Риски при выборе WMS для автоматизации склада

Автоматизация склада с использованием Warehouse Management System/Система управления складом (далее по тексту — WMS) может существенно повысить эффективность логистических процессов, снизить затраты и улучшить качество обслуживания клиентов. Однако выбор и внедрение программного обеспечения сопряжено с определенными рисками для владельцев бизнеса, которые необходимо учитывать, чтобы избежать неоправданных вложений, о них поговорим в этой статье.

1. Завышенные ожидания от автоматизации

WMS — это в самом деле хорошо зарекомендовавший себя инструмент для повышения эффективности менеджмента компании в сфере складской логистики, который помогает улучшить операционную детальность, но он не выступает «панацеей» в решении глобальных задач, таких как:

• автоматизация всех процессов: система автоматизирует значительную часть деятельности, но не охватывает все бизнес-процессы, как итог, задачи, которые требуют прямого участия персонала, остаются. Например: принятие оперативных решений о размещении товаров в условиях форс-мажоров (пожар, остановка электричества, плохие погодные условия, пандемия и т.п.), осуществление внепланового ремонта помещений и оборудования, корректировка процедур контроля качества и внесение изменений в регламенты работы в виду требований законодательства, обработка нестандартных заказов, прямое общение с партнерами, клиентами и поставщиками. Влияние человеческого фактора можно минимизировать, но нельзя полностью исключить.
• немедленное повышение эффективности: Внедрение требует времени и ресурсов, необходимо настроить параметры, отладить операционную деятельность, обучить работников, при необходимости интегрировать WMS с другими системами, отработать пробный период и параллельно заниматься непрерывным изменением всех процессов компании. Результаты появятся не сразу, а постепенно, программное обеспечение не сведет к «0» все текущие потери издержки за короткий период времени.
• системное управление складом: WMS решает многие ключевые задачи в управлении, но никак не может принимать участия в стратегическом планировании развития компании, реорганизации и диверсификации бизнеса, управлять мотивацией персонала, налаживать производственную дисциплину, выстраивать важные элементы корпоративной культуры.
• простая интеграция: Интеграция с уже внедренными на складе ERP системами может быть достаточно сложной задачей, необходимо учитывать совместимость, данные, безопасность и другие факторы.
• снижение затрат без дополнительных инвестиций: автоматизация требует инвестиций в оборудование, материальное обеспечение, обучение персонала. Ожидать снижения затрат без последующих дополнительных инвестиций нереалистично, безусловно будет экономия затрат в виду снижения потерь на те же лишние перемещения и транспортировку, лишние запасы, но автоматизация склада не «разовое решение», а непрерывный процесс роста активов, оборотов, и как итог, инвестиций в развитие каждой конкретной компании.
• повышение производительности персонала: сама по себе WMS не оказывает влияние на работу персонала, но выступает отличным инструментом для мониторинга данных и выработки решений по улучшению процесса адаптации и вовлеченности, например: фиксирует пул самых частых ошибок, помогает сформировать реестр несоответствий по каждому работнику, позволяет измерять ключевые показатели результативности, автоматизирует внутренний документооборот.
• полная прозрачность данных: система в самом деле обеспечивает прослеживаемость аналитических данных и ведет контроль, но не дает исчерпывающей картины работы компании, то есть, необходимо задействовать и другие источники для получения всесторонней информации. WMS как процесс «управление складом» работает эффективно, но только в сочетании с другими бизнес-процессами — «управление закупками», «управление IT», «управление качеством», «управление персоналом», «управление оборудованием».
• гарантия успеха: успех внедрения системы зависит от многих факторов, включая правильный выбор конфигурации, квалифицированный персонал, четкое планирование и реализация проекта по автоматизации, но никто не сможет дать вам 100% гарантий по повышению рентабельности бизнеса только за счет программного обеспечения.

Чтобы избежать разочарования, необходимо реалистично оценить возможности WMS и руководствоваться ожиданиями, основанными на реальных данных, полученных после оценочного аудита всей деятельности компании, рационально подойти к существующим ресурсам и финансам, уделить время оценке рисков и построению точных прогнозов.

2. Несоответствие WMS  текущим требованиям бизнеса

Одной из наиболее распространенных проблем автоматизации является выбор WMS системы, которая не полностью соответствует специфике бизнеса и его потребностям. Это может произойти по нескольким причинам:

• недостаточная проработка требований к системе: Перед началом поиска WMS системы необходимо провести тщательный анализ бизнес-процессов склада, определить ключевые показатели эффективности, а также сформулировать четкие требования к улучшениям, в том числе по отношению к конкурентам. Выбор надежного поставщика, который предоставляет качественную техническую поддержку и сопровождение, является критическим фактором успеха проекта. Например, при обращении к нам компаний, прежде чем автоматизировать указанные владельцем операции и этапы, мы в обязательном порядке проводим свою независимую оценку, потому что AS WMS помимо выполнения требуемого функционала должна соответствовать специфике бизнеса и опираться на реалии, чтобы показать хорошие результаты.

К основным функциям систем управления складом относятся:

1. управление запасами: контроль уровня запасов в режиме автоматических инвентаризаций, рациональное задействование доступных площадей складских помещений, отслеживание всех перемещения товаров, расчет коэффициентов оборачиваемости, участие в управлении сроками годности и условиями хранения грузов, в том числе опасных.
2. управление приемкой и отгрузкой: сканирование штрих-кодов, проверка сопроводительной документации и комплектации по заданным параметрам, формирование отгрузочных документов.
3. логистика внутри склада: оптимизация размещения товаров, построение оптимальных маршрутов, управление движением техники и персонала.
4. мобильность: возможность доступа к системе через мобильные устройства.
5. аналитика и отчетность: предоставление данных о производительности склада, эффективности использования ресурсов, формирование необходимых отчетов в любой момент времени.
6. безопасность: защита данных от несанкционированного доступа и намеренного искажения информации, например, со стороны персонала или посетителей.

При необходимости WMS должна быть интегрирована с другими IT системами предприятия, такими как ERP, CRM и TMS. Риск несовместимости может привести к высокой вероятности дублирования данных, отсутствия синхронизации во внесении изменений в процессы, несогласованности информации, сложностям в управлении складскими операциями, невозможностью обмена данными — все это затруднит управление складскими запасами, отгрузкой товаров и другими ключевыми процессами.

Так что, при выборе программного обеспечения, поставщикам необходимо задать следующие вопросы, чтобы получить полную информацию перед началом проекта автоматизации склада:

1. Какая у компании отрасль обслуживания и есть ли в наличии кейсы в этой отрасли.
2. Обладает ли поставщик необходимой сертификацией на оборудование.
3. Внедрена ли и поддерживается в компании поставщика политика взаимоотношений с клиентами, гарантийного обслуживания и постгарантийного обязательства.

Вопрос стоимости лучше тоже обсудить сразу касательно не только процессов автоматизации и настройки, но и интеграции, постобслуживания (например, ежегодная плата за поддержку, обновления, обучение персонала, в том числе вновь принимаемого), прогнозы по возврату инвестиций (окупаемость системы, повышение эффективности работы склада в цифрах в конкретные сроки с упором на уже имеющие кейсы).

Также необходимо детализировано поработать технические характеристики:

• выбрать архитектуру системы: облачная, локальная, гибридная.
• оценить масштабируемость: возможность адаптации к росту бизнеса.
• предусмотреть обеспечение надежности и безопасности: защита данных, блокировка в случае ошибок, контроль доступа, шифрование, резервное копирование, восстановление данных.
• обсудить скорость работы: производительность, время отклика, обработка больших объемов данных.

Это необходимо, чтобы избежать исков, связанных с обновлением системы (отсутствие своевременных обновлений может привести к уязвимости системы и снижению ее эффективности, простоям склада, а это неоправданные затраты) и задержками в устранении неполадок, потому что неэффективная техническая поддержка может привести к длительным ожиданиям и финансовым потерям.

Бизнес постоянно развивается, поэтому важно выбирать WMS систему, которая будет адаптироваться к изменениям в объемах складских операций, ассортименте товаров, требованиям к сервису. Бизнес-процессы склада могут меняться со временем и система должна быть гибкой, чтобы соответствовать потребностям компании.

3. Неверная оценка ROI

Неадекватная оценка ROI (Return on Investment/ Возврат инвестиций) при внедрении WMS также распространенная проблема, которая может привести к тому, что проект по автоматизации в итоге будет «заморожен» в виду недостаточности бюджета.

Из ключевых причин можно выделить: отсутствие четкой стратегии внедрения, измеримых целей (для них лучше использовать подход SMART), неполный анализ затрат (стоимость оборудования, программного обеспечения, обучения, консультационные услуги, дальнейшая поддержка, обновление и т.д.), недостаточная статистика по использованию исторических данных, неправильное прогнозирование (переоценка потенциальной выгоды от внедрения WMS). Следует учитывать такие риски, как задержки в реализации, проблемы с интеграцией, сопротивление персонала, неполное использование функционала.

Чтобы избежать неверной оценки ROI необходимо:

• определить цели: цели должны содержать в себе конкретные измеримые результаты за конкретный период, которые вы хотите достичь с помощью WMS.
• провести комплексный анализ затрат: учесть все затраты, связанные с внедрением системы, включая прямые и косвенные расходы.
• реалистично оценить выгоду: сделать это на основе прогнозов, использовать уже имеющуюся аналитику о работе склада для более точного прогнозирования выгоды от автоматизации.
• проанализировать риски: определить возможные риски, степень вероятности их возникновения, тяжесть потенциального вреда, разработать матрицу рисков и план действий по минимизации.
• правильно выбрать WMS: Выбрать систему, соответствующую потребностям компании, ее масштабу и специфике бизнеса.
• разработать четкую стратегию внедрения: проработать этапы внедрения, планирования ресурсов и коммуникации с персоналом.
• привлечь экспертов: консультироваться с экспертами по внедрению WMS для получения объективной оценки ROI.
• провести пилотный проект: внедрить WMS на ограниченном участке склада для проверки эффективности и дальнейшей оптимизации процесса.
• регулярно отслеживать показатели: после внедрения регулярно отслеживать ключевые показатели, чтобы оценить реальную отдачу от инвестиций.

4. Недостаточная квалификация персонала 

Успешная реализация WMS требует также наличия квалифицированного персонала, который сможет управлять системой, настраивать ее под конкретные потребности склада, а также обучать новых пользователей. Отсутствие необходимых компетенций может привести к серьезным рискам и последствиям, таким как:

• неэффективная работа системы: Неправильная настройка и эксплуатация WMS может привести к ошибкам в обработке заказов, задержкам в поставках, снижению эффективности склада, использование программного обеспечения не на полную мощность или с неверным подходом представляет собой так называемые «упущенные выгоды».
• низкой мотивации: Не обладающие необходимыми знаниями и навыками работники будут испытывать трудности в освоении новой системы, им будет сложно вливаться в рабочие процессы и это отразится на производительности, может привести к задержкам в реализации проекта, аварийным ситуациям и угрозам для здоровья и безопасности как персонала, так и грузов.

Автоматизация склада позволяет сократить штат, потому что оптимизируется число работников, необходимых для выполнения рутинных задач, это позитивно отражается на ФОТ и приводит к снижению затрат на заработную плату, страхование и обучение. Также система берет на себя выполнение опасных или трудоемких операций, минимизируя риск травм, но компетенции остаются ключевым вектором развития. Если в компании нет развитой корпоративной культуры, наблюдается постоянная текучка персонала, этот риск следует принять во внимание. При найме новых работников уделять особое внимание их текущим навыкам, опыту, готовности к обучению.

Также важно организовать качественное обучение по работе с WMS, которое должно быть комплексным и включать теоретическую часть, практические занятия, поддержку на начальном этапе использования для эффективного введения в рабочий процесс. Внедрять систему следует поэтапно, начиная с отдельных модулей или участков склада. Это позволит людям постепенно осваивать новые функции и избежать перегрузки информацией.

В заключении отмечу, что внедрение WMS — это инвестиция в будущее бизнеса, автоматизация может принести значительные преимущества, но важно понимать и минимизировать связанные с этим риски. Тщательная подготовка, грамотное планирование, выбор надежного поставщика и вовлечение персонала — ключевые факторы  успешной реализации проекта. Необходимо взвесить все «за» и «против», а также рассмотреть альтернативные варианты, прежде чем принимать решение о внедрении.