучения, но при этом достаточным для своевременного выявления и решения возможных проблем.

3. Учет нагрузки наставника

Наставник не должен быть перегружен. Он выполняет свою основную работу и одновременно помогает новому сотруднику. Перегрузка может привести к стрессу и выгоранию, что негативно скажется на обоих сотрудниках. Важно правильно распределить нагрузку и учитывать индивидуальные возможности каждого наставника.

4. Мотивация наставника

Наставничество не должно быть бесплатным или восприниматься как дополнительная обязанность без соответствующего вознаграждения. Мотивация наставника — это залог его заинтересованности и ответственности за результат.

5. Индивидуальный подход

У каждого наставника и нового сотрудника свои уникальные особенности и способности. Наставник должен иметь возможность работать с тем количеством подопечных, которое он может эффективно обучать без ущерба для своей основной работы.

6. Обратная связь

Постоянная обратная связь между наставником и новым сотрудником помогает корректировать процесс обучения в реальном времени. Это позволяет быстро реагировать на возникающие трудности и находить оптимальные решения.

Учет этих факторов обеспечит эффективное обучение новых сотрудников и позволит поддерживать мотивацию и продуктивность наставников.

5. Обучение и развитие мягких и твердых навыков

Навыки сотрудников делятся на твердые (hard skills) и мягкие (soft skills). 

Твердые навыки — это технические способности и знания, необходимые для выполнения профессиональных обязанностей. Их можно измерить с помощью тестов, аттестаций и экзаменов.

Твердые навыки:

• Онлайн-обучение: специализированные курсы и уроки.
• Проекты и стажировки для применения знаний на практике.
• Профессиональная сертификация.
• Самообучение через потребление соответствующего контента.

Компания должна создавать возможности для профессионального роста, например, предлагать участие в обучающих программах и стажировках. Это стимулирует сотрудников к развитию и формирует культуру постоянного обучения в коллективе.

Мягкие навыки — это социально-психологические способности, такие как стрессоустойчивость, которые зависят от характера человека и не привязаны к конкретной профессии. Их сложно оценить на собеседовании, что может создавать проблемы при подборе персонала.

Мягкие навыки:

• личное общение и мастер-классы для обмена опытом и развития коммуникативных навыков;
• тренинги для развития эмпатии и навыков управления конфликтами;
• профессиональная литература для постоянного совершенствования.

Важно поощрять сотрудников к самообучению и чтению профессиональной литературы. 

Введение соревновательных элементов или геймификации может повысить интерес к развитию. Главное — создать атмосферу, в которой сотрудники получают удовольствие от саморазвития, без принуждения и давления.

6. Обратная связь: как вдохновлять сотрудников на достижение высоких результатов

С помощью качественной и неравнодушной обратной связи руководитель может вдохновить сотрудников на достижение больших результатов. Рассмотрим правила успешной ОС:

• оценка и комментарии должны быть доброжелательны и объективны;
• позитивную обратную связь можно давать прилюдно, чтобы сотрудник чувствовал свою ценность и признание своей работы;
• негативную оценку следует давать тет-а-тет; 
• любую обратную связь следует совмещать с возможностями для улучшения.

7. Топ-5 ошибок при онбординге

Ошибки при онбординге значительно влияют на адаптацию новых сотрудников и их дальнейшую мотивацию. Рассмотрим основные из них:

1. Несвоевременность

Онбординг должен начинаться сразу после прихода нового сотрудника. Задержки приводят к дезориентации и самовольному поиску информации, что может создать неверные представления о компании.

2. Отсутствие структуры

Если нет официальных документов и четкой программы онбординга, каждый сотрудник будет проводить его по-своему. Это приводит к разным стандартам и путанице. Структурированный подход с фиксированными установками необходим для единообразия.

3. Безразличие

Ориентация «для галочки» показывает новому сотруднику, что он не важен для компании. Это формирует у него отношение, что можно работать с таким же безразличием, что негативно сказывается на общей атмосфере и продуктивности.

4. Непроработанные материалы

Без ясной информации и инструкций новый сотрудник не сможет понять свои обязанности и стандарты работы. Это приводит к неправильным выводам и снижению эффективности.

5. Отсутствие дальнейшего развития

Онбординг не должен заканчиваться на первой неделе работы. Необходимо продолжать обучение и развитие сотрудников через тренинги, участие в мероприятиях и другие формы повышения квалификации. Это поддерживает их мотивацию и профессиональный рост.

Избегайте этих ошибок, чтобы создать эффективную систему онбординга, которая способствует быстрой адаптации новых сотрудников и их долгосрочной мотивации.

Заключение

Грамотный онбординг, наставничество и сбалансированное обучение — это залог успешной интеграции нового сотрудника в компанию. Чтобы создать благоприятные условия для роста и развития сотрудников, необходимо избегать распространенных ошибок и учитывать индивидуальные потребности каждого сотрудника. Это, в свою очередь, повышает их эффективность и удовлетворенность работой.