ТОП-4 ошибок при работе с самозанятыми, которые приводят к штрафам

Сотрудничество с самозанятыми позволяет обращаться к их услугам тогда, когда это действительно нужно — для выполнения конкретных задач и проектов. Но до сих пор заказчики допускают ошибки, которые приводят к доначислениям и штрафам.

Ошибка № 1. А точно ли самозанятый

Это наиболее распространенная ошибка — давать задание плательщику НПД, не проверив его статус. Ведь если исполнитель «слетел» с НПД, то заказчик платит ему как физическому лицу без специального налогового статуса. С такой выплаты нужно перечислять НДФЛ и страховые взносы. 

Кроме того, проверять актуальность статуса нужно не так, как это делают в большинстве случаев — не только перед началом сотрудничества. Самозанятый может утратить право применять НПД и в процессе сотрудничества, например, превысив лимит на доходы. При этом сам исполнитель это может не отследить. 

Поэтому проверять статус исполнителя нужно перед каждой выплатой – через сайт ФНС или каждый раз запрашивать у него соответствующую справку.

Ошибка № 2. Договор ГПХ маскирует трудовые отношения

Недостаточно просто назвать договор правильно — подряда, оказания услуг, выполнения работ — нужно проверять и формулировки. Положения договора ГПХ не должны содержать формулировки, которые распространяются на трудовые отношения.

Часто в договорах с самозанятыми нет положения о том, что заказчик не выполняет функции налогового агента, а исполнитель является плательщиком НПД. Но при этом есть положения, которые указывают на трудовые отношения, например:

• В разделе о предмете договора указано не задание, а регулярно выполняемая трудовая функция.
• Безусловно следует, что все необходимое для работы предоставляет заказчик. Например, технику, ПО, инвентарь. По общему правилу, в гражданско-правовых отношениях исполнитель использует собственные материалы и инструменты.
• Самозанятый не должен подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, «работать по графику» на территории заказчика.
• Самозанятый не может получать «аванс» и «зарплату», его доход и период выплат напрямую зависит от оказанных услуг

Некорректные формулировки в договоре ГПХ с исполнителем приведут к переквалификации отношений в трудовые. Это грозит заказчику штрафом по ст. 5.27 КоАП — до 100 000 руб. Также последуют доначисления и штрафы по обязательным платежам и пересдача отчетности. Кроме того, срок проверки может распространяться на период до 3-х лет.

Ошибка № 3. Невнимание к чекам

При взаимодействии с исполнителями-самозанятыми возникает проблема контроля чеков. Часто самозанятые забывают направлять заказчику чеки, аннулируют их после получения оплаты или высылают с некорректными данными. 

Исполнитель может просто отказаться от обязательств и вернуть деньги. В этом случае налоговую базу придется корректировать. 

Если самозанятый не вернет деньги, при этом у заказчика есть корректный чек, то отстоять расходы можно (разъяснения ФНС от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213).

Ошибка № 4. Неподанное уведомление в МВД

Самозанятыми в России могут быть граждане из Украины и стран ЕАЭС (Армения, Белоруссия, Казахстан, Киргизия и Россия). Об иностранных исполнителях по гражданско-правовым договорам обязательно нужно уведомить МВД. Для этого необходимо подать форму, которая утверждена приложением № 7 к приказу МВД от 30.07.2020 № 536.

Если не уведомить МВД о самозанятом иностранце в течение трех рабочих дней со дня подписания договора и его расторжения, то заказчику грозит штраф по ст. 18.15 КоАП — до 800 000 руб.